47. Документна діяльність

Людина в діяльності виступає як особистість, рухома певними мотивами і має на якісь цілі. Діяльність відрізняє попередня продуманість. Після того, як мета поставлена, людина аналізує ситуацію, в якій йому доводиться діяти, і вибирає способи і засоби досягнення мети, намічає послідовність своїх майбутніх дій. Діяльність завжди пов'язана з трудовим процесом, в результаті якого створюється продукт праці. Залежно від різноманіття вироблених кінцевих продуктів розрізняються і численні види діяльності. Переплітаючись між собою, вони утворюють складну структуру, певне місце в якій займає документний діяльність.

Професійна документна діяльність являє собою якусь функцію в суспільстві, що сформувалася історично у вигляді характерної для того чи іншого етапу розвитку технології збору, переробки, зберігання і розповсюдження документів. Послідовність операцій і використання коштів детерміновані рівнем матеріального і духового розвитку суспільства, об'єктивними умовами діяльності, залежними від панівних матеріальних носіїв інформації.

Сфера професійної документної діяльності пронизує всі види діяльності, де наявні документи, незалежно від того, в якій якості вони виступають. У деяких видах діяльності документ є не результатом, не кінцевою метою, а функцією, необхідною умовою її здійснення. Наприклад, в управлінської, наукової, виробничої діяльності сам документ не є метою, а служить хоч і важливим, але лише побічним засобом, використовуваним поряд з іншими для досягнення головної мети. У такому плані документна діяльність виступає як один з побічних процесів, що сприяють здійсненню основної діяльності, а документ - як проміжна мета. Основною ж метою документ виступає для соціальних інститутів, що займаються їх підготовкою, збором та зберіганням, пошуком і організацією використання, тобто для редакцій, друкарень, книжкової торгівлі, бібліотек, архівів, музеїв, органів науково-технічної інформації.

Документна діяльність складається з чотирьох основних компонентів:

• діяльність практиків, що працюють з документами;

• адміністративна діяльність, регулююча і направляюча роботу документознавців-практиків;

• наукова діяльність, націлена на пошук раціональних методів роботи з документами;

• інформаційна діяльність з розповсюдження результатів наукових досліджень і передового досвіду роботи з документами.

Наукові знання, трансформовані в принципи, правила, практичні рекомендації, а також в сучасні методи роботи з документами, вироблені в процесі документної діяльності, складають методику документознавства. Методика документознавства базується на науковій ос нове і складається з множин структурних частин, кожна з яких представляє собою еволюційно вироблену технологію роботи з окремою різновидом документа. Узагальнена технологія роботи з документами представлена після здійснюваних процесів збору документів, від якісного відбору за спеціальними критеріями класифікування до організації зберігання, пошуку та виконання.

Але кожна різновид документа вирішує своє завдання в інформаційній інфраструктурі суспільства, що обумовлює кість специфіку її форми та змісту. Наявність такої специфіки зумовлює необхідність по-різному зберігати документи, їх обробляти, систематизувати, організовувати їх пошук в масиві і т.д. У цьому плані методика робо ти з книгами відрізняється від роботи з періодикою, методика роботи з традиційними документами відрізняється від мето дики роботи з машиночитаних документів, а методика роботи з управлінськими, економіко-фінансовими документами відрізняється від роботи з патентними документами.