2.5. Аудит второй стороной

Как было установлено раньше, проверка второй стороной выполняется организацией в своих собственных целях в другой организации. Может так случиться, например, что Вашей организации надо проверить одного из по-ставщиков или потенциальных поставщиков. Суть – получение достаточной информации о системе менеджмента качества Вашего поставщика и обеспече-

10

ние уверенности, что все определенные потребности и требования этой систе-мы выполняются и будут выполняться в дальнейшем.

Главное, чтобы проверка выполнялась профессионально и точно отража-ла эффективность системы менеджмента качества поставщика. Помните, ре-зультаты повлияют на коммерческие решения, которые могут быть дорого-стоящими и решающими для будущего обеих организаций. Поэтому она долж-на быть предпринята соответственно квалифицированным и обученным персо-налом, обеспечивая тем самым получение корректной информации.

2.6. Аудит третьей стороной

Как в случае с аудитом второй стороной, проверка третьей стороной ока-зывает значительное давление и на аудитора, и на аудитируемого. Результат аудита может быть критическим для аудитируемого, а подготовка к нему – очень дорогостоящая. Поэтому аудитор должен быть профессионален и чрез-вычайно компетентен, чтобы компания не сомневалась, что результаты точно и беспристрастно отражают систему менеджмента.

11

3. Цель аудита

Аудит качества и анализ системы являются полезными инструментами управления качеством, но качество не может быть достигнуто только с помо-щью аудита и анализа. Анализ системы и аудиты в принципе схожи: аудиты – это постоянная деятельность, тогда как анализ системы – одноразовое меро-приятие, проводимое, если обстоятельства, задачи или политика предприятия меняются.

Проведение аудитов является существенной частью любой хорошей сис-темы менеджмента. Это обеспечивает на регулярной основе гарантии того, что системы адекватно работают, и они понятны работающим с ними персоналу. Проведение аудита также обеспечивает обратную связь, посредством которой определяются возможные усовершенствования в системе менеджмента, и она продолжает работать дальше. Принципы проведения аудита являются результа-тивным и надежным методом поддержания политики руководства.

По существу аудит является деятельностью по сбору информации. Чтобы найти полезную информацию, аудитор должен проанализировать адекватность и эффективность мероприятий по управлению качеством; а также должен опре-делить и предугадать последствия недостатков этих мероприятий и влияние не-соответствий на эти мероприятия.

Аудит может быть эффективен только тогда, когда он проводится персо-налом, который не только понимает, как провести аудит, но и каким образом достичь наилучших результатов от его проведения. Лучшие результаты дости-гаются путем всестороннего и систематического подхода к аудиту, а также применяя тактику ведения аудита, ведущую к открытой и дружелюбной дис-куссии по предмету обсуждения.

Это звучит просто и ясно, но непрофессионально проведенный аудит мо-жет не только не достичь желаемых результатов, но и, в крайнем случае, может неблагоприятно повлиять на отношения внутри организации. Любой аудитор, который играет роль обвинителя, может нанести непоправимый ущерб. Напри-мер, проверяемый занимает оборонительную позицию, которая становится барьером на пути информации. Не должно быть и намека на возложение вины за возникшие проблемы.

Критерии аудита – взаимосвязь политики, процедур или требований. Система менеджмента создается в соответствии с политикой высшего ру-

ководства предприятия. Эта система включает в себя документированные инст-рукции (в противоположность устным), действующие на различных уровнях управленческой иерархии, где линии отчетности, распределение ответственно-сти и полномочий работников организации ясно определены.

Система включает ряд документов, состоящих из политики, руководства по качеству, сборника процедур, рабочих инструкций, и соответственно 4 уров-ня управления этой документацией:

- руководящий;

12

- стратегический; - тактический;

- оперативный.

Сюда можно отнести формы для регистрации данных, которые затем са-ми по себе становятся отчетностью внутри системы.

Поскольку задачи организации – это удовлетворение требований потре-бителя и других заинтересованных сторон, руководство, внедрив систему ме-неджмента качества, должно знать, насколько она понимается и как добросове-стно выполняется. Это делается установлением системы обратной связи. Одна-ко если руководство намеревается поддерживать эффективное управление про-цессами, оно должно быть информировано об их исполнении. Это достигается внедрением системы внутреннего аудита качества внутри системы менеджмен-та качества.

Для поддержания доверия потребителя система может быть дополни-тельно проверена внешним органом по сертификации.

Стандарт требует как аудита качества, так и анализа общей эффективно-сти системы со стороны руководства. Проведение аудита позволяет получить результаты и возможность продемонстрировать их эффективность. Отчеты об аудитах и корректирующих действиях должны быть доступны аудито-рам/проверяющим, что является доказательством решительности компании развивать и поддерживать хорошую систему менеджмента качества.

Одной из основных проблем аудита является обеспечение уверенности в том, что аудитор не рассматривает аудит как занятие, направленное на критику работы проверяемого. Поэтому в самом начале должно быть ясно, что аудит не направлен на то, чтобы поймать человека за руку и искоренить его ошибки. Нет намерения распределить вину за «ошибки». Это аудит системы, а не аудит че-ловека, но поскольку организации состоят из людей, а СМК является одной из социальных систем, то при проведении аудита учитывается человеческий фак-тор.

Как руководство, так и заказчик требуют гарантии (доверия), что предла-гаемые продукция и услуги отвечают заявленным требованиям. Доверие идет от объективных данных, полученных через аудиты и показывающих, что все виды деятельности проводятся в соответствии с запланированными мероприя-тиями, а мероприятия пригодны и адекватны цели. Аудиторские отчеты незави-симы от позиции руководства, следовательно, они обеспечивают независимый «моментальный снимок» системы менеджмента.

Для лучшего понимания цели и задачи проведения аудита разделены на пять отдельных элементов, каждый из которых фундаментально важен для пра-вильного руководства и управления любой организацией [1 , 3 ]:

13

1. Обеспечить соответствие системе менеджмента или стандарту. 2. Дать уверенность руководству.

3. Дать уверенность потребителю. 4. Отслеживание бизнес-процессов.

5. Обратная связь для корректирующего воздействия.

И каждый из элементов рассмотрим отдельно.

Обеспечение соответствия системе

Перед проведением аудита любая система должна быть описана или представлена в той или иной форме процедур, рабочих инструкций, маршрут-ных схем, других подобных документов в электронной форме. Совершенно ес-тественно, что в процессе подготовки таких документированных систем требу-ется огромный труд, который ведет к тому, что полученные процедуры стано-вятся точными, работающими и отражающими методы работы соответствую-щих структурных подразделений или конкретных функций.

Потратив столько усилий на исследование функционирования систем и по документированию соответствующих процедур, разумно принять меры для обеспечения точного выполнения написанного в процедурах. Одним из спосо-бов достижения этого соответствия документированным системам является проведение аудитов. Сравнительно просто, при наличии написанной процеду-ры, проверить ее соответствие путем проверки соответствующей отчетности и выяснить причины почему данная работа выполняется именно так и насколько она интегрирована с другими бизнес-процессами.

Обеспечение соответствия

Понимаема ли система менеджмента качества?

Является ли система менеджмента предметом наблюдения?

Актуализированы ли документированные процедуры?

Адекватны ли документированные процедуры?

Дать уверенность руководству

Если не предпринять в какой-либо форме независимой проверки проце-дур или их выполнения в любом структурном подразделении, то менеджеру бывает чрезвычайно трудно узнать степень соответствия системы, будет ли она работать и работать эффективно, и так ли уж необходимы для нее радикальные изменения. Одной из важных функций в работе менеджера является обеспече-ние эффективной деятельности под его руководством. Обратная связь от сис-

14

темной информации, полученной в результате эффективного аудита, является чрезвычайно полезной в процессе представления точной управленческой ин-формации, на базе которой менеджер может быть либо уверен в работе своей системы, либо может предпринять какие-то шаги для ее улучшения. Руково-дство не может быть уверено ни в какой системе, если она не проверена или не может быть проверена на регулярной основе.

Уверенность руководства

Обеспечить руководство обратной связью

Соответствует ли система менеджмента качества требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001?

Работает ли система менеджмента?

Эффективна ли система менеджмента?

Необходимы ли корректирующие воздействия?

Дать уверенность потребителю

Результаты аудита могут обеспечить доказательство того, что компания не только имеет систему менеджмента, но ее постоянно проверяют, анализиру-ют и вносят изменения для обеспечения ее постоянной эффективности. В слу-чае проверки ее по стандарту ГОСТ Р ИСO 9001–2001 потребителю видно, что система менеджмента удовлетворяет требованиям этого стандарта.

Уверенность потребителя

Существует ли система менеджмента качества?

Проверяется ли система менеджмента качества на регулярной основе?

Регулярно ли вносятся изменения в систему менеджмента качества?

Соответствует ли система менеджмента качества требованиям стандарта?

15

Отслеживание бизнес-процессов

Как было сказано ранее, большой труд был затрачен на подготовку про-цедур, на основе которых работают структурные подразделения или выполня-ется определенная функция. Однако, несмотря на эти значительные усилия, вложенные в процедуры, для того, чтобы сделать их четкими и работающими, они могут потребовать дальнейших изменений. В процессе любого аудита сис-темы аудитор имеет возможность наблюдать за трудностями по обеспечению соответствия системе или проблемами в самих системе и процедурах. Во время обсуждения с лицами, отвечающими за работу в структурном подразделении и выполняющими утвержденные процедуры, проблемы с системой и пути ее улучшения станут очевидными.

Бизнес-процессы

Необходимы ли изменения?

Адекватны ли процедуры?

Актуализированы ли процедуры?

Работают ли процедуры?

Обратная связь для корректирующих действий

Важнейшим преимуществом любой системы аудита является ее способ-ность выявлять проблемы и обеспечивать выработку ответных действий, не только с целью решения проблемы от случая к случаю, но для систематическо-го предупреждения ее повторения в будущем. Аудит нельзя считать завершен-ным, если не были выполнены любые действия, полученные по его результа-там. В этом смысле следует обратить особое внимание на выделение реального времени на размышления над этой проблемой и принятие эффективных дейст-вий для улучшения системы, сделав ее более продуктивной и тем самым преду-предить возникновение проблемы в будущем. Необходимо вести и анализиро-вать отчетность по корректирующим и предупреждающим действиям, которые должны быть спланированы и выполнены (рис. 4) [ 3, 12 ]. Все это ведет к не-прерывному процессу улучшения.

16

Аудит

Идентифицировать несоответствие

Принять решение о корректирующем действии

Внедрить корректирующее воздействие

Проверить внедрение корректирующего воздействия