1.4 Ввод данных в таблицы базы данных

При вводе данных во взаимосвязанные таблицы необходимо учитывать порядок загрузки целостной базы данных. Например, невозможно внести данные в таблицу Поставки, если не заполнены таблицы Товар и Поставщик, главные по отношению к ней, поскольку поля внешних ключей Код_поставщика, Код_товара, ссылающиеся на эти таблицы, останутся неопределёнными.

Требования к последовательности загрузки таблиц базы данных:

• Независимо могут загружаться таблицы, которые не подчинены каким-либо другим таблицам.

• Таблицы, подчинённые каким – либо другим таблицам, могут загружаться либо одновременно с главными таблицами, либо после их загрузки.

• В базу данных загружаются с соответствующих документов сначала справочные данные (например, список сотрудников, товаров, поставщиков), затем учётные (например, переводы по должностям, заказы, поставки).

Для заполнения таблицы данными:

1. Перейдите в режим таблицы.

2. Заполните базу данных необходимыми или произвольными значениями, соответствующими выбранным типам данных для каждого поля. Для проверки работоспособности базы данных в каждую таблицу рекомендуется ввести не менее 3-5 строк.

3. Сохраните введённые данные.

1.5. Вопросы для самоконтроля

1. Опишите порядок создания реляционной базы данных.

2. Какими свойствами обладают таблицы реляционной базы данных?

3. Дайте определение ключа таблицы. Какими свойствами должны обладать данные, которые вносятся в ключевое поле?

4. Для чего устанавливаются связи между таблицами? Перечислите возможные типы связей между таблицами. Что означает каждый из них?

5. В какой последовательности вводятся данные в таблицы базы данных?

2. Запросы и их применение

Цель работы: Приобрести навыки создания различных типов запросов для получения необходимых данных из базы данных

Задание:

1. Используя таблицы базы данных, разработанные ранее в соответствии с индивидуальным заданием, создать запросы для получения различных данных.

2. Создать запросы, необходимые для вывода выходных документов, указанных в варианте индивидуального задания.

С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из одной или нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов.

2.1 Создание запроса

Часто запросы в Microsoft Access создаются автоматически, и пользователю не приходится самостоятельно их создавать.

Например:

• Для создания запроса, являющегося основой формы или отчета, можно использовать мастер форм или мастер отчетов. Они служат для создания форм и отчетов. Если отчет или форма основаны на нескольких таблицах, то с помощью мастера также создаются их базовые инструкции SQL. При желании инструкции SQL можно сохранить в качестве запроса.

• Чтобы упростить создание запросов, которые можно выполнить независимо, либо использовать как базовые для нескольких форм или отчетов, используются мастера запросов. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Если было создано несколько запросов, мастера можно также использовать для быстрого создания структуры запроса. Затем для его наладки переключитесь в режим конструктора.

• Для создания запросов на основе обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту или фильтра для поля, сохраните фильтр как запрос.

Если ни один из перечисленных методов не удовлетворяет требованиям, запрос создаётся в режиме конструктора.

Мастер используется для создания следующих запросов:

• Простой запрос на выборку.

• Перекрестный запрос.

• Запрос на поиск повторяющихся записей.

• Запрос на поиск записей, не имеющих подчиненных.

Мастер не используется для создания следующих запросов.

• Запрос на выборку.

• Запрос с параметрами.

• Перекрестный запрос.

• Запросы на изменение (на создание таблицы, на удаление, на добавление, на обновление записей).

• Запрос на автоподстановку значений.