5. Руководство аудитом

Проверка выполняется по различным причинам: 1. Новый поставщик.

2. Ежегодная/периодическая проверка поставщиков. 3. Требование контракта.

4. Потенциальный прирост в объемах заказов поставщика. 5. Несоответствие поставляемых продукции/услуг.

6. Для регистрации о соответствии определенному стандарту и т. д. Но независимо от причины, эти проверки стоят денег.

Деятельность по проведению проверок является дорогостоящей опера-цией с точки зрения времени и человеческого фактора: она требует планирова-ния, выполнения и отчетности, Кроме того, последующие действия могут по-требовать привлечения аудитора и проверяемого. Само проведение аудита мо-жет помешать производственному процессу, т.к. аудитор отвлекает работаю-щих своими вопросами, а вводное и заключительное совещания отнимают цен-ное время, необходимое для руководства.

Поэтому очень важно провести проверку должным образом от начала до конца (рис. 7) [ 1, 3 ].

Существует ряд этапов, требующих выполнения: 1. Сбор информации.

2. Подготовка – может включать аудит адекватности (проверку докумен-тации).

3. Вводное (установочное) совещание. 4. Аудит/проверка.

5. Заключительное совещание.

Каждый из этих этапов далее рассматривается отдельно.

Сбор и проверка информации

Прежде чем приступить к сбору всей необходимой информации, которая потребуется для проверки, аудитору следует определить для себя следующее:

1. Причина аудита. 2. Объем аудита.

3. Расписание (план-график) аудита.

После определения всего вышеназванного можно начать сбор информа-ции, гарантирующей эффективность аудита.

Следует определить следующие моменты о проверяемой организации: 1. Область Географии

Сложность по отношению к Рабочей силе Объем Продукции/Услугам

22

выполнение

планирование

действие

Согласование даты и времени

Подготовка к ауди-ту

Разработка про-граммы аудита

Цели и объем Ответственные ре-сурсы,процедуры

Внедрение про-граммы аудита

Информирование менеджера

Изучение сферы деятельности подразделения

Процедуры, если имеются

Компетенция

и оценка аудиторов

Планирование аудита

Улучшение программы аудита

Подготовка кон-трольного листа

Вводное совещание

Проведение аудита

Система менедж-мента качества

Проверка фактов

Да _{Имеются ли} несоответст-

вия

Руководство Записи по по качеству качеству

Процедуры

Составление отчета

о несоответствиях _Нет

Корректирующие Заключительное Предоставление мероприятия совещание фактов

Отчет

Проверка Проверка исполнения

Закрытие отчетов о несоответствиях

Рис. 7. Этапы аудита

23

2. Существующие одобрения, полученные от 2-ой или 3-ей стороны.

3. Осознание персоналом организации своей способности отвечать осо-бым требованиям по качеству, которых от них ожидают.

4. Возможность заблаговременного предоставления Руководства по ка-честву для осуществления аудита на адекватность. Если это невозможно, то должна быть другая возможность подтвердить адекватность в начале проверки и спланировать работу, в результате которой будут собраны объективные дока-зательства на соответствие.

Все вышеприведенное может быть выяснено по телефону, письмом, анке-той (вопросником), в ознакомительном визите или любым способом общения. Возможно сочетание нескольких способов сразу.

Подготовка

После сборов всей необходимой информации наступает момент подго-товки к аудиту – это ответственность руководителя группы аудиторов. Должны быть выполнены следующие работы:

1. Определение объема работы и требуемого для него времени – объем и сложность аудита повлияют на эти параметры, но помните, что проведение ау-дитов стоит денег, поэтому старайтесь не растягивать их по времени.

2. Подбор людей в группу осуществляется с учетом следующего: а. Профессиональные знания и компетентность;

б. Продвижение по службе и предыдущий опыт; в. Потребность в обучении;

г. Совместимость (способность работать в группе); д. Приемлемость для проверяемой организации.

3. Установление даты, приемлемой для проверяемого и аудиторов, и за-благовременное извещение их об этом.

4. Извещение членов группы о следующем: а. Область аудита;

б. Цели;

в. Методы;

г. Обеспечение (транспорт, проживание, питание и т. д.);

д. Персональные задачи и план-график для каждого аудитора.

5. Убедиться в полной готовности группы для решения перечисленных требований.

6. Получить в свое распоряжение всю необходимую документацию для анализа. Он может включать проведение аудита на адекватность.

7. Проинформировать проверяемого о необходимости вводного совеща-ния, назначении сопровождающих лиц и наблюдателей.

24

Вводное совещание

Когда группа полностью готова к проведению аудита, начальным этапом работы является вводное совещание, на котором ведущий аудитор группы в качестве председателя собрания:

1. Представляет группу.

2. Подтверждает причину проведения аудита и его область (вовлеченные структурные подразделения, виды деятельности, детали и глубину аудита). По-следнее должно быть заблаговременно представлено в письменной форме

3. Подтверждает требования стандарта, используемого в качестве осно-вы для аудита.

4. Детализирует: что, кто и когда будет выполнять.

5. Дает пояснение по несогласованности или несоответствию, способах отчетности по ним и классификации.

6. Согласовывает статус системы документации предприятия, проверяе-мой в процессе аудита.

7. Удостоверяется в назначении сопровождающих лиц и инструктирует их.

8. Сообщает о сроках совместных встреч группы, в том числе детали встреч с участием представителей проверяемой организации.

9. Проверяет степень осведомленности персонала проверяемого пред-приятия о проведении аудита.

10. Подтверждает информацию об обеспечении (офис, питание, т. д.)

11. Договаривается, при необходимости, о предоставлении плана пред-приятия или организует деловую поездку для членов группы.

12. Объясняет необходимость заключительного совещания, его детали, дату и цель.

13. Отвечает на вопросы, касающиеся аудита.

Практические советы:

1. Ведущий аудитор группы председательствует на собрании и должен управлять им. Это необходимо делать вежливо, тактично и дипломатично.

2. Совместные встречи должны проводиться в обеденное время или после работы с целью эффективного использования рабочего вре-мени.

3. После вводного совещания группа собирается для личной встре-чи, чтобы обсудить программу проведения аудита и получить послед-ний инструктаж от руководителя группы.

Проверка

В зависимости от того, было ли получено Руководство по качеству от проверяемой организации до начала аудита или нет, один аудитор из группы

25

проводит аудит на адекватность, а другие члены группы приступят к аудиту на соответствие.

Члены группы должны помнить, что все отчеты о несоответствиях должны быть:

1. Ясными и краткими.

2. Основанными на объективном и обоснованном доказательстве. 3. Со ссылками на соответствующее требование/стандарт. Руководитель группы несет ответственность за:

· Обеспечение полноты проведения аудита.

· Гарантию того, чтобы несоответствия базировались на объективных и обоснованных фактах.

· Ясность и сжатость отчетов о несоответствиях.

· Регулярность проведения совместных заседаний.

· Плановое проведение аудита, включая, при необходимости, перерас-пределение ресурсов.

· Своевременное информирование представителей проверяемого пред-приятия о любых существенных несоответствиях, учитывая дальнейшие по-следствия.

Заключительное совещание

Как правило, заключительное совещание проводится в конце аудита, но также оно может состояться в результате обнаружения существенного несоот-ветствия. На нем присутствуют все те, кто был на вводном совещании.

Подготовка

Перед итоговым собранием группа встречается для:

1. Выступления каждого члена группы аудиторов со своими собственны-ми полученными данными.

2. Совместной оценки и проверки выводов. 3. Подтверждения категории несоответствий.

4. Определение последующих действий, как результата всего обнаружен-ного.

5. Разработки проекта итогового отчета.

Итоговое совещание

Итоговое совещание проводится под председательством ведущего ауди-тора группы для согласования сроков завершения корректирующих действий, а также определения любых действий по надзору.

В повестку совещания должно быть включено следующее:

1. Благодарность проверяемым и их организации за оказанную помощь. 2. Краткое заключение по объему аудита.

3. Разъяснение причины и цели аудита и метода, который был использо-ван.

26

4. Повторное представление группы аудиторов.

5. Заявление о том, что отчет будет составлен только по несоответствиям, а не по тем аспектам, которые соответствуют требованиям. В связи с этим сле-дует сказать, что не все несоответствия были выявлены.

6. Просьба о том, что все вопросы и обсуждения следует перенести на ко-нец собрания.

7. Сообщение каждого члена группы по его области аудита, только фак-ты.

8. Подведение общих итогов и заключение, которое ведущий аудитор бу-дет рекомендовать своей собственной фирме.

9. Приглашение представителей проверяемого предприятия принять уча-стие в обсуждении любых специфичных вопросов.

10. Согласование сроков окончания корректирующих действий.

11. Объяснение, где это применимо, действий по надзору за системой.

12. Предоставление всех индивидуальных отчетов о несоответствиях и итогового отчета. Если это рукописный вариант (иногда это бывает необходи-мо) – за ним должна незамедлительно последовать печатная копия.

Примечание:

Итоговый отчет представляет собой изложение фактов, в основу ко-торых положены несоответствия, подкрепленные объективными доказатель-ствами.

Такими объективными доказательствами могут быть, например:

- объективное различие между руководством по качеству и соответст-вующими процедурами;

- очевидные различия между документированными процедурами и при-меняемой практикой;

- отсутствие подтверждение того, что все элементы стандарта нашли от-ражение в документации и практической деятельности;

- отсутствие данных о том, что различные элементы системы постоянно применяются;

- также при итоговой оценке процесса аудита принимается во внимание характер несоответствий, чтобы выявить наличие таких систематических недо-четов, как:

- недостаточная подготовка персонала; - плохое взаимодействие;

- нарушение технологической дисциплины; - недоступность информации;

- недостаток ресурсов;

- ограниченные возможности оборудования и др.

Следует четко знать ожидаемый результат каждого обнаруженного несо-ответствия, чтобы правильно выбрать корректирующее действие.

Последней задачей для руководителя группы является подготовка отчета для своей организации, содержащего дополнительную субъективную информа-

27

цию, которая может оказать помощь в действиях после аудита и для после-дующих аудитов.

Этот отчет конфиденциален.

Последующие действия (контроль исполнения)

После истечения согласованного срока ведущему аудитору группы сле-дует сделать надзорный («отслеживающий») визит, чтобы проверить: исполне-ние корректирующего действия; убедиться, что оно оказалось эффективным и останется таким же в будущем; что оно было надлежащим образом документи-ровано и доведено до всех заинтересованных сторон. Затем отчет должен быть соответствующим образом подписан.

Никакой аудит не может считаться законченным, а тем более эффектив-ным, если не были выполнены эти указанные действия с удовлетворительным итогом. Важно во время аудита договориться по поводу соответствующих кор-ректирующих действий. В равной степени важно решить вопрос о разумных временных рамках для окончания этих действий (рис. 8) [ 17 ].

Проверить выполнение корректирующего действия

Нет Да

Согласовать новую дату

перепроверить

Обратиться к высшему руководству

Закрыть протокол о несоответствии

Рис.8. Этапы проверки выполнения корректирующих действий по истечении согласованных сроков [ 17 ]

По достижению срока завершения корректирующих действий аудитор (или назначенное им заменяющее лицо) должен убедиться, что эти действия выполнены, а если это не произошло, он должен выяснить причину невыполне-ния и обговорить способ ускорения их выполнения. Но еще более важно убе-

28

диться в правильности этого выполненного действия, чтобы в будущем под его влиянием система стала более эффективной и работоспособной на практике. Этот момент очень трудно проверить с большой точностью, но практически показывает, что персонал испытавший на себе эти корректирующие действия, будет точно знать, стала их работа легче или, наоборот, тяжелее в результате этого действия, а также то, необходимо ли вообще это действие

Итак, одной из задач ведущего аудитора группы является выполнение надзорного контрольного аудита после истечения согласованного срока про-верки выполнения эффективного корректирующего действия; если это по ка-ким-то причинам не сделано, ведущий аудитор должен привлечь внимание высшего руководства к этому факту.

До тех пор, пока не будет проведен надзорный аудит и не апробированы на эффективность корректирующие действия, вся работа по аудиту может представлять собой не более чем пустую трату денег и времени.

Выводы

В то время как общие принципы проведения аудита относятся ко всем видам аудита, аудит второй и третьей стороной потребует от аудитора демон-страции всех своих качеств в более напряженной и стрессовой обстановке. Он является более официальным, и аудитору следует помнить, что он представляет свою организацию и поэтому должен проявить себя профессионально со всех сторон, как своим внешним видом, так и действиями.

О вашей организации будут судить по качеству вашей собственной работы.

29