5.2 Состав и организация внутримашинного информационного обеспечения

Внутримашинное информационное обеспечение (ИО) включает все виды специально организованной информации, представленной в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы. Информация записывается на магнитных дисках в памяти ЭВМ. Информационное обеспечение должно быстро и в полном объеме удовлетворять информационные потребности всех пользователей информационных технологий. К нему предъявляются требования эффективного поиска и выдачи данных в виде, необходимом для решения каждой конкретной задачи, наличия возможности поддержания данных в состоянии постоянного обновления и работоспособности.

По содержанию внугримашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность фактических сведений, используемых в хозяйственной деятельности объекта. Состав и структура внугримашинного информационного обеспечения определяются способами организации файлов, баз и банков данных, взаимодействием между ними, развитием их во времени.

Пофайловая организация ИО состоит в формировании различных массивов. Классифицировать их можно по различным признакам: по смысловому содержанию, способам использования, назначению, методу организации. Основной частью внутримашинного информационного обеспечения является информационная база. Информационная база (ИБ) - это определенным способом организованная совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач.

Файл - это некоторое множество записей однородной структуры, предназначенное для решения экономических задач. Терминологически понятия «массив» и «файл» близки по содержанию. И тот, и другой представляют собой совокупность однородной жестко организованной и поименованной информации.

По смысловому (семантическому) содержанию выделяют массивы данных и программные массивы. Программные массивы описывают процессы работы с данными и входят в подсистему программного обеспечения. Массивы данных являются основной частью внугримашинного информационного обеспечения. Назначение массивов зависит от задач, стоящих перед информационными технологиями и отражает их специфику.

По роли в машинной обработке и технологии использования массивы классифицируются (таблица 5.2).

Таблица 5.2 – Классификация массивов внутримашинного ИО

Вид массива	Содержание массива
Постоянные массивы	относятся к категории нормативно-справочных, составляют информационный базис АИТ и содержат сравнительно редко меняющиеся сведения. В их состав включаются массивы классификаторов, справочников, каталогов и прочей условно-постоянной информации. В массивах классификаторов хранятся коды и тексты показателей хозяйствующего субъекта. Формируются они до начала эксплуатации системы. В процессе работы они обновляются и изменяются по мере надобности.
Текущие (переменные) массивы	переменная информация, поступающая в систему от управляемого объекта и характеризующая состояние внешней среды, а также сам процесс управления объектом, чаще всего образуются на основе первичных документов (массив отчетных авизо, массив расчета проекта плана поступления налога с оборота)
Промежуточные массивы	возникают на этапах решения задач и выполняют роль механизма, передающего информацию от задачи к задаче или внутри задач. Формирование этих массивов связано с потребностью в промежуточной информации, не имеющей самостоятельного значения для целей управления
Выходные массивы	хранят информацию, полученную в результате обработки исходной информации, содержат совокупность, показателей, необходимых для анализа и принятия управленческих решений на уровне руководителей подразделений (данные по лицевым счетам, численности работающих, фонду заработной платы и т.д.)
Хранимые массивы	формируются на основе выходных массивов и содержат информацию, необходимую для обработки в будущих отчетных периодах, для сравнения, сопоставления данных за разные отчетные периоды, для расчетов нарастающим итогом
Поисковые (информационные) массивы	совокупность показателей, записей, ключей поиска, характеризующих либо содержание определенных документов, либо конкретный объект, систему, организацию и т.д.
Служебные массивы	содержат вспомогательную информацию, необходимую для обработки всех остальных видов массивов

Для удобства работы с файлами и поиска файлов на магнитном диске создаются каталоги. Каталоги представляют собой оглавления диска, в которые записываются краткие сведения о файле: его имя, расширение, длина в байтах, дата и время создания или последнего обновления файла, адрес его расположения на диске. С помощью этого оглавления выполняется поиск нужного файла. Кроме главного каталога диска на нем может быть создано любое количество подкаталогов. В подкаталоги объединяются файлы, относящиеся к одной тематике. Подкаталогам также присваиваются имена по тем же правилам, что и файлам. Такая организация упрощает и ускоряет поиск информации на диске, облегчает работу пользователя.

Пофайловый подход в создании фонда отвечает принципу локальной организации данных и используется при незначительных объемах информации. Такая организация данных позволяет быстро и удобно манипулировать информацией в файлах, но требует жесткой привязки к программам, затруднительна при корректировках данных и программ, имеет ориентацию на отдельные несложные задачи. Локальный способ организации данных не предусматривает установления связи между файлами, исключает работу в диалоге.

При увеличении объемов информации для многоцелевого применения и эффективного удовлетворения информационных потребностей различных пользователей используется интегрированный подход к созданию внутримашинного ИО. При этом данные рассматриваются как информационные ресурсы для разноаспектного и многократного использования. Внутримашинное информационное обеспечение в настоящее время проектируется на принципе интеграции в виде базы и банка данных.

Для файла точно определено место его расположения - магнитный диск, а массив информации может быть расположен в памяти ЭВМ, может быть представлен совокупностью однородных бумажных документов. Для идентификации каждому файлу при его записи на магнитный диск присваивается уникальное имя и расширение, уточняющее разновидность файла. Запись - это набор полей определенного формата, объединенных по общему ключевому полю. Все файлы ЭИС можно классифицировать по следующим признакам:

- по этапам обработки (входные, базовые, результатные);

- по типу носителя (на промежуточных носителях - гибких магнитных дисках и магнитных лентах и на основных носителях - жестких магнитных дисках, магнитооптических дисках и др.);

- по составу информации (файлы с оперативной информацией и файлы с постоянной информацией);

- по назначению (по типу функциональных подсистем);

- по типу логической организации (файлы с линейной и иерархической структурой записи, реляционные, табличные);

- по способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа).

Входные файлы создаются с первичных документов для ввода данных или обновления базовых файлов.

Файлы с результатной информацией предназначаются для вывода ее на печать или передачи по каналам связи и не подлежат долговременному хранению.

К числу базовых файлов, хранящихся в информационной базе, относят основные, рабочие, промежуточные, служебные и архивные файлы.

Основные файлы должны иметь однородную структуру записей и могут содержать записи с оперативной и условно-постоянной информацией. Оперативные файлы могут создаваться на базе одного или нескольких входных файлов и отражать информацию одного или нескольких первичных документов. Файлы с условно-постоянной информацией могут содержать справочную, расценочную, табличную и другие виды информации, изменяющуюся в течение года не более чем на 40 %, а следовательно, имеющие коэффициент стабильности (Кст) не менее 0,6.

Файлы со справочной информацией должны отражать все характеристики элементов материального производства (материалы, сырье, основные фонды, трудовые ресурсы и т.п.). Как правило, справочники содержат информацию классификаторов и дополнительные сведения об элементах материальной сферы, например о ценах. Нормативно-расценочные файлы должны содержать данные о нормах расхода и расценках на выполнение операций и услуг. Табличные файлы содержат сведения об экономических показателях, считающихся постоянными в течение длительного времени (например, процент удержаний, отчислений и пр.). Плановые файлы содержат плановые показатели, хранящиеся весь плановый период.

Рабочие файлы создаются для решения конкретных задач на базе основных файлов путем выборки части информации из нескольких основных файлов с целью сокращения времени обработки данных.

Промежуточные файлы отличаются от рабочих файлов тем, что они образуются в результате решения экономических задач, подвергаются хранению с целью дальнейшего использования для решения других задач. Эти файлы, также как и рабочие файлы, при высокой частоте обращений могут быть переведены в категорию основных файлов.

Служебные файлы предназначаются для ускорения поиска информации в основных файлах и включают в себя справочники, индексные файлы и каталоги.

Архивные файлы содержат ретроспективные данные из основных файлов, которые используются для решения аналитических, например прогнозных, задач. Архивные данные могут также использоваться для восстановления информационной базы при разрушениях.