105. Какие существуют универсальные методы, пригодные для обследования всех функциональных звеньев предприятия?

Целью предпроектного обследования является получение полной и достоверной информации о объекту исследования. Предпроектное обследование включает в себя несколько этапов – сбор информации, первичная ее обработка.  Первичное обследование затрагивает два основных момента, характеризующих предприятие:  - решаемые задачи и выполняемые функции – на основе технологии анкетирования; - информационные потоки и связи, как внутренние, так и внешние – с помощью реестров. Согласно предложенной методологии построения информационной модели, обследование всех аспектов деятельности предприятий проводится на различных уровнях управления: • Предприятие (директор) • Службы и отделы (начальники отделов и служб)  • Рабочие группы и сектора (начальники групп и секторов в рамках отделов и служб) • Отдельные рабочие места Таким образом, для полного охвата деятельности подразделений предприятия, необходимо участие в обследовании всех перечисленных сотрудников. Каждый участник обследования получает набор материалов, обрабатывает согласно приложенным инструкциям, формализуя, таким образом, свою функцию управления. Среди универсальных методов, пригодных для обследования всех функциональных звеньев предприятия, наиболее важными являются следующие методы:  • наблюдения; • опроса исполнителей (метод интервью); • анализа материалов (анкетирования); • личного участия.

Все эти методы применяются, как правило, в различных сочетаниях, дают хороший эффект и предполагают разную степень личного участия проектировщика в обследовании.  Метод наблюдения применим в тех случаях, когда изучаемый вопрос не является трудным для понимания и требуется лишь уточнить некоторые детали.  Метод опроса исполнителей наиболее распространен, хотя имеет существенные недостатки. В процессе опроса приходится отвлекать людей от работы, а главное, полученные сведения могут быть не точными. Поэтому рекомендуется прибегать к этому методу в тех случаях, когда требуется уточнить некоторые неясности в изучаемом вопросе при условии, что опрос существенно облегчит труд проектировщика и сократит сроки обследования. Метод анализа материалов является наиболее точным и научно обоснованным. Материалы собираются различными способами и затем обрабатываются и анализируются по определенным научно разработанным методикам. Примером применения метода является анализ информационных потоков, рассматриваемый ниже. Метод личного участия является более достоверным, так как предполагает выполнение производственных операций лично проектировщиком. Однако главным его недостатком является значительное увеличение сроков и сложности обследования.

106. Какие существуют характеристики документа?

Важнейшие характеристики каждого документа:

• система документации, к которой относится документ (конструкторская, технологическая, плановая, отчетно-статистическая, первичная учетная, организа¬ционно-распорядительная, расчетно-денежная и т. п.); • форма документа (для документов ручного заполнения – форма бланка, для машинного документа – экранная форма, машинограмма): • реквизитный состав документа или структура записи массива информации на машинном носителе; • характеристики объема информации документа (количество экземпляров до¬кумента, документострок или символов за фиксированный интервал времени – год, месяц). • схема документооборота, которая отражает состав и последова¬тельность выполнения управленческих процедур.