41.Какие существуют универсальные методы, пригодные для обследования всех функциональных звеньев предприятия?

Среди универсальных методов, пригодных для обследования всех функциональных звеньев предприятия, наиболее важными являются следующие методы: - метод наблюдения применим в тех случаях, когда изучаемый вопрос не является трудным для понимания, и требуется лишь уточнить некоторые детали; - метод опроса исполнителей наиболее распространен, хотя имеет существенные недостатки. В процессе опроса приходится отвлекать людей от работы, а главное, полученные сведения могут быть не точными; - метод анализа материалов является наиболее точным и научно обоснованным. Материалы собираются различными способами и затем обрабатываются и анализируются по определенным научно разработанным методикам; - метод личного участия является наиболее достоверным, так как предполагает выполнение производственных операций лично проектировщиком. Если позволяет время обследования, то этот метод наиболее желателен для применения; - метод функционально-информационного анализа позволяет проследить и проверить обратную цепочку формирования функциональной структуры автоматизируемого объекта управления – от процедур к подсистемам. Метод предназначен для обследования информационных потоков в разрезе функциональных задач или операций для разных организационных звеньев предприятия. Информационный анализ предметной области выполняется в трех направлениях: - семантический уровень – смысловое содержание сообщений, их информативность для целей управления; - синтаксический уровень – состав и структура сообщений, правила их построения на вне и внутри машинных уровнях; - прагматический уровень – полезность сообщений для целей системы управления, выполнения функций управления и решения управленческих задач.

Среди универсальных методов, пригодных для обследования всех функциональных звеньев предприятия, наиболее важными являются следующие методы:

• наблюдения;

• опроса исполнителей (метод интервью);

• анализа материалов (анкетирования);

• личного участия.

42.Какие существуют характеристики документа?

характеристики каждого документа:

• система документации, к которой относится документ (конструкторская, технологическая, плановая, отчетно-статистическая, первичная учетная, организационно-распорядительная, расчетно-денежная и т. п.); 

• форма документа (для документов ручного заполнения – форма бланка, для машинного документа – экранная форма, машинограмма); 

• реквизитный состав документа или структура записи массива информации на машинном носителе; 

• характеристики объема информации документа (количество экземпляров документа, документострок или символов за фиксированный интервал времени – год,месяц).  • схема документооборота, которая отражает состав и последовательность выполнения управленческих процедур.

43. Каким образом производится кодирование полученной документации?

Для того, чтобы стало возможно проведение комплексного информационного анализа необходимо провести кодирование полученной документации. Для этого разработан метод кодирования, позволяющий в дальнейшем проводить анализ по различным критериям.

Кодированию подлежат:

- задачи и функции структурных элементов;

- предприятия/отделы/сектора/рабочие места в которые входит и исходит информация;

- тип документа;

- направление передачи (входящий, исходящий, внутренний);

- характеристики его использования (время оперативного использования, срок хранения).

Пример кодирования

Кодирование производилось следующим образом:

Название поля Пример кода

Функциональная принадлежность документа

УК02 УК – код задачи (управление кадрами)

02 – код функции (Подготовка приказов по личному составу)

Код структурного элемента 001.009.046.059 001 – код предприятия (Западные электросети)

009 – код отдела/службы (ОДС)

046 – код сектора (Оперативно-диспетчерский)

059 – код рабочего места (оперативная работа)

Тип документа зп02 зп – вид документа (записка)

02 - разновидность (служебная)