6.5 Проектирование процесса автоматизированного ввода бумажных документов

Одной из основных задач, связанных с сокращением затрат на обработку данных, является автоматизация массового ввода бумажных первичных документов, загрузки данных в информационную базу. Основное отличие массового ввода документов от простого сканирования состоит в том, что обрабатывается большое количество однотипных документов. В качестве примеров приложений данной технологии в конкретных предметных областях можно привести систему ввода и обработки «Платежных поручений» в банке, систему ввода «Налоговых деклараций», систему ввода и проверки бухгалтерских документов в пенсионном фонде.

Для организации обработки большого количества бумажных документов и перевода их в электронную форму необходимо разработать систему массового ввода документов (СМВ), которая будет способна работать как с одним, так и с несколькими тысячами бумажных документов в день. При проектировании системы ввода бумажных документов выполняется следующая совокупность операций:

- определение состава операций, которая должна выполнять система;

- выбор технических средств реализации выполнения этих операций;

- выбор и настройка программного обеспечения;

- разработка технологической документации.

Автоматизированное чтение и ввод документов включают в себя операции, которые можно объединить в несколько стадий:

1) подготовка документов к сканированию;

2) получение изображения документа;

3) распознавание и ввод данных, содержащихся в документе в ИБ.

1. Подготовка документов к сканированию - очень важная фаза процесса ввода документов, которая обеспечивает получение достоверных отсканированных изображений, сохраняемых в системе, и включает в себя две операции: непосредственную подготовку документов для сканирования и выполнение описания настройки системы на конкретную форму документа.

Подготовка документов для сканирования предполагает выполнение следующих шагов:

- определение самого документа для сканирования;

- выбор конкретных областей документа для сканирования;

- определение технологической цепочки движения документа до сканирования;

- непосредственная подготовка документов для сканирования: открытие конвертов, удаление скрепок или других предметов, мешающих сканированию;

- подготовка пакетов документов для сканирования.

Составление описания каждого документа предполагает выполнение трех операций:

- составления настройки формы документа;

- настройки модели ввода;

- настройки полей формы документа и индексации базы данных.

В основе выполнения этого состава операций лежит понятие форматированного (структурированного) документа (ФД). Типичными примерами форматируемых документов являются «Платежные поручения», «Прайс-листы», «Декларации о доходах», «Счета» и т.д.

2. Получение изображения документа включает в себя выполнение таких операций, как сканирование; контроль качества отсканированных изображений и возможное повторное сканирование.

Контроль качества отсканированных изображений необходим для того, чтобы все нужные документы были отсканированы и легко читаемы (не должно быть пропущенных страниц, некачественных изображений и т.д.).

3. Распознавание и ввод данных, содержащихся в документе, в информационную базу предполагают выполнение следующих основных операций:

- предварительной обработки изображений;

- нахождения полей (сегментация документа и чтение текста);

- проверки распознанной информации;

- ввода данных в информационную базу.

Контрольные вопросы к главе 6

1 Каково содержание основных операций технологического процесса получения первичной информации?

2 Каковы методы и средства выполнения операции съема первичной информации и ее контроля?

3 Каковы методы и средства выполнения операций регистрации и сбора первичной информации и контроля правильности их выполнения?

4 Каковы методы, технические и программные средства обеспечения передачи первичной информации в ЭИС?

5 Какой перечень операций входит в состав технологической сети проектирования процессов получения и передачи первичной информации?

6 Что понимают под безопасностью информационной системы?

7 Перечислите виды умышленных угроз безопасности информации.

8 Что такое «побуждение»?

9. Дайте определение «регламентации».

10 Перечислите этапы разработки систем защиты информации.

Контрольные тесты к главе 6

1.Совокупность функционально связанных действий по преобразованию данных, выполняемых непрерывно на одном рабочем месте, называют:

а) технологической операцией; +

б) технологическим процессом;

в) ведением ИБ.

2. Технологические процессы обработки данных, выполняемые в пакетном режиме, в режиме разделения времени, в реальном масштабе времени и технологии со смешанным режимом соответствует классификации по типу:

а) используемой аппаратной платформе;

б) режима обработки; +

в) организации информационного обеспечения.

3. Совокупность операций по приему, контролю и регистрации поступившей информации, вводу информации в ЭВМ, контролю и исправлению ошибок, записи данных в информационный файл называют:

а) актуализацией базы данных;

б) ведением базы данных;

в) загрузкой информационной базы. +

4. Указать метод защиты информации, являющийся единственно возможным при передаче информации по каналам связи большой протяженности:

а) механизм шифрования; +

б) принуждение;

в) понуждение.