1.5 Особенности и требования, предъявляемые к экономической информации

Экономическая информация представляет собой совокупность сведений, отражающих результаты производственно-хозяйственной деятельности предприятия (фирмы) и используемых для управления этой деятельностью. Информация не только отражает, но и обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления. С одной стороны, она является предметом труда (исходная информация - это информация, подлежащая дальнейшему преобразованию), а с другой стороны - продуктом труда (результатная информация - это информация, прошедшая все стадии обработки). Информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления народным хозяйством и его звеньями, называется управленческой. Она представляет собой разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического, демографического и другого содержания. В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, информация выступает как один из важнейших ресурсов наряду с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми. В технологии обработки первичные сведения о производственных и хозяйственных операциях, людях, выпуске продукции, фактах приобретения и продажи товаров выполняют роль предметов труда, а получаемая результатная информация - продукта труда; она используется для анализа и принятия управленческих решений.

Важнейшей составляющей управленческой информации является экономическая информация, представляющая собой совокупность различных сведений экономического характера, которые можно фиксировать, передавать, обрабатывать, хранить и использовать в процессе планирования, учета, контроля, анализа на всех уровнях отраслевого и регионального управления народным хозяйством.

Экономическая информация включает сведения о составе трудовых, материальных и денежных ресурсов и состоянии объектов управления на определенный момент времени. Экономическая информация отражает деятельность предприятий и организаций посредством натуральных, стоимостных и других показателей.

Особенности экономической информации:

- представляется преимущественно в цифровой форме;

- информация дискретна (прерывна);

- имеет строго определенные временные сроки своего представления;

- отличается большим объемом и простыми алгоритмами обработки;

- логические операции обработки преобладают над арифметическими;

- исходные и результатные данные представляются в основном в табличной форме.

Одной из разновидностей экономической информации является учетная информация.

Особенности учетной информации:

- отражает информационные процессы, свойственные сложному объекту регулирования, где имеет место большое число взаимосвязей внутреннего и внешнего характера;

- отличается массовостью выполняемых однородных арифметических операций, производимых над группами данных, и сложностью выполняемых расчетов, что является предпосылками использования вычислительной техники;

- отличается цикличностью обработки, связанной с особенностями ведения учета. Учетная информация подвергается одинаковой обработке за одни и те же временные периоды при изменении содержания и числового наполнения;

- отличается сложностью расчетов (средним количеством арифметических, логических и прочих действий, приходящихся на одну форму показателя).

Показатели качества экономической информации:

- объективность - связана с правильностью ее отбора и формирования для адекватного отражения заданных свойств объекта;

- полнота - означает, что информация содержит минимальный, но достаточный для принятия правильного управленческого решения набор экономических показателей;

- доступность - обеспечивается возможностью выполнения соответствующих процедур ее получения и преобразования;

- актуальность - определяется степенью сохранности информации для обеспечения управления в момент ее использования;

- современность и своевременность - означают, что информация может быть использована при выработке управляющего решения без нарушения установленной процедуры. Несвоевременная информация приводит к потерям и в сфере производства, и в сфере управления;

- устойчивость - это свойство результатной информации реагировать на изменения исходных данных, сохраняя необходимую точность расчетов;

- достоверность - это свойство информации отражать реально существующие объекты с необходимой точностью;

- ценность - определяется эффективностью осуществляемого на основе информации экономического управления.

Существует стандарт финансового учета США-FASB, в который составной частью входит стандарт разработки и контроля составления иерархической системы принципов бухгалтерского учета GAAP. В документе определены как основополагающие принципы бухгалтерского учета, так и принципы, которыми следует руководствоваться при решении задач финансового и управленческого учета (учетные принципы).

Первую категорию составляют принципы измерения или оценки, определяющие момент отражения события в учете и записывающие в бухгалтерских регистрах его величину. Они относятся к стадии регистрации и преобразования исходной учетной информации. Вторую категорию составляют принципы раскрытия, описывающие качественные характеристики информации, отражаемой в финансовой отчетности. Они относятся к окончательным результатам бухгалтерского учета, представленным в форме сводной бухгалтерской отчетности.

Требования к учетной информации:

- затраты на получение информации должны быть экономически или иным способом оправданы, что определяет требование затратно-прибыльности информации;

- информация должна способствовать повышению вероятности осуществления прогнозов в использующих ее моделях управленческих решений, что определяет требование предсказуемости информации;

- информация должна быть пригодна для принятия решения, что определяет требование ее своевременности;

- информация о результате одного решения должна быть пригодна к использованию для принятия другого или в корректировке прежнего решения, что определяет требование обратной связи;

- информация должна быть свободна от ошибок и пристрастности; точно характеризовать объект, что определяет требование ее надежности;

- информация должна обеспечивать возможность установления сходства и различий между двумя рядами экономических явлений, что определяет требование ее сравнимости;

- информация должна обеспечивать возможность изменения суждения, основанную на использовании данных финансового анализа.

Одним из требований к информации является обеспечение возможности ведения учета по международным стандартам.

Информацию, как продукт производства и применения, отличает, прежде всего, предметное содержание. Она очень разнообразна и подразделяется по виду обслуживаемой ею человеческой деятельности: научная, техническая, производственная, управленческая, экономическая, социальная, правовая и т.п. Каждый из видов информации имеет свои технологии обработки, смысловую ценность, формы представления и отображения на физическом носителе, требования к точности, достоверности, оперативности отражения фактов, явлений, процессов.

Совокупность больших сложных человеко-машинных информационных систем является важнейшей составляющей инфраструктуры общества, где информация выступает одним из главных ресурсов жизнедеятельности. Являясь связующим звеном между разными видами интеллектуальной и материальной деятельности коллективов людей, между управлением и производством, информация в отличие от других видов ресурсов, в частности природных ресурсов, не убывает со временем, а наоборот, ее объем постоянно увеличивается, создавая условия для накопления опыта, способствуя выработке обоснованных управленческих решений.

Для экономической информации характерны:

- большие объемы;

- многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.);

- многообразие ее источников и потребителей;

- значительный удельный вес логических операций при ее обработке.

Эти свойства экономической информации предопределяют научно-техническую необходимость и экономическую целесообразность использования средств вычислительной техники и прежде всего компьютеров при ее сборе, накоплении, передаче и обработке, что в свою очередь требует умения определять структуру и объемы перерабатываемой информации.

Структура экономической информации достаточно сложна и может включать различные комбинации информационных совокупностей, обладающих определенным содержанием. Под информационной совокупностью понимается группа данных, характеризующих объект, процесс, операцию. По структурному составу информационные совокупности можно разделить на:

- реквизиты;

- показатели;

- документы.

Элементарными неделимыми единицами экономической информации являются реквизиты, выражающие определенные свойства объекта. Реквизиты подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки характеризуют качественные свойства описываемого объекта (время и место действия, фамилия, имя, отчество исполнителя, наименование работы и т.д.). Реквизиты-основания дают количественную характеристику явлений, выраженную в определенных единицах измерения (сумма вклада в рублях, ставка налога в процентах и т.д.). Отдельно взятые реквизиты-признаки и реквизиты-основания экономического смысла не имеют, поэтому применяются только в сочетании друг с другом.

Совокупность логически связанных реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, имеющая экономический смысл, образует показатель.

На основе показателей строятся документы. Документы, используемые в процессе управления, планирования и учета, могут включать один или несколько показателей с обязательным указанием лица, ответственного за содержащуюся в них информацию.

При проектировании автоматизированной обработки информации важное значение имеет изучение ее элементов в трех основных аспектах: прагматическом, семантическом и синтаксическом.

Прагматический аспект рассматривает информацию с точки зрения ее практической полезности, ценности для потребителя и принятия им решений. Прагматическое изучение информации позволяет установить состав показателей, необходимых для принятия решений на различных уровнях управления, разработать унифицированную систему показателей и документов.

Семантический аспект при изучении информации дает возможность раскрыть ее содержание и показать отношение между смысловыми значениями ее элементов.

Синтаксический аспект рассматривает отношения между единицами информации. На этом уровне исследуются закономерности образования информационных совокупностей: показателей из реквизитов, документов из показателей. Количественная оценка информации на этом уровне позволяет получить данные для описания процессов преобразования информации, выбора рациональных маршрутов движения документов и технологических вариантов их обработки.