2.1.3. Запросы с параметрами

Запрос с параметрами - это запрос, при выполнении которого в диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое должно содержаться в поле. Можно создать запрос, в результате которого выводится приглашение на ввод нескольких данных, например, двух дат. В результате будут возвращены все записи, находящиеся между указанными двумя датами.

Также запросы с параметрами удобно использовать в качестве основы для форм и отчетов. Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о доходах. При выводе данного отчета, на экране появится приглашение ввести месяц, доходы которого интересуют пользователя. После ввода месяца на экране будет представлен требуемый отчет.

Можно создать специальную форму или диалоговое окно, которое вместо диалогового окна запроса с параметрами будет выводить приглашение на ввод параметров запроса.

2.1.4 Перекрестные запросы

В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (такие, как суммы, количество записей и средние значения), выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а второй - в верхней строке.

Существует возможность вывести данные в перекрестной таблице без создания в базе данных отдельного запроса. Для этого следует использовать мастер сводных таблиц. В сводной таблице пользователь имеет возможность изменять заголовки строк или столбцов, что позволяет анализировать данные различными способами.

Для создания перекрёстных запросов с помощью мастера:

1. В окне базы данных перейдите к вкладке Запросы и нажмите кнопку Создать.

2. В диалоговом окне Новый запрос выберите мастера Перекрестный запрос.

3. Нажмите кнопку OK.

4. Следуйте инструкциям, выдаваемым в диалоговых окнах мастера. В последнем диалоговом окне пользователю предлагается выбор выполнить запрос или просмотреть его структуру в режиме конструктора.

Если полученный запрос не соответствует требованиям, можно снова обратиться к мастеру или внести изменения в запрос в режиме конструктора.

При помощи мастера сводных таблиц данные перекрестных таблиц можно вывести на экран, не создавая отдельного запроса. С помощью сводной таблицы заголовки строк и столбцов можно изменять таким образом, чтобы разными способами можно было анализировать данные.

Для создания перекрёстного запроса без помощи мастера:

1. В окне базы данных выберите вкладку Запросы и нажмите кнопку Создать.

2. В окне диалога Новый запрос выберите Режим конструктора и нажмите кнопку OK.

3. В окне диалога Добавление таблицы выберите вкладку, на которой перечислены объекты, данные из которых будут использованы в запросе.

4. Выберите объекты, добавляемые в запрос, двойным нажатием кнопки мыши на имени каждого объекта, а затем нажмите кнопку Закрыть.

5. Добавьте поля в строку Поле в бланке запроса и задайте условия отбора.

6. На панели инструментов нажмите кнопку Тип запроса и выберите Перекрестный.

7. Для поля или полей, значения которых должны быть представлены в запросе как заголовки строк, выберите ячейку в строке Перекрестная таблица и выберите Заголовки строк. Для этих полей следует оставить в строке Групповая операция стандартное значение Группировка.

8. Для поля, значения которого должны быть представлены в запросе как заголовки столбцов, выберите ячейку в строке Перекрестная таблица и выберите Заголовки строк. Значение Заголовки столбцов можно выбрать только для одного поля. Для этого поля следует оставить в строке Групповая операция стандартное значение Группировка. По умолчанию, заголовки столбцов сортируются по алфавиту или по числовым значениям. Если требуется расположить их в другом порядке, или если нужно ограничить количество отображаемых заголовков столбцов, следует использовать свойство запроса Заголовки столбцов (ColumnHeadings).

9. Для поля, значения которого следует использовать при создании перекрестной таблицы, выберите ячейку в строке Перекрестная таблица и выберите Значения. Значение может быть задано только для одного поля.

10. В строке Групповая операция выберите статистическую функцию, которая будет использована для заполнения перекрестной таблицы (например, Sum, Avg или Count).

11. Для того чтобы задать условие отбора, ограничивающее отбираемые заголовки строк до выполнения вычислений, введите выражение в строку Условие отбора для поля со значением Заголовки строк в ячейке строки Перекрестная таблица. Например, можно вывести итоговые суммы продаж для некоторых категорий товаров, таких как мясные или рыбные продукты.

Для того чтобы задать условие отбора, ограничивающее отбираемые записи до группировки заголовков строк и до заполнения перекрестной таблицы, добавьте в бланк запроса поле, для которого будет задано условие отбора, выберите для него Условие в ячейке строки Групповая операция, оставьте ячейку в строке Перекрестная таблица пустой и введите выражение в ячейку строки Условие отбора. (Поля, имеющие значение Условие в строке Групповая операция не выводятся в результатах запроса).

12. Для просмотра результатов запроса нажмите кнопку ! на панели инструментов. Если требуется прервать выполнение запроса после его запуска, нажмите клавиши CTRL+BREAK.

Примером перекрестного запроса является запрос "Квартальные обороты по товарам" в демонстрационной базе данных "Борей". Для ознакомления с этим запросом откройте базу данных "Борей" в папке "примеры", вложенной в программную папку Office. В окне базы данных нажмите на вкладку Запросы, выберите "Квартальные обороты по товарам", а затем нажмите кнопку Конструктор.

Если включить поле в бланк запроса и выбрать для него значение Не отображается в ячейке строки Перекрестная таблица и Группировка в ячейке строки Групповая операция, то по этому значению производится группировка так же, как и по полям, отобранным для заголовков строк, но отдельная строка в результатах запроса не выводится.

· Если значение Заголовки столбцов включает символы, обычно не используемые для имен полей, такие как десятичные разделители, в таблице они заменяются на символ подчеркивания.