1. Возмещение расходов по проезду к месту командировки и обратно.

При командировках в пределах РБ в соответствии с Инструкцией № 35 расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) возмещаются в размере стоимости представленных подлинных проездных документов (билетов). Кроме того возмещаются расходы по бронированию билетов, за пользование в поездах постельными принадлежностями, при проезде к месту командировки и обратно в плацкарте, купе, мягких вагонах, но только при наличие подтверждения их оплаты. (ранее до 20.03.2008 г. подтверждающих документов за оплату постельных принадлежностей не требовалось).

2. Возмещение расходов по найму жилого помещения.

Расходы по найму жилого помещения оплачиваются в размере стоимости представленных подлинных документов (счетов, квитанций и др.), подтверждаюших оплату расходов. При этом расходы оплачиваются в размерах не выше стоимости одноместного номера или одного места в номерах с количеством лиц два и более. Возмещение расходов за проживание в номерах высшей категории производится с разрешения нанимателя.

При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения работнику, командируемому в пределах РБ возмещаются в размере ____ руб в сутки (согласно Постановлению Минфина от 21.10.2011г. № 107 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках»). Следует иметь ввиду, что при определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения, время, составляющее менее половины суток исключается из расчета, а равное половине суток и более принимается за полные сутки.

3. Возмещение расходов за проживание вне постоянного места жительства (суточные)

Суточные возмещаются по нормам, установленным Минфином, за все календарные дни пребывания в командировке. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки. Со 2 ноября 2011 г. в соответствии с постановлением Минфина от 21.10.2011г. № 107 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» (далее Постановление №107) установлены следующие размеры возмещения командировочных расходов:

- суточные – 44 000 руб за каждый день командировки;

- суточные при однодневных командировках (включая командировки в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства) –221000 руб.

Наниматели могут в коллективном договоре установить собственные раз меры возмещения командировочных расходов, но не ниже, установленных Постановлением №107.

В случаях, когда бесплатное питание предоставляется 1 раз в день, суточные выплачиваются в размере 70% нормы суточных. Если бесплатное питание – 2 раза в день, то 30% нормы суточных.

Использование работником своих выходных дней в месте командировки в РБ до ее начала или после ее окончания, оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилья за эти дни не возмещаются.

Командированному лицу могут быть возмещены расходы по междугородним телефонным переговорам, но только в случаях , когда они проводились в интересах служебного задания( на основании соответствующих квитанций, счетов с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем).

После прибытия из командировки работники организации должны представить в бухгалтерию организации отчет об использованных суммах иностранной валюты, так называемый авансовый отчет. Сроки и порядок представления отчета регулируются Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории РБ, утвержденная пост. Правления НБ РБ от 29.03.2011г. № 107.

Если работнику на командировочные расходы выдавались наличные деньги, то работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет не позднее 3-х рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

В Инструкции № 107 сроки представления авансового отчета зависят от того каким образом выдавались денежные средства на командировочные расходы (наличными или на банковской карточке) и каким образом были использованы работником (в наличной или безналичной форме).

Если на командировочные расходы деньги выдавались частично наличными и частично посредством зачисления на корпоративную банковскую пластиковую карточку, то отчет представляется в следующие сроки:

- не позднее 3-х рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия, при условии, что выданные под отчет денежные средства использовались только в наличной форме;

- не позднее 15 рабочих дней, исключая день прибытия, при условии, что выданные под отчет денежные средства использовались в безналичной форме (либо как в наличной, так и в безналичной форме).

При использовании корпоративной (личной) банковской пластиковой карточки для получения наличных денег, авансовый отчет представляется работником не позднее 3-х рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

В том случае, если карточка получена частично для проведения безналичных расчетов,частично для получения наличных денег (либо только для безналичных расчетов), то авансовый отчет представляется не позднее 15 рабочих дней, исключая день прибытия. Авансовый отчет предоставляется работником в бухгалтерию вместе с карт-чеками и другими документами, подтверждающими целевой характер использования денежных средств. Неиспользованную сумму валюты работник должен вернуть в кассу организации.

К авансовому отчету прилагаются следующие документы: - командировочное удостоверение;

- проездные билеты;

- оплаченные счета, квитанции, подтверждающие фактические расходы за проживание и иные расходы;

- отчет о проделанной работе (не является обязательным для командировок в предела РБ – однако наниматель может ввести приказом обязательное представление такого отчета )

Последующая выдача наличных денег работнику организации под отчет производится при условии полного отчета по ранее полученным суммам.

За нарушения, связанные с несоблюдением срока возврата неиспользованных денежных средств в белорусских рублях, выданных под отчет на командировочные ли другие расходы , работника организации ожидает штраф в размере от 10 до 30 базовых величин.

Для погашения задолженности осуществляются удержания из зарплаты работника по распоряжению руководителя организации. Наниматель должен сделать распоряжение об удержании не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для погашения аванса.

Основанием для заполнения отчета служат счета гостиниц, билеты, квитанции и т.п. Эти документы, а также командировочное удостоверение и письменное задание, доклад о командировке прилагают к авансовому отчету.

Авансовый отчет представляется непосредственному начальнику на подпись. Затем он (с документами) сдается в бухгалтерию предприятия (в трехдневный срок).

Принимает отчет бухгалтер, который ведет учетные записи по счету 71. Он проверяет каждый приложенный к отчету документ, а затем и авансовый отчет. Он устанавливает:

- наличие всех документов, их подлинность;

- соответствие дат на документах отчетному периоду:

- соответствие сумм по документам записям в отчете:

- законность и необходимость произведенных расходов.

Отчет передается на утверждение руководителю предприятия. С подписью возвращается бухгалтеру. Им производится обработка отчета: против сумм расходов указываются проводки.

Порядок направления работника в командировку за границу.

Основным документом, регламентирующим вопросы оформ­ления и оплаты командировочных расходов по заграничным командировкам, является «Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утверж. пост. Минтруда и соцзащиты от 30.07.2010 г. № 115 (с изм. и доп) (далее Инструкция № 115)

Направление работника в служебную командировку за гра­ницу производится на основании приказа нанимателя (руко­водителя).

Если командирование за границу осуществляется по при­глашению зарубежной фирмы, организации, то кроме приказа используется приглашение, которое определяет условия нахождения за границей (оплата труда, проезда, питания, проживания и т.д.).

Приказ руководителя является основанием для расчета и выплаты денежных средств командированному работнику.

При командировании работника за границу наниматель устанавливает задание на командировку, которое должно носить конкретный характер. В задании указываются: - государство и цель командировки;

- вре­мя нахождения за границей;

- план встреч и переговоров с иностранными партнерами;

- перечень вопросов, подлежащих решению или изучению;

- при заключении договора (кон­тракта) - предмет договора, условия поставок, формы расчетов и др., необходимые для реализации целей и задач.

Задание подписывает командированный работник руководитель и утверждается нанимателем..

В соответствии с Инструкцией № 115 нанимателем определяется форма письменного отчета по выполнению задания по командировке и порядок его представления.

Также, как и при командировках по РБ, за командированным за границу работником сохраняется место работы, должность и заработная плата, не ниже среднего заработка за все дни ко­мандировки.

Наниматель должен выдать аванс в иностранной валюте и возместить работнику следующие виды расходов:

1. по проезду к месту служебной командировки и обратно;

2. за проживание вне места постоянного жительства (суточ­ные);

3. по найму жилого помещения;

4. иные произведенные работником с разрешения нанимателя расходы.

Сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику, рассчитывается исходя из норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, с учетом расходов, предусмотренных Инструкцией № 115.

Наниматель обязан ознакомить работника, командируемого за границу, с расчетом на выданный аванс, информировать о сроках представления отчета об израсходованных суммах аванса, а также ответственностью за нецелевое использование или невозвращение , выданных под отчет, валютных средств.

При направлении в командировку за границу работнику выдается аванс наличными денежными средствами или путем зачисления на банковскую пластиковую карточку.

Сроки представления авансового отчета зависят от того каким образом выдавались денежные средства на командировочные расходы (наличными или на банковской карточке) и каким образом были использованы работником (в наличной или безналичной форме):

- не позднее 3-х рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия, при условии, что аванс был выдан под отчет наличными денежными средствами, либо путем зачисления на банковскую пластиковую карточку, которая использовалась работником только для получения наличных денег;

- не позднее 15 рабочих дней, исключая день прибытия, при условии, что выданные под отчет работнику денежные средства использовались в безналичной форме (либо как в наличной, так и в безналичной форме).

1. Возмещение расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно производится следующим образом.

Командированному работнику расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно возмещаются на основании подтверждающих документов в оригинале (н/р, билеты на железнодорожный транспорт, самолет и др

При направлении работника в командировку за границу пассажирским транспортом общего пользования (поезд, самолет, автобус и др.) даты, определенные в приказе на командировку должны соответствовать датам в проездных билетах. В случае использования дополнительных (выходных) дней в месте командирования за границей до начала или после окончания служебной командировки проездные билеты не соответствующие датам, определенным в приказе, а также суточные и по найму жилого помещения не возвращаются.

2. Возмещение расходов по найму жилого помещения производится следующим образом.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются при обязательном предоставлении подтверждающих документов в оригинале (счета отелей, квитанции и др.)

Суммы на питание, включенные в счета за наем помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат. Расходы по бронированию мест в гостиницах возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения в данной стране.

При обеспечении принимающей стороной бесплатным жильем расходы по найму жилого помещения не оплачиваются.

При командировании за границу оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов, работникам коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей, осуществляется в размере не превышающем 20% от установленной нормы этих расходов. Конкретный размер оплаты таких расходов будет устанавливать наниматель (руководитель).

При командировании работников в РФ и другие страны СНГ оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 50 процентов от предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения. В эти же страны при наличии подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице и сборов на право проживания в отдельных городах стран СНГ.