1.4. Кодування

Класифікація і кодування - це дві невіддільні частини одного процесу перекладу різноманітної економічної інформації з природної мови на формалізовану мову ЕОМ. Наведемо основні терміни й поняття, які використовуються в цій галузі.

Класифікація - поділ множини об’єктів на частини за їх подібністю або відмінністю згідно з прийнятими методами. У класифікації використовуються такі поняття:

Система класифікації - сукупність методів і правил класифікації та їхній результат.

Об’єкт класифікації - елемент класифікованої множини. Ознака класифікації - властивість або характеристика об’єкта, за якою виконується класифікація. Значення ознаки - якісне або кількісне вираження ознаки класифікації. Класифікаційне угруповання - частина об’єктів, яка виділена під час класифікації. Найпоширенішими є такі назви класифікаційних угруповань: клас, підклас, група, підгрупа, вид, підвид, тип.

Ступінь класифікації - етап класифікації при ієрархічному методі, внаслідок якого формується сукупність класифікаційних угруповань (або результат чергового поділу об’єктів одного класифікаційного угруповання). Глибина Класифікації ~ кількість ступенів класифікації. Засобом вираження результатів класифікації є кодування. Кодування - створення і присвоєння коду класифікаційному угрупованню та об’єктові класифікації.

Код - знак, або сукупність знаків, узятих для позначення класифікаційного угруповання і об’єкта класифікації.

Алфавіт коОу - система знаків, узятих для створення коду.

Основа коду - кількість знаків у алфавіті коду.

Розряд коду - позиція знака в коді.

Довжина коду - кількість знаків у коді без урахування пропусків. Структура коду - умовне позначення складу та послідовності розміщення знаків у коді.

Контрольне число - розрахункове число, яке використовується для перевірки вірогідності запису коду.

Перекодування - присвоєння закодованому об’єкту нового коду.

Перекодувальні таблиці - таблиці взаємної відповідності кодів одних і тих самих класифікаційних угруповань, або об’єктів класифікації з різних класифікаторів.

Матеріальним утіленням класифікації і кодування є класифікатор.

Класифікатор - офіційний документ, що являє собою систематизований перелік назв і кодів класифікаційних угруповань або об’єктів класифікації.

Класифікатори можна створювати системним або локальним способом. За системним способом інформація класифікується з урахуванням вимог різних рівнів управління (підприємство, міністерство, відомство тощо), за локальною - в межах одного підприємства, організації або установи.

Класифікація і кодування - невіддільний елемент створення і функціонування комп’ютерних ІС. Метою класифікації і кодування є упорядкування та взаємоузгодження різних предметів, понять, властивостей чи інших елементів інформації. Використанням кодів можна значно скоротити обсяги інформації, трудомісткість її оброблення на всіх етапах технологічного процесу автоматизованого оброблення даних.

Методи класифікації економічної інформації. Метод класифікації - це сукупність правил створення системи класифікаційних угруповань та їхні зв’язки між собою. Розрізняють два основні методи класифікації: ієрархічний та фасетний.

Ієрархічний метод класифікації характеризується тим, що початкова множина об’єктів техніко-економічної інформації послідовно поділяється на угруповання (класи) першого рівня поділу, далі - на угруповання наступного рівня тощо. Сукупність угруповань утворює при цьому ієрархічну дерево подібну структуру, яку часто зображають у вигляді розгалуженого графа, вузлами якого є угруповання. Недоліки ієрархічного методу класифікації:

- жорсткість структури, яка зумовлена фіксованістю ознак та їхньою послідовністю;

- не дає змоги поділяти об’єкти за будь-яким раніше не передбаченим довільним поєднанням ознак;

- ускладнює автоматизоване оброблення, оскільки утворюється нестандартний розподіл послідовності ознак.

Перелічені недоліки ієрархічного методу класифікації компенсуються фасетним (багатоаспектним) методом, за якого початкову множину об’єктів можна незалежно поділяти на класифікаційні угруповання щоразу з використанням однієї з обраних ознак. Кожна ознака фасетної класифікації відповідає фасеті, що являє собою список значень найменованої ознаки класифікації. Наприклад, ознака „колір” містить такий список значень: „червоний”, „білий”, „чорний”, „зелений” тощо. Отже, систему класифікації можна подати переліком незалежних фасетів (списків), які містять значення ознак класифікації. Вибір того чи іншого методу класифікації залежить від управління.

Мета кодування номенклатур економічних досліджень у тому, щоб подати інформацію в компактній формі. Процес кодування - це сукупність правил, за якими окремим об’єктами номенклатури присвоюють відповідні позначення - буквені або цифрові, що являють собою систему кодування. Розрізняють такі системи кодування: порядкову, систему повторення, розрядну (позиційну) і комбінованому.

Порядкова система застосовується для кодування, однозначних, стабільних і простих номенклатур, передбачає присвоєння об’єктам цифрових номерів їх розміщення в номенклатурі з натурального ряду пропуску номерів.

Переваги даної системи - простота побудови та значність, густота записів найбільш економічна за кількістю розрядів, містить необхідний резерв вільних номерів для нових об’єктів. У межах кожної серії об’єктам присвоюються номери за порядком. При цьому в кожну серію обов’язково включаються резервні коди, які можна присвоювати новим об’єктам даної номенклатури.

Недоліки - не передбачається групування за ознаками, важко встановити оптимальну кількість вільних номерів, важко запам’ятовувати появу нових об’єктів даної номенклатури.

Система повторення використовує буквені або цифрові позначення, (1КІ), що безпосередньо характеризують об’єкт, який кодується (наприклад, маса, розмір об’єкта тощо), або асоціативно зв’язані з ним деякі дані, такі як місце (приміщення, адреса тощо).

Коди повторення в чистому вигляді використовують рідко, але вони можуть входити до комбінованих кодів. Код повторення можна застосовувати, наприклад, для позначення дат (рік, місяць, число), розрядів робітників і робіт, синтетичних і аналітичних рахунків тощо.

Переваги - легко запам’ятовуються, оскільки вони виражають ознаки, що вклалися в силу їхньої природної й логічної зумовленості. Для кодування складних багатоозначних номенклатур - класифікаційній ознаці відводиться певна кількість позицій, яка залежить від кількості об’єктів у класифікаційному угрупованні. Така система знаходиться в ієрархічній класифікації. Розрядна система забезпечує чіткість і логічність кодів, чітке виділення кожної класифікаційної ознаки, зручність для машинної інформації, але разом з тим потребує збільшення кількості коду.

Таблиця 1.1

Приклад шахової побудови кодів

Крім того, недоліками даного кодування є позиційні коди. Вони часто характеризуються великою складністю побудови і відсутністю необхідної гнучкості при їх структурному утворенні. За розрядною системою можна побудувати коди матеріальних цінностей, коди причин і винуватців браку, простою устаткування. Коди двоозначних номенклатур (причин і винуватців браку, простоїв устаткування тощо) іноді називають матричними або шаховими (табл. 1.1). Для кодування великих багатоозначних номенклатур, які характеризуються і підлеглістю, і незалежністю окремих класифікаційних ознак, використовується комбінована система, яка базується на різних поєднаннях принципів кодування за всіма розглянутими системами. Комбіновані коди при усій їхній чіткості й логічності побудови мають найраціональнішу структуру, достатню гнучкість, її можна застосовувати як тля ієрархічних, так і багатоаспектних номенклатур.

Незалежно від застосовуваної системи кодування коди номенклатур повинні бути передусім орієнтовані на машинне оброблення інформації, мати по можливості мінімальну довжину, володіти достатньою надлишковістю і гнучкістю. Вони повинні слугувати не лише для економії пам’яті ЕОМ і пов’язаного з цим прискоренням оброблення даних, а й для підвищення рівня автоматизації процесів оброблення, до того ж як приклад у табл. 1.2 наведена система кодування номенклатури гвинтів і самонарізів.

Таблиця 1.2.

Приклад кодування номенклатури гвинтів і самонарізів за різними системами

При розв’язуванні економічних завдань слід забезпечити їх порівнюваність та можливість використання цих результатів для розв’язування інших завдань. Цього можна досягти за наявності єдиних систем угруповань, здобутих за єдиними класифікаційними ознаками.

Такі проблеми вирішують створенням Єдиної системи класифікації та кодування техніко-економічної інформації (ЄСКК ТЕІ).

ЄСКК являє собою комплекс взаємопов’язаних класифікаторів ТЕІ, пристосованих до безпосереднього оброблення засобами обчислювальної техніки з автоматизованою системою ведення цих класифікаторів. ЄССК складається із сукупності взаємопов’язаних класифікаторів ТЕІ, систем їх ведення, науково-методичних і нормативно-технічних документів з розроблення, ведення та впровадження, а також організацій і служб, які виконують роботи з класифікації та кодування.

ЄСКК ТЕІ охоплює широкий аспект об’єктів, інформацію про які використовують у процесі управління народним господарством. Перелік об’єктів ТЕІ, які відповідають класифікаційній множині класифікаторів і визначає їхні види, охоплює продукцію, що випускається в країні, структурні та адміністративні одиниці народного господарства (галузі, міністерства, відомства, об’єднання, підприємства, установи), адміністративно-територіальні одиниці, трудові ресурси і вили діяльності, природні ресурси, документацію тощо. Особливим видом об’єктів у цьому переліку є техніко-економічні показники, які відображають діючий і плановий стан економіки

Основною метою створення ЄСКК ТЕІ с стандартизація інформаційного забезпечення процесів управління народним господарством на основі застосування засобів обчислювальної техніки. Залежно від рівня затвердження та сфери застосування класифікатори ТЕІ поділяються на такі категорії, як загальнодержавні, галузеві (відомчі), та класифікатори об’єднань, підприємств та установ.

Згідно з установленими категоріями науково-технічної документації, загальнодержавні класифікатори за статусом їх затвердження та застосування прирівнюються до державних стандартів, галузеві - до галузевих стандартів, класифікатори підприємств - до стандартів підприємств.

Загальнодержавні класифікатори ТЕІ мають затверджуватися Держстандартом України і обов’язково застосовуватися при обміні інформацією між системами управління різних міністерств або відомств.

Галузеві (відомчі) класифікатори затверджуються відповідними міністерствами (відомствами) країни і застосовуються при обміні інформацією між об’єднаннями, підприємствами та організаціями, підпорядкованими міністерству або відомству.

Класифікатори підприємств затверджуються керівництвом підприємств і застосовуються при організації інформаційної взаємодії всередині підприємства.

Впровадження загальнодержавних класифікаторів ТЕІ передбачає заміну класифікаторів, які використовуються в межах окремих систем, а також застосування перекодувальних таблиць, які встановлюють відповідність кодів як зальнодержавних так і внутрішньосистемних класифікаторів на вході й виході системи, тобто при організації інформаційної взаємодії систем.

Впровадження загальнодержавних класифікаторів передбачає їх використання при кодуванні реквізитів форм економічних документів і кодування всіх номенклатур, які використовуються при виконанні економічних розрахунків.

Контрольні питання

1. Що розуміють під поняттям система?

2. Які властивості має система?

3. Назвіть етапи розвитку інформаційних систем.

4. Яка особливість економічної інформаційної системи?

5. Які є види інформаційних систем?

6. Назвіть основні фактори, які визначають результати створення і функціонування АІС.

7. З якою метою створюється кодування й класифікація інформації?

Лекція 2. Тема: Принципи побудови управлінських інформаційних систем в аналізі та аудиті План

2.1. Структура інформаційних систем

2.2. Класифікація інформаційного забезпечення для прийняття управлінських рішень

2.3. Види управлінських інформаційних систем

2.1. Структура інформаційних систем

Комп’ютерні ІС належать до класу складних систем, які містять багато різноманітних елементів, що взаємодіють між собою. Тому при створенні комп’ютерних ІС потрібно визначити їх структуру.

Загалом під структурою комп’ютерних ІС розуміють характеристику внутрішнього стану системи, опис постійних зв’язків між її елементами.

При описуванні ІС використовують кілька видів структур, які вирізняються типами елементів та зв’язків між ними, зокрема функціональними, технічними, організаційними, документально-алгоритмічними, програмами та інформаційними структурами.

Функціональна структура - це структура, елементами якої є підсистеми, а зв’язки між елементами - потоки інформації.

Технічна структура - це структура, елементами якої є обладнання комплексу технічних засобів (КТЗ) ІС, а зв’язки між елементами відображають інформаційний обмін.

Під організаційною розуміють структуру, елементами якої є колективи людей і окремі виконавці, а зв’язки між елементами - інформаційні, субпідрядності та взаємодії.

Документальна структура - це структура, елементами якої є неподільні складові й документи ІС, а зв’язки між елементами - взаємодії, вхідності та субпідрядності.

Елементами алгоритмічної структури є алгоритми, а зв’язки між алгоритмами реалізуються за допомогою інформаційних масивів.

У програмній структурі зв’язки між елементами також реалізуються у вигляді інформаційних масивів, а елементами структури є програмний модуль.

Інформаційна структура - це структура, елементами якої є форми існування і подання інформації в системі, а зв’язки між ними - операції перетворення інформації в систему.

Поняття системи, накладаючись на реальну дійсність, окреслює якусь частину, що дозволяє вивчати властивості тієї частини й подавати її у вигляді інформаційних та інших моделей. Використовуючи системний підхід, можна сказати, що ЕІС, як і всяка інша система, складається з елементів (АБВ-підсистем), що знаходяться в певних відносинах один з одним. Множина цих відношень разом з елементами утворюють структуру системи. Отже, ЕІС - це частина реальної дійсності, зображена у вигляді множини елементів і відношень між ними. Ознаки структуризації системи, тобто декомпозиції на складові частини, задаються людьми відповідно до здорового глузду і залежно від поставлених завдань. Загальним поділом на підсистеми ЕІС є виділення забезпечувальної та функціональної частин.

Інформація так само необхідна управлінському апарату, як об’єкту управління - сировина і ресурси. Забезпечувальна частина ЕІС складається з інформаційного, технічного, програмного, організаційного, правового, ергономічного та інших видів забезпечення. Вона формується внаслідок систематизації первинних даних, якими є конкретні фінансово-господарські факти, стан або процеси і мають власний матеріальний носій (бухгалтерські документи, магнітні носії тощо).

Будь-яка система управління має справу з двома видами інформації: зовнішньою і внутрішньою.

Для зовнішньої інформації характерна наближеність, неточність, суперечливість. В основному вона стосується стану ринку і конкурентів, прогнозів відсоткових ставок і цін тощо. За своєю суттю така інформація має імовірнісний характер і тому обробляти її стандартними програмними засобами складно. Це зумовило створення особливих інформаційних систем, гцо одержали назву експертних.

Внутрішня інформація виникає в самій системі управління і відображає в різні часові інтервали розвитку об’єкта управління його фінансово-господарський стан і директиви цін на випадок відхилень від установлених параметрів. Як правило, ці дані вимірюються, і в управлінських документах фіксується точна інформація.

Технічні засоби є основою побудови ЕІС. Потужність цих засобів значною мірою визначає склад завдань управління. До технічних засобів ІС належать засоби передачі, нагромадження і оброблення інформації. Усі технічні засоби ІС, які використовувані в країні, становлять поняття „національні інформаційні ресурси”, які поряд з матеріальними та енергетичними ресурсами необхідно включати в оцінку економічної потужності країни. Оцінки національних інформаційних ресурсів ще потребують свого уточнення, але за вхідні можна взяти, наприклад, оцінки інформаційної продуктивності та ефективності всіх засобів передачі й переробки інформації в країні, віднесені до кількості населення.

Інформаційні ресурси необхідно виробляти. У зв’язку З цим виникло поняття „промисловість оброблення даних” (ПОД), тобто це вся сфера проектування, виробництва і промислової експлуатації інформаційних ресурсів.