1.6. Нормирование оформления документов

Наилучшим вариантом организации нормативного обеспечения делопроизводства при действующей системе формирования состава документов это создание соответствующего норматива по оформлению элементной базы: реквизитов документов, размеров бумаги, шрифтов печатающих устройств и т.д. и построение на этой основе изначально унифицированных между собой документов.

Требования к составу информационных элементов документов-реквизитов определяются Государственным стандартом ГОСТ Р6.30.-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Нормативом установлен состав реквизитов, придающих документной записи юридическую силу.

Различают реквизиты постоянные и переменные. Постоянные повторяются обязательно во всех документах. Переменные свойственны только конкретному документу.

В типовой состав реквизитов включены следующие:

1. Государственный герб Российской Федерации.

2. Герб субъекта Российской федерации.

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

4. Код организации.

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

6. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

7. Код формы документов.

8. Наименование организации.

9. Справочные данные об организации.

10. Наименование вида документа.

11. Дата документа.

12. Регистрационный, номер документа.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

14. Место составления или издания документа.

15. Адресат.

16. Гриф утверждения документа.

17. Резолюция.

18. Заголовок к тексту.

19. Отметка о контроле.

20. Текст документа.

21. Отметка о наличии приложения.

22. Подпись.

23. Гриф согласования документа.

24. Визы согласования документа.

25. Оттиск печати.

26. Отметка о заверении копии.

27. Отметка об исполнителе.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

29. Отметка о поступлении документа в организацию.

30. Идентификатор электронной копии документа.

Для конкретной разновидности организационно-распорядительных документов (ОРД) применяют не все реквизиты, а только необходимые для данного вида документов.

Каждый реквизит ОРД имеет свое назначение, содержание и место нахождения на листе бумаги. Поле документа делится на три составляющие:

– поле штампа;

– поле рабочее или поле автора документа;

– поле служебное – поле адресата.

1.7. Поле штампа документа

Лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами называется бланком документа. Бланки конструируются, как на основе углового, так и продольного расположения постоянных реквизитов (прил. 1.1 и 1.2).

На бланках для писем печатаются реквизиты 01-14 из них трафаретные части некоторых реквизитов, чаще 10-13, которые в совокупности образуют угловой или продольный штамп и размещаются на поле штампа.

Определены требования по оформлению реквизитов в поле штампа.

1-2. Государственный герб Российской Федерации и герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации и с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Например, Государственный герб Российской Федерации предусмотрен на бланках документов органов государственной власти РФ, федеральных министерств.

3. Эмблема организации. В качестве эмблемы организации должен использоваться товарный знак или знак обслуживания, который помещается на бланках организации в соответствии с уставом (положение об организации).

Запрещается использовать в качестве товарных знаков: знаки, вошедшие во всеобщее употребление в качестве обозначений товаров известного рода; знаки, содержащие изображение государственных гербов, красного креста или красного полумесяца, а также знаков международных организаций; знаки, содержащие указание только места или времени изготовления товаров, цены и количества; знаки, содержащие ложные сведения или сведения, способные ввести в заблуждение; знаки, противоречащие общественным интересам, требованиям морали, а также международным соглашениям, в которых участвует Россия.

Организации, основная деятельность которых заключается в оказании различных услуг, в качестве эмблемы используют знак обслуживания, который также регистрируется Комитетом по делам изобретений и открытий.

Эмблема размещается на левом поле бланка документа на уровне реквизита "наименование учреждения, организации или предприятия", иногда ее располагают на месте, отведенном для изображения герба.

Размеры эмблемы не должны превышать ширину площади, занимаемой на бланке реквизитом "наименование организации". Ее изображение не заменяет название организации.

4. Код организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Оформляется в виде цифр в правой верхней части первой страницы документа (если такой код присвоен).

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

8. Наименование организации - автора документа. Автором служебного документа выступают организации или юридические лица. Их наименования указываются в именительном падеже в строгом соответствии с наименованиями, установленными соответствующими правовыми актами. Если имеется установленное правовым актом, т.е. закрепленное учредительными документами сокращенное наименование или аббревиатура, то указывается оно.

9. Справочные данные об организации. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер факса, номер телефона, номер счета в банке. Индекс придает документу юридическую силу, подтверждая факт составления и отправки документа, и предназначен для учета, контроля за своевременным исполнением и организации системы поиска поступающих или создаваемых в организации документов.

10. Наименование вида документа. Наименование документа должно присутствовать на любом документе, кроме письма. Название документа определяется составителем документа, исходя из назначения и содержания последнего. В зависимости от названия документа выбирается нужная форма изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания.

Наименование документа служит целям удобства классификации, контроля и хранения документов. Исходя из названия документа, устанавливается и перечень необходимых для его оформления других реквизитов.

Наименование документа должно соответствовать компетенции организации (юридического лица), т.е. регламентируется уставом.

11. Дата документа. Датирование документа обязательно для придания ему юридической силы. Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое зафиксировано в документе, например: в актах, протоколах. Датой вступления распорядительных документов в силу считается дата их доведения до адресата, если в самом документе не указан иной срок.

В состав даты, как правило, входит указание года, месяца и числа, в части документов, например машинных, телефонограммах, телеграммах и др., она дополняется указанием часов и минут.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами (05.06.2003).

В части документов, например, содержащих сведения финансового характера, в переписке с адресатами в США и в других случаях применяется словесно-цифровой способ оформления даты, например: 12 июня 1999года.

В большинстве документов при оформлении даты применяются арабские цифры, которым обозначаются число, порядковый номер месяца и все четыре или две последние цифры номера года.

Государственный стандарт, допускает два варианта цифрового написания даты - по аналогии с древнерусским и европейским стилем: 1999.06.12 и более привычный: 12.06.1999.

Все служебные отметки на документе, связанные с его созданием, прохождением и исполнением, например визирование, согласование, регистрация, написание резолюций и т.д., в обязательном порядке датируются. Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. На документах, составленных совместно несколькими организациями или юридическими лицами, проставляется единая дата подписания.

Дата служит одним из поисковых признаков и обязательно указывается при оформлении юридически точных и полных ссылок на документ.

12. Регистрационный номер документа (индекс). Индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера (с начала календарного года), который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и др.). На документах, составляемых совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

13. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа. Включает регистрационный номер (индекс) и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

14. Место составления или издания документа. На всех документах, кроме служебного письма, указывается место нахождения предприятия, которое создает документ. Например: г. Новочеркасск или Ростовская область, с. Довольное.