3. Возмещение расходов за проживание вне постоянного места жительства (суточные).

Возмещение суточных за время пребывания командированного работника за границей производится на основании приказа и задания нанимателя в иностранной валюте с включением дня отъезда из РБ и дня прибытия в РБ по нормам, установленным для государства в которое направлен работник в командировку. В настоящее время – это пост. Минфина РБ от 30.01.2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (в ред. пост. от 12.12. 2011 г. № 131). Например, при служебных командировках в РФ (независимо от города) суточные установлены в размере 30 долл. США – при краткосрочных командировках.

Следует обратить внимание, что дни пресечения границ, при поездке в загранкомандировку, оплачиваются в иностранной валюте по нормам страны командирования

! ! ! За время следования по территории Беларуси до дня отъезда из РБ, либо после прибытия в Беларусь, суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным по оплате командировок в пределах Беларуси.

Согласно пост. Минфина № 107 норма возмещения суточных при служебных командировках, осуществляемых в пределах РБ, установлена в размере 44 000 руб за каждый день командировки.

Например: Командирован работник организации из Гомеля в Германию с 15.10 по 18.10. Поездка через г. Минск:

15.10 - едет в Минск на поезде (оплата в белорусских рублях);

16.10 - отправляется в Германию и в эти же сутки пересекает границу РБ.(оплата в иностранной валюте);

16 .10 прибыл в Германию, уезжает 17.10 и в этот же день прибывает в Минск .(оплата в иностранной валюте);

18.10 поездом «Минск-Гомель» прибывает обратно (оплата в белорусских рублях)

В случае временной остановки и пребывания более суток в другом иностранном государстве для выполнения служебного поручения или другим экстренным причинам при проезде к мес­ту командировки, выплата суточных и расходов по найму жилья производится по нормам страны, в которой работник находится проездом.

Для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки пассажиров днем отъезда и приезда считаются дни пересечения границы РБ.

При этом возмещение суточных для работников, пребывающих за границей 60 дней включительно, осуществляется в иностранной валюте в размерах норм суточных установленных законодательством. Начиная с 61 дня, возмещение суточных осуществляется в размерах норм суточных, установленных на территории РБ.

4. Возмещение иных расходов производится следующим образом. В категорию «иных расходов» включаются: комиссионные по обмену в банке одной иностранной валюты в другую, за совершение операций с использованием корпоративной пластиковой карточки, расходы по получению заграничного паспорта, виз, медицинскому страхованию, по оплате обязательных сборов и др.

Такие виды расходов оплачиваются на основании подтверждающих документов в оригинале.

Если во время командировки за границу работник задержался в пути без уважительных причин, произошедших по вине работника, зарплата не сохраняется, суточные и расходы по найму жилого помещения не выплачиваются.

При завершении расчетов по загранкомандировкам по реше­нию нанимателя сумма может быть выдана как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату представления авансового отчета. Оконча­тельный расчет с работником должен быть произведен не позд­нее 30 дней с даты представления авансового отчета.

Учет расчетов с подотчетными лицами.

Для учета операций по расчетам с подотчетными лицами применяется счет 71. Это активный счет, сальдо которого отражает или сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (по дебету), или задолженность предприятия перед ними (по кредиту).

По дебету счета записываются суммы, выданные под отчет (на основании расходных кассовых ордеров). По кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам, и суммы, сданные по приходным кассовым ордерам как неиспользованные.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетам с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7.

Это комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет. Форма записи в нем – линейная: каждой выданной под отчет сумме отводится в ж/о одна строка (линейка), которая открывается при выдачи авансов. По мере представления утвержденного авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получение денег в погашение перерасхода, записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

В то же время ж/о №7 сохраняет шахматную форму записи, положенную в основу журнально–ордерной формы учета, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71.

Основанием для заполнения ж/о №7 являются: 1) расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет; 2) авансовые отчеты – на израсходованные суммы; 3) приходные или расходные кассовые ордера на сумму расхождения между полученными или израсходованными деньгами (возврат остатка или возмещение перерасхода).

Возмещение расходов производится на основании приказа нанимателя и подтверждающих документов в оригинале о фактически произведенных за время командировки расходах: счета, квитанции и др.

В авансовом отчете работник отчитывается за следующие произведенные им расходы

1. по проезду к месту служебной командировки и обратно;

2. за проживание вне постоянного местожительства (суточные);

3. по найму жилого помещения;

4. иные расходы.

При отправлении в командировку работник получает сумму аванса на командировочные расходы.

Получение иностранной валюты под отчет производится путем предоставления в банк платежных документов. Получить валюту с валютного счета работник предприятия может на основании платежного поручения. Также работник может получить валюту из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру и путем выдачи ему корпоративной банковской пластиковой карточки.

В бухгалтерском учете данные операции отражаются следующим образом:

1. Дт 71 Кт 52,50, 55/7 – на сумму валютных средств в оценке по курсу НБ РБ на дату их списания с валютного счета, выдачи из кассы, получения корпоративной банковской пластиковой карточки.

При отсутствии или недостаточности валютных средств на текущем валютном счете, валюта приобретается через банк путем безналичного расчета, в порядке, установленном НБ РБ (операции по покупке валюты). Купленная валюта в этом случае зачисляется на специальный валютный счет. В случае отсутствия валютного счета в организации или средств на этом счете, валютные средства могут быть приобретены работником в обменном пункте банка.

По возвращению из командировки работник организации представляет авансовый отчет. Производится списание использованных подотчетных сумм на затраты производства. В пределах установленных ном расходы списываются на себестоимость продукции (работ, услуг):

Дт 20, 26, 44 Кт 71- на сумму израсходованной валюты в оценке по курсу НБ РБ на дату представления авансового отчета.

Если работник был в командировке за границей, то на момент представления авансового отчета, при изменении курса НБ РБ изменился то переоценивается дебиторская задолженность в иностранной валюте:

Дт 71 Кт 91 – на сумму положительной курсовой разницы.

Дт 91 Кт 71 - на сумму отрицательной курсовой разницы.

Дебиторская задолженность переценивается либо на дату представления авансового отчета, либо на дату составления бухгалтерской отчетности.

Стоимость приобретенных работником материальных ценностей отражается:

Д-т 07, 08, 10, 04,41 К-т 71

Если командированное лицо израсходовало не всю сумму валютных средств, то оно обязано возвратить неизрасходованную валюту в кассу организации:

Дт 50 Кт 71 – на сумму неиспользованной валюты в оценке по курсу НБ РБ на дату представления авансового отчета.

Если часть расходов работник произвел сверх установленных норм, то решение о возмещении суммы превышения принимается руководителем организации. При принятии руководителем такого решения, авансовый отчет утверждается в полной сумме. Разница между фактически понесенными расходами и установленными нормами, оплачивается за счет прибыли, остающейся после налогообложения.

Д-т 91 К-т 71

Если работник израсходовал собственные средства в период пребывания в зарубежной командировке и авансовый отчет утвержден в полной сумме, то предприятие обязано возместить работнику понесенные в связи с командировкой расходы.

По решению руководителя данная сумма может быть выдана работнику как в иностранной валюте так и в белорусских рублях. По курсу НБ РБ на дату представления авансового отчета:

Дт 71 Кт50 – на сумму валюты выданной работнику в оценке по курсу НБ РБ на день выдачи валютных средств.

Окончательный расчет с работником должен быть произведен не позднее 30-ти дней с момента представления авансового отчета.

9. Если на момент выдачи работнику денежных средств в иностранной валюте курс НБ РБ изменился, то возникает необходимость переоценки кредиторской задолженности перед работником (разница между курсами НБ РБ на день списания расходов на дату выдачи валюты):

Дт 91 Кт 71 – на сумму положительной курсовой разницы

Дт 71 Кт 91 – на сумму отрицательной курсовой разницы.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется по каждому подотчетному лицу в разрезе отдельно выдаваемых сумм. Учетные записи осуществляются в журнале-ордере 7 или ведомости учета расчетов.

В 2012 г. Курсовые разницы при переоценке задолженности работника по подотчетным суммам на момент представления авансового отчета:

Дт 71 Кт 91 – на сумму положительной курсовой разницы.

Дт 91 Кт 71 - на сумму отрицательной курсовой разницы.