I. Деятельность предприятия в области делопроизводства

Делопроизводство – это документирование деятельности предприятия, с одной стороны, и деятельность по составлению, оформлению, созданию, передаче документов для исполнения, контроль исполнения документов и организация их хранения.

Значит, делопроизводство – это один из видов деятельности, реализуемых также через познание, общение и труд.

Определим: "Что такое деятельность?"

Деятельность – это специфическая форма активного отношения человека к окружающему миру с целью преобразования и целесообразного изменения последнего.

Содержание деятельности реализуется через ее три основных вида:

— Познание – исследование, поиск новых знаний и творческое их исследование;

— Общение – коммуникативное, перцептивное и интерактивное налаживание контактов;

— Труд – производительный, материальный и интеллектуально-духовный

ДЦ+М+СВ+Ф+С+У = ПР.

Успех и продуктивный результат (ПР) любой деятельности (Д) определяется гармонизацией цели (Ц), мотивов (М), содержательно-видовой деятельности (СВ), а также выбором адекватных факторов (Ф) ее развития, способов (С) и условий их реализации (У).

1.1. Познание в делопроизводстве

Познание в делопроизводстве происходит через:

— изучение нормативно-правовой базы документирования;

— изучение роли документов в деятельности предприятий и людей;

— переработку и преобразование документов;

— использование документов в трудовой деятельности;

— изучение новых документов, поступивших на предприятия и т.д.

Изучение нормативно-правовой базы составления и оформления документов, соблюдения принятых стандартов и унифицированных систем является одним из путей познания в делопроизводстве.

Этапы познания можно представить следующим образом:

— интерес (внимание) к возникшим документам;

— восприятие (понятие) изучаемых документов;

— понимание (суждения) о проблемах, раскрытых в документах;

— запоминание (умозаключение);

— продуктивное применение (деятельностные умения), т.е. внедрение документов на предприятии;

— творческое использование документов (преобразующая деятельность).

Восприятие информации происходит по психологическим закономерностям. Каким же образом, по мнению психологов, воспринимается информация:

— 20% от услышанного;

— 30% от увиденного;

— 50% от услышанного и увиденного;

— 70% от того, о чем сам говорит;

— 90% от того, что сам делает.

Лучшее восприятие информации, а, следовательно, и познание происходит через увиденное и сделанное лично. А именно: изучение документов – это увиденное лично, а подготовка новых документов или работа с полученными документами – это сделанное лично. Следовательно, реализация деятельности через познание составляет значительную долю при документировании управленческой деятельности.

Основой в делопроизводстве является соблюдение стандартов, унификация документов и нормирование оформления документов. Знание норм и правил составления и оформления документов позволяет налаживать и продолжать деловые отношения с вышестоящими лицами, партнерами и сотрудниками.