11. Класифікація кадрової документації:

Найчисленнішою групою документів є система уп­равлінських (адміністративних, загальних) документів, пов’язана з виконанням основних управлінських фун­кцій (планування, координація діяльності тощо).

До її складу входять:1. Організаційні документи (положення, статут, інспекція, правила).

2. Розпорядчі документи (постанова, ухвала, розпоряд­ження, наказ, витяг із наказу, вказівка).

3. Довідково-інформаційні документи (акт, відзив, ви­сновок, довідка, доповідь; службова, доповідна та пояс­нювальна записки; запрошення (повідомлення), пропозиція, звіт, огляд, план роботи, оголошення, протокол та витяг із протоколу, службові листи (офіційна кореспон­денція), телеграма, факс, телефонограма).

4. Документи з кадрово-контрактових питань (автобіографія, заява, посвідчення, характеристика, список, контракт, трудова угода).

5. Особисті офіційні документи (доручення, розписка, заповіт, посвідчення).

Введення обліку особової справи:

Облікові документи, зокрема особова картка форми П-2 або П-2ДС та особова справа, дуже важливі для визначення стажу роботи щодо призначення пенсій, при оформленні дубліката трудової книжки в разі її втрати або в інших випадках. Ігнорування вимог щодо оформлення, ведення та зберігання зазначених облікових документів — неприпустиме. Про загальні вимоги до ведення особових справ на підприємстві, про те, в якій послідовності готуються документи, що включаються в особові справи, та багато іншого ви дізнаєтеся зі статті. Наведено приклади заповнення таких документів.

Особова справа працівника — це комплект документів, які містять в собі біографічні дані працівника, відомості щодо його освіти, роботи до прийняття на підприємство, в установу, організацію, відомості про військову службу, сімейний стан, місце проживання, відомості про державні нагороди (відзнаки), накладення і зняття стягнень, а також інші документи, зокрема накази, характеристики тощо.

Загальні вимоги Особова справа комплектується з таких документів і в такій послідовності: опис документів;

• доповнення до особового листка з обліку кадрів;

• особовий листок з обліку кадрів;

• автобіографія;

• копії документів про освіту;

• копія документа про затвердження на посаді (у випадках, передбачених чинним законодавством);

• заява про прийняття на роботу (контракт);

• виписка з рішення конкурсної комісії;

• наказ (розпорядження) про прийняття (призначення) працівника на роботу (на посаду).

Тема 4. Документаційне забезпечення роботи з персналом

Документація в у-нні персоналом.

Управлінську діяльність можна простежити через систему документування. Суть документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій.

Управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно –розпорядчі та інші.

Документаційне забезпечення управління - це діяльність апарату управління, що охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення їм управлінських функцій. Від правильної організації і найбільш повної механізації й автоматизації обробки документів залежить підвищення ефективності всього процесу управління кадрами.

При здійсненні управлінських процесів використовують різні розпорядчі документи (рішення, наказ, розпорядження, протокол, план-графік тощо) та довідково-інформаційні документи (службові записки, акти, листи та ін.), які набувають сили розпорядчих документів за наявності на них резолюції керівника, яка зобов'язує розпочати певні дії.

Вимоги до орг. кадров. Діловодства. визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства (чи системи) з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо.

Кадрове діловодство ведеться у таких напрямах;

1. Облік особового складу установи та її підрозділів.

2. Підготовка звітів та необхідних довідок про переведення кадрів, розробка та виготовлення необхідних форм та бланків для цього.

3. Облік стану підготовки, перепідготовки кадрів та зарахування їх до резерву.

4. Облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням, насамперед виконання наказів та розпоряджень по кадрах.

5. Організація документообігу для забезпечення оперативного і чіткого виконання та проходження документів і доручень керівництва стосовно всіх напрямів роботи з кадрами, додержання загальних та специфічних для кадрової роботи правил складання та виконання документів.

6. Складання номенклатурних справ з кадрового діловодства, їх оформлення та ведення.

7. Підготовка документів з кадрів для передачі в архів на зберігання.

8. Механізація, автоматизація і комп'ютерна обробка даних з особового складу.

Класифікація Кадрової документації

Організаційні документи кадрових служб

Під кадровою документацією маються на увазі документи, що регламентують порядок використання роботодавцем найманої праці, регістри обліку робочого часу, документи, що відображають факти прийняття на роботу, звільнення з роботи, надання відпустки, направлення у відрядження тощо. Мається на увазі такий перелік документів:

Штатний розпис, який складається на бланку підприємства і містить перелік посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки і місячний фонд заробітної плати.

Правила внутрішнього трудового розпорядку - визначають організацію роботи на підприємстві, обов'язки працівників та адміністрації, режим роботи та інші питання..

Загалом правила складаються в довільній формі й мають містити таку інформацію:

- порядок прийняття на роботу працівників та звільнення їх з роботи;

- права й обов'язки роботодавця;

- права й обов'язки працівників;

- режим роботи;

- порядок заохочення за роботу;

- порядок накладення стягнення за порушення трудової дисципліни тощо.

Посадові інструкції регламентують організаційно - правове становище працівників, ними закріплені функції, права, обов'язки, відповідальність і взаємини працівника з іншими співробітниками підприємства. Розробляються керівниками структурних підрозділів на підставі наказу керівника підприємства. При розробці посадової інструкції слід користуватися Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників „ Професії працівників загальні для всіх видів економічної діяльності", затвердженого наказом Мінпраці від 29.12.2004 року № 336

Посадова інструкція складається з розділів : 1. Загальні положення. 2. Обов'язки. 3. Права. 4. Відповідальність.

До розпорядчих документів по особовому складу належать накази і розпорядження.

Підстави для утворення цих документів:

Розпорядження (вказівка) керівника підприємства.

Доповідні записки керівників структурних підрозділів.

Заяви працівників.

Підписані контракти.

Наказ реєструється в книзі реєстрації наказів і розпоряджень по особовому складу (окрема книга).

Накази по особовому складу мають в основному розпорядчу частину, в якій вказується дія, що оголошується наказом, а також безпосередньо, до якої стосується наказ.

Після розпорядчої частини вказуються підстави видання наказу.

Послідовність питань у груповому наказі:

Прийняття на роботу або призначення.

Переведення.

Звільнення.

Все інше.

У кожній групі питань прізвища рекомендують розміщувати в алфавітному порядку.

Всі накази зберігають 1 рік, потім переводять до архіву.

Накази по особовому складу і книги, де вони реєструються – документи постійного зберігання. У разі ліквідації підприємства вони передаються до Державного архіву

До основних документів з обліку кадрів (особового складу) належать:

• накази про прийняття, переведення та звільнення працівників (первинні документи з обліку чисельності працівників);

• особова картка за формою № П-2 (ведеться на всіх працівників, незалежно від строку, трудового договору і форми власності, виду діяльності й галузевої належності підприємства, установи, організації);

• особова справа (ведеться на керівників, спеціалістів і матеріально відповідальних працівників):

• штатно-посадова книга, алфавітна книга, книга руху кадрів тощо.

Док. Правових взаємовідносин

Нормати́вно-правови́й а́кт — офіційний письмовий документ, прийнятий уповноваженим на це суб'єктом нормотворення у визначеній законодавством формі та за встановленою законодавством процедурою, спрямований на регулювання суспільних відносин, що містить норми права, має неперсоніфікований характер і розрахований на неодноразове застосування.

Нормативно-правові акти поділяють на закони та підзаконні нормативно-правові акти.

Закони — це нормативно-правові акти, що видаються законодавчими органами (у нашій державі — Верховною Радою України), мають вищу юридичну силу і регулюють найважливіші суспільні відносини.

Закони зазвичай поділяються на конституційні та звичайні.

Усі закони мають вищу юридичну силу, яка полягає у тому, що:

ніхто, крім органів законодавчої влади, не може приймати закони, змінювати чи скасовувати їх

лише Конституційний Суд України може визнати закон України чи його окреме положення неконституційним

усі інші нормативно-правові акти повинні видаватися відповідно до законів

у разі колізій між нормами закону і підзаконного нормативно-правового акту діють норми закону.

Підзаконні нормативно-правові акти — результат нормотворчої діяльності компетентних органів держави (їх посадових осіб) та уповноважених на те державою громадських об'єднань. Такі акти зазвичай розвивають чи деталізують окремі положення законів.

накази по кадрах оформляють прийом на роботу, переміщення і переведення працівників

Документи з оформлення прийому, звільнення, переміщення працівників, надання відпусток, заохочення, стягнення, складають групу документів з роботи з персоналом підприємства. До таких документів відносяться: накази з особового складу, заяви, контракти з працівниками підприємства, трудові книжки, особисті картки і т.д. Усі ці документи формують особисті справи працівників підприємства.

Облік особової справи

Особова справа працівника — це комплект документів, які містять в собі біографічні дані працівника, відомості щодо його освіти, роботи до прийняття на підприємство, в установу, організацію, відомості про військову службу, сімейний стан, місце проживання, відомості про державні нагороди (відзнаки), накладення і зняття стягнень, а також інші документи, зокрема накази, характеристики тощо.

Загальні вимоги

Особова справа комплектується з таких документів і в такій послідовності:

опис документів;

доповнення до особового листка з обліку кадрів;

особовий листок з обліку кадрів;

автобіографія;

копії документів про освіту;

копія документа про затвердження на посаді (у випадках, передбачених чинним законодавством);

заява про прийняття на роботу (контракт);

виписка з рішення конкурсної комісії;

наказ (розпорядження) про прийняття (призначення) працівника на роботу (на посаду).

Застереження. Облікові документи, зокрема особова картка форми П-2 (П-2ДС) та особова справа, дуже важливі для визначення стажу роботи щодо призначення пенсій, при оформленні дубліката трудової книжки в разі її втрати, в інших випадках. Нормативними актами встановлено строк зберігання облікових документів — «75р – В». Ігнорувати вимоги щодо оформлення, ведення та зберігання зазначених облікових документів є недопустимим.

У разі якщо особові картки і особові справи при прийнятті працівників на роботу не були оформлені, їх слід оформити, керуючись рекомендаціями, викладеними у цій статті та статті «Облік персоналу».

У подальшому, в хронологічній послідовності, до особової справи додаються: накази (розпорядження) про зміни анкетних даних; копії документів, які підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування; характеристики; атестаційні листки та ін.

Не рекомендується включати до особової справи накази про переведення на іншу роботу, заохочення, дисциплінарні стягнення (зазначені відомості записуються до розділу «Доповнення до особового листка з обліку кадрів»).

До особової справи не додають: накази (розпорядження) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації, стажування тощо.

Кожній особовій справі надається порядковий номер, що відповідає номеру у штатно-посадовій книзі. Особові справи можуть бути систематизовані в алфавітному порядку або за структурними підрозділами відповідно до штатного розпису.

Особові справи зберігаються так само, як і секретні документи, і видаються для службового користування лише посадовим особам, коло яких визначається керівником підприємства, під розписку у спеціальному журналі або контрольній картці.

Не дозволяється виносити особову справу з приміщення кадрової служби та затримувати її повернення понад добу. У разі використання особової справи категорично забороняється робити будь-які виправлення записів у ній або вносити до неї нові, вилучати з особової справи документи.

Перелік документів, потрібних для призначення пенсії за віком

До заяви про призначення пенсії за віком додаються такі документи:

а) довідка податкової адміністрації про присвоєння ідентифікаційного номера заявнику.;

б) документи про стаж;

в) довідка про заробітну плату особи за період страхового стажу до 1 липня 2000р.(за бажанням особи або у випадку,якщо тривалість страхового стажу після 1 липня 2000 року менше ніж 60 місяців);

г) паспорт (або інший документ, що засвідчує цю особу, місце ЇЇ проживання (реєстрації) та вік).

Крім паспорта, за документ, що засвідчує місце проживання особи, приймається довідка уповноважених органів з місця проживання (реєстрації), в тому числі органів місцевого самоврядування.

Іноземні громадяни та особи без громадянства подають також копію посвідки на постійне проживання (реєстрації);

д) фотокартка особи;

е) свідоцтво про шлюб ( для жінок);

ж) свідоцтво про народження (для жінок).

Одноразова допомога при народженні дитини

· заява;

· копія свідоцтва про народження дитини;

· довідка, видана державним органом реєстрації актів цивільного стану для призначення одноразової допомоги при народженні дитини (дійсна протягом шести місяців від дня народження)

· копія рішення про усиновлення чи встановлення опіки.

Допомога по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку

· заяву;

· наказ про надання відпустки по догляду за дитиною.

Допомога на дітей одиноким матерям

· заява про призначення допомоги;

· довідка державного органу реєстрації актів цивільного стану про підстави внесення до книги реєстрації народжень відомостей про батька дитини;

· копія свідоцтва про народження дитини;

· довідка про проживання дитини з матір’ю, видана за місцем проживання сім’ї.

Державна соціальна допомога малозабезпеченим сім’ям

· заява;

· документ, що посвідчує особу заявника;

· довідка, про склад сім’ї;

· декларація про доходи та майно (заповнюється на підставі довідок про доходи кожного члена сім’ї);

· довідка про наявність та розмір земельної частки (паю).

Одноразова винагорода жінкам, яким присвоєно почесне звання України “Мати-героїня”

Для отримання винагороди жінка або уповноважена нею особа подає до органу тотального захисту за місцем реєстрації такі документи:

- заява про виплату винагороди із зазначенням способу виплати (через банківську установу або поштове відділення);

- копія сторінок паспорту з даними про прізвище, ім’я, по батькові та місце реєстрації;

- копію посвідчення “Мати-героїня”.

Звітна документація кадрових служб

Усі установи, підприємства й організації, незалежно від форми власності, подають органам державної статистики за місцем знаходження, а також своєму вищому управлінському органу звіти про чисельність окремих категорій працівників та про підготовку кадрів за формою №6-ПВ "Звіт про кількість працівників, їхній якісний склад та професійне навчання" (далі — форма №6-ПВ). Звіт готується кадровою службою організації і подається щороку 5 січня.

Розділ І (форма №6-ПВ).

облікова кількість штатних працівників;

· кількість працівників, які згідно з трудовим договором прийняті на роботу на умовах неповного робочого дня (тижня) або яким надалі було встановлено неповний робочий день (тиждень) за згодою працівника;

· здійснюється розподіл працівників за віковими групами залежно від числа повних років, що виповнилося їм за станом на кінець року;

· кількість працівників з неповною, базовою та повною вищою освітою;

- кількість працівників, які отримують пенсії за вислугу років.

-кількість жінок, які відповідно до статті 17 Закону України "Про відпустки" на кінець звітного періоду перебувають в оплачуваних відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами;

-кількість осіб, які відповідно до статті 18 Закону України "Про відпустки" на кінець звітного періоду перебувають у відпустках для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;

-ількість працівників, які захистили дисертацію на здобуття наукового ступеня й отримали диплом доктора чи кандидата наук незалежно від дати його видачі;

- кількість працівників, які зайняті на роботах зі шкідливими умовами праці,

При складанні статистичного звіту важливо правильно врахувати пенсіонерів-пільговиків.

Розділ ІІ (форма №6-ПВ).

У цьому розділі наводяться дані про всіх штатних працівників облікового складу (крім сумісників), уключаючи і тих, які звільнилися впродовж року, але у звітному році їх було навчено на виробництві за рахунок коштів підприємства, установи, організації (далі — підприємства) незалежно від форми навчання та типу навчального закладу. Особи, які навчалися за рахунок власних коштів, не враховуються.

Розділ ІІІ (форма №6-ПВ).

У цьому розділі відображається: загальна кількість працівників (крім сумісників), які пройшли навчання з підвищення кваліфікації;

· за місцем проведення навчання працівники розподіляються на тих, навчався безпосередньо на підприємстві (за місцем роботи) та тих, хто навчався в навчальних закладах (академії, інститути (центри) підвищення кваліфікації, перепідготовки тощо);

· виділяються особи, які пройшли навчання з підвищення кваліфікації за кордоном.

Тема 5

1. КАДРОВЕ ПЛАНУВАННЯ — це система комплексних рішень і заходів з реалізації цілей організації і кожного працівника, яка дозволяє:

забезпечити організацію персоналом відповідно до кількості і вимог робочих місць;

підібрати таких людей, які могли б вирішувати поставлені завдання як у поточному, так і в майбутньому періодах;

забезпечити високий рівень кваліфікації працівників;

забезпечити активну участь працівників в управлінні організацією.

Кадрове планування спрямоване як на вирішення проблем підприємства, так і на задоволення інтересів і потреб працюючих. Для організації важливо мати в потрібний час і на потрібному місці, в певній кількості та відповідної кваліфікації персонал, а працівникам — нормальні умови праці, стабільність зайнятості і справедливість оплати.

2. МЕТА. Планування персоналу повинно забезпечити максимальне розкриття здібностей працівників і їх мотивацію, врахувати економічні і соціальні наслідки при прийнятті відповідних рішень. Оскільки персонал є вирішальним фактором діяльності будь-якої організації, про ефективність кадрового планування можна судити з рівня досягнення цілей підприємством.

ЗМІСТ. Кадрове планування є складовою частиною планування в організації, оскільки кожний вид діяльності повинен бути забезпечений персоналом і буде ефективним за умови інтеграції в загальний процес планування.

Завдання кадрового планування — з одного боку, забезпечити людей робочими місцями в потрібний момент часу відповідно до їх здібностей і вимог виробництва. Робочі місця, з точки зору продуктивності І мотивації, повинні давати можливість працюючим оптимальним способом розвивати свої здібності, підвищувати ефективність праці, відповідати вимогам людини щодо умов праці і забезпечення зайнятості. З іншого боку, — забезпечити реалізацію планів підприємства з точки зору людського фактора — персоналу, його кількості, кваліфікації, продуктивності та витрат на найм працівників.

Принципи:

Принцип науковості. Планування проводиться на основі наукових даних, норм і нормативів. Так, необхідно проводити відслідковування змін у професійно-кваліфікаційній структурі персоналу, враховувати вплив зовнішніх й внутрішніх факторів і розробляти плани на перспективу.

Принцип економічності—суть його полягає в оптимізації витрат на персонал.

Принцип безперервності. Цей принцип передбачає планування не епізодичне, а безперервне, яку просторі, так і в часі. Даний принцип вимагає, щоб усі плани розроблялись з урахуванням перспектив, оскільки персонал завжди перебуває в постійному русі.

Безперервність дозволяє реалізувати принцип гнучкості, суть якого у корегуванні раніше прийнятих кадрових рішень або їх перегляду в будь-який час відповідно до змін в організації.

Єдність і взаємозв'язок діяльності підсистем організації вимагають дотримання в плануванні принципу узгодження планів персоналу в формі координації та інтеграції. Координація здійснюється "по горизонталі" — між підрозділами одного рівня, а інтеграція — "по вертикалі", тобто між вищими і середніми рівнями.

Принцип масовості передбачає залучення до процесу планування співробітників, які виконуватимуть ці плани, це активізує ініціативу виконавців. Особливе значення цього принципу — при складанні соціальних планів.

Принцип повноти. Планування повинно охоплювати всі питання з приводу відтворення, розвитку, використання персоналу та питання оплати Й умов праці.

Принцип точності—дотримуватись точних норм, нормативів, вимог зако-нодавчих документів, а також кількісних і якісних характеристик персоналу.

Одним із принципів кадрового планування є створення потрібних умов для виконання плану.

Перераховані вище принципи є універсальними, придатними для різних рівнів управління. Разом з тим на кожному рівні можуть застосовуватись і свої специфічні принципи. Наприклад, при плануванні на рівні підрозділу велику роль відіграє принцип вузького місця, суть якого полягає в тому, що загальний результат визначає працівник найнижчої продуктивності.

3. Кадрове планування включає два послідовних ЕТАПИ; етап розробки кадрового плану та етап прийняття рішень.

На інформаційному етапі проводиться збір інформації та статистичних даних відносно персоналу, здійснюється Їх обробка й аналіз кадрової ситуації і можливих варіантів її розвитку в майбутньому. Це дає можливість розробляти альтернативні варіанти. Тому на етапі розробки кадрового плану вивчаються альтернативні проекти, їх вплив на досягнення кадрово-економічних цілей організації. Це найбільш трудомісткий етап і вимагає професіоналізму працівників кадрових служб.

Етап прийняття рішень — це є утвердження одного з варіантів як обов'язкового орієнтиру для організації діяльності кадрових служб.

Обов'язковою умовою кадрового планування є визначення потрібних коштів для відтворення персоналу.

Загальними етапами планування кадрів підприємства будь-якої сфери діяльності є такі:

1) визначення очікуваної чисельності працівників на початок планового періоду;

2) розрахунок потреби в працівниках для виконання планового обсягу робіт;

3) обґрунтування (прогнозування) вибуття працівників у плановому періоді;

4) розрахунок поповнення працівників, необхідного для забезпечення планових обсягів діяльності.