7. Индивидуальное планирование и контрольные листы

Индивидуальное планирование аудита

Чтобы достичь хороших результатов от аудита, аудитор должен обладать хорошими знаниями объекта проверки и того, что для этого требуется. Вот по-чему для успешного выполнения аудита чрезвычайно важно планирование. Со-всем не требуется чересчур углубляться в предмет аудита или готовить про-странные контрольные листы, нужда в которых целиком зависит от аудитора и его подхода к аудиту. Достаточно сказать, что аудит не должен начинаться без подготовленной информации и достаточных знаний предмета. Планирование аудита нужно для того, чтобы связать исследовательский процесс с общей по-литикой и целями организации в области качества и показать затем как она пла-нирует СМК.

В частности, аудитор должен знать данную процедуру и, по мере про-движения по ней, ясно представлять весь порядок выполнения работы: в каких местах необходимо действие, а в каких следует выполнять проверки. Эти мо-менты необходимо знать для того, чтобы выполнить аудит адекватно и профес-сионально.

Например: аудитор обязан хорошо представлять любую деятельность, как процесс со своим входом и выходом. Это позволяет установить четкие границы процесса, т. е. какая процедура является началом процесса, какой процедурой завершается процесс и кому, куда именно и в какой форме передается инфор-мация на выходе. В таком случае специалисты организации могут точно опи-сать переходы от одного процесса к другому и установить взаимосвязь и взаи-модействие процессов, а аудитор оценить и проверить эти процедуры, т. к. зна-ет, что именно на переходах возникают несоответствия.

Могут возникнуть и другие аспекты аудита, не являющиеся частью про-цедуры, но тем не менее такие же значимые. К ним могут относиться иденти-фикация материалов и оборудования, их хранение, чистота производственных площадей и т. д. Аудитор в процессе планирования аудита может делать по-метки по таким особым аспектом, но даже и без записей их тем не менее следу-ет учесть на этапе планирования.

Итак, на этапе планирования следует принять во внимание следующие моменты:

1. Детальное ознакомление с соответствующими процедурами и другими документами.

2. Осведомленность по любым аспектам деятельности проверяемых структурных подразделений или функций, которые не отражены в документи-рованных процедурах.

3. Знание должностей и обязанностей проверяемых работников.

4. Знание действий и проверок, требуемых процедурами или подобными документами.

33

5. Знание того, каких доказательств можно ожидать в процессе аудита для подтверждения завершения действий и проверок.

6. Знание того, какому направлению аудита следовать.

Таким образом, при составлении плана аудитор обязан осуществить сле-дующие действия:

изучить область проверки; изучить вид деятельности;

прочитать внутренние процедуры и рабочие инструкции;

изучить схему организационной структуры проверяемого подразделения; составить контрольный лист/памятную записку;

согласовать дату и сроки с ведущим аудитором; и владеть соответствующими знаниями.

Знание процедур

Понимание организационной структуры Знание обязанностей персонала Знание действий и проверок

Знание путей поиска доказательств Знание своей схемы аудита

Контрольные листы

Контрольный лист может быть одним из самых полезных средств для ау-дитора, но только если он хорошо подготовлен и предназначен для той кон-кретной ситуации, где он будет использоваться.

Цель контрольного листа – напомнить аудитору об информации, которую он должен получить и о том, что фактически должно быть проверено. Не надо использовать его только как вопросник для персонала, который проверяют и результаты ответа могут быть использованы для составления отчета.

Один из способов подготовки контрольного листа – взять стандарт, про-цедуру или инструкцию, по которым вы проводите аудит, и перевернуть утвер-ждение, сделав из них вопросы, например:

Из вопроса «Аудиты выполняются специально обученными аудитора-ми?» получится

«Каковы требования обучения для аудиторов» и т. д.

Если аудит выполняется по стандартам ИСО, тогда пригодится использо-вание подсказок, например:

Контроль документации: Процедуры

Чертежи Отчетность (записи) Обновление

Выпуск и т. д.

34

Обычно вопросы могут напоминать аудитору об информации, которую нужно найти. Необходимо оставить место для того, чтобы аудитор имел воз-можность записать полученные ответы, подробные данные интервьюируемого лица, пункты, оборудование, документы и т. д., которые проверяются, все это должно быть также записано, как и любое относящееся к делу замечание.

Иногда контрольные листы могут стать как бы записью аудита, дополняя любые негативные находки, которые могут быть внесены в отчет о несоответ-ствии. Как таковые они увеличивают ценность аудита и обеспечивают полез-ные данные для последующих планирующихся визитов.

Другое использование контрольного листа – помочь управлять временем. Аудитор должен уметь проследить за временем, потраченным на уже пройден-ные пункты, и поэтому может спланировать последующие шаги, чтобы завер-шить аудит своевременно (таблица 1).

Если после систематического аудита структурного подразделения не бы-ли найдены несоответствия, то нет необходимости искать, лишь бы что-то было найдено. Только внесите слово «Согласен» в контрольный лист и подпишитесь.

Контрольные листы

Цель – памятка

Подготавливаются с использованием местных процедур

Должны использоваться для ответов на развернутые вопросы

Могут быть включены дополнительные вопросы

Являются «гибкими» документами

Полезный «менеджер» времени

Таблица 1

Пример контрольного листа

Отдел закупок Комментарии аудитора Время

1. Завершение определенных ранее корректирующих воздействий

2. Обеспечение эффективных процедур по закупкам (снабжению)

Записей нет.

Аудит не проводился. Как обеспечиваются про-цедуры по закупкам

3. Перечень/записи одобренных постав-щиков

4. Исключительное использование одоб-ренных поставщиков

5. Данные по закупкам

6. Анализ данных по закупкам

7. Внутрипроизводственные взаимосвязи

35