1.1 Создание файла новой базы данных

Создание новой базы данных в Microsoft Access осуществляется в соответствии с её структурой, полученной в результате немашинного проектирования. Структура реляционной базы данных определяется составом таблиц и их взаимосвязями. Взаимосвязи между двумя таблицами реализуются через внешний ключ, входящий в состав полей связываемых таблиц.

Создание реляционной базы данных при помощи СУБД начинается с формирования структуры таблиц, при этом формируется состав полей и задаётся их описание. После создания таблиц создаётся схема данных, в которой устанавливаются связи между таблицами. Access запоминает и использует эти связи при заполнении таблиц и обработке данных.

При создании базы данных можно задать параметры, при помощи которых Access будет автоматически поддерживать её целостность. Для этого при определении структуры таблиц должны быть указаны ограничения на допустимые значения данных, а при создании схемы данных на основе нормализованных таблиц должны быть заданы параметры обеспечения связей базы данных.

Создание базы данных завершается процедурой загрузки, т.е., заполнения таблиц конкретной информацией.

Прежде, чем создавать таблицы, создаётся файл базы данных. Все таблицы базы данных Access хранит в одном файле, с расширением .mdb.

Для создания новой базы данных нужно:

Открыть меню Файл в Microsoft Access.

Выбрать команду Создать.

В диалоговом окне Создать выбрать пиктограмму Новая база данных в ярлычке Общие - для создания пустой базы данных, или одну из пиктограмм в ярлычке Базы данных – для создания базы данных с помощью Мастера баз данных.

Нажать кнопку ОК

В поле Имя файла ввести имя своей базы данных вместо предложенного временного имени. Имя файла должно однозначно идентифицировать базу данных для её создателей.

1.1.1 Открытие базы данных

1. Нажмите кнопку Открыть базу данных на панели инструментов.

2. В поле Папка выберите диск, на котором находится файл базы данных.

3. В списке папок дважды щелкните мышью на папку, содержащую базу данных.

4. Если найти нужную базу данных не удается, можно использовать функцию поиска. Для этого введите конкретные данные о файле в поля нижней части диалогового окна, а затем нажмите кнопку Найти.

5. Чтобы открыть базу данных для общего доступа в сети, снимите флажок Монопольно.

Чтобы открыть базу данных для монопольного доступа, установите флажок Монопольно.

Чтобы открыть базу данных только для чтения, нажмите кнопку Команды и режимы и выберите в меню Открыть только для чтения.

Для получения дополнительных сведений о каком-либо элементе диалогового окна нажмите кнопку со знаком вопроса в правом верхнем углу диалогового окна и выберите нужный элемент

Чтобы открыть одну из нескольких баз данных, открывавшихся последними, выберите имя базы данных в меню Файл. База данных будет открыта с теми же настройками, с которыми она была открыта последний раз.

1.2. Создание таблиц базы данных

В Microsoft Access существует четыре способа создания таблицы:

• использование мастера баз данных;

• использование мастера таблиц;

• ввод данных в таблицу;

• использование конструктора таблиц.

Использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер баз данных создает новую базу данных целиком, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных.

Мастер таблиц автоматически создаёт таблицу по одному из шаблонов, например: «Деловые контакты», «Список личного имущества», «Кулинарные рецепты». Предлагается около 40 образцов различных таблиц. Каждая таблица-шаблон содержит соответствующий набор полей, из которых можно выбрать нужные. Поля, включённые в таблицы, можно переименовать. Мастер таблиц определяет ключ таблицы, создаёт связи новой таблицы с уже существующими.

Ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. Заголовки полей заменяются на необходимые. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.

Определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.