1.2.3 Быстрое создание таблицы в режиме конструктора

1. Переключитесь в окно базы данных. Для переключения из другого окна в окно базы данных нажмите клавишу F11.

2. На вкладке Таблица нажмите кнопку Создать.

3. Дважды щелкните элемент Конструктор.

4. Определите в таблице каждое поле.

5. Определите ключевые поля до сохранения таблицы. Если ключевые поля не были определены, то при сохранении таблицы выдается вопрос, нужно ли их создавать. Ключевое поле с типом данных «Счётчик» может быть создано автоматически.

6. Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов, а затем введите имя таблицы, соответствующее её содержанию и назначению.

1.2.4 Добавление полей в таблицу в режиме конструктора

Откройте таблицу в режиме конструктора.

1. Для добавления поля в таблицу выберите строку, над которой требуется добавить новое поле, и нажмите кнопку Добавить строки на панели инструментов.

2. Для добавления поля в конец таблицы выберите первую пустую строку.

3. Выберите столбец Имя столбца и введите имя поля, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

4. В столбце Тип данных можно оставить настройку по умолчанию (“Текстовый”) или выбрать требуемый типа данных в раскрывающемся списке в ячейке столбца Тип данных.

5. В столбце Описание можно ввести описание, помещаемое в это поле. Текст описания будет выводится в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. Ввод описания является необязательным.

6. При необходимости, задайте значения свойств поля в бланке свойств в нижней части окна: размер поля, формат поля, значение по умолчанию, подпись.

Выбор типа данных. В Access допускается использование 8 типов данных. Список возможных типов вызывается нажатием кнопки списка при выборе типов данных каждого поля.

• Текстовый – тип данных по умолчанию. Число символов в поле не должно превышать 255.

• Поле МЕМО. Текстовые данные длиной до 64000 символов.

• Числовой. Числовые данные, используемые в математических вычислениях. Конкретные варианты числового типа (целый, вещественный и т.п.) и их длина задаются в свойстве Размер поля.

• Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в расчётах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части. Длина поля 8 байт.

• Дата/время. Значения даты или времени, относящиеся к годам с 100 по 9999 включительно. Длина поля 8 байт.

• Счётчик. Тип данных поля, в которое для каждой новой записи автоматически вводятся уникальные целые последовательности, возрастающие на 1 или случайные числа. Значения этого поля нельзя изменить или удалить. В таблице не может быть более одного поля этого типа. Используется для определения уникального ключа таблицы.

• Логический. Логические данные, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да/Нет (Истина/Ложь, Вкл/Выкл). Дина поля 1 бит.

• Поле объекта OLE. Это объект (файл или приложение), связанный или внедрённый в таблицу Access. Длина поля до 1 Гигабайта.

• Мастер подстановок. Мастер строит дл поля список значений на основе поле другой таблицы. Значение в такое поле будут вводиться из списка значений. Тип данных поля определяется типом данных поля списка. Возможно также определение поля со списком постоянных значений.

При выборе типа данных, используемых в поле, необходимо учитывать следующее.

• Какие значения должны отображаться в поле? Например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных.

• Сколько места необходимо для хранения значений в поле?

• Какие операции должны производиться со значениями в поле? Например, суммировать значения можно в числовых полях и в полях, имеющих валютный формат, а значения в текстовых полях нельзя.

Из режима конструктора в режим таблицы можно перейти, щёлкнув по кнопке Представление таблицы на панели инструментов, или выбрав команду меню Вид/Режим таблицы.