6.3.Учетные регистры и их классификация

Проверенные и обработанные первичные документы группи­руются по определенным признакам и записываются в учетные регистры, т.е. в специальные таблицы для систематизации, обоб­щения и накопления учетной информации.

Существует большое количество разных учетных регистров, которые целесообразно классифицировать по различным видам.

По внешнему виду: книги, карточки, свободные листы, элек­тронные таблицы.

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные, разграфленные листы, которые пронумерованы, прошнурованы и на последней странице скрепляются печатью и подписями руко­водителя предприятия и главного бухгалтера. Примером служит кассовая книга. Книги обеспечивают лучшую сохранность учет­ных данных, так как листы нельзя изъять или заменить. Но есть и недостатки книг - книгу может вести только один работник и вручную (без ЭВМ).

Карточки представляют собой отдельные листы определен­ного формата. Для сохранности карточек их регистрируют в отдельной описи и хранят в картотеках (ящиках). Карточки мо­гут вестись несколькими бухгалтерами как вручную, так и с по­мощью ЭВМ.

Свободные листы в качестве учетных регистров очень рас­пространены. Свободные листы больше карточек по формату и объему информации. Свободные листы могут иметь форму жур­налов (журналы-ордера), ведомостей и других таблиц.

В последние годы происходит сплошная автоматизация, ком­пьютеризация бухгалтерского учета. Учет с помощью ЭВМ вы­полняется быстро, более точно, информация может сохраняться продолжительное время на дисках, в памяти ЭВМ. Данные ав­томатизированного учета ежемесячно переносятся на бумажные носители.

По назначению учетные регистры делятся на хронологиче­ские, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры - это такие регистры, в которые документы записываются в последовательности по времени их составления (по датам). Например, кассовая книга, журнал регис­трации хозяйственных операций.

Систематические регистры - это регистры для учета одно­родных по экономическому содержанию хозяйственных опе­раций с помощью счетов и двойной записи. Например, Главная книга, журналы-ордера.

Если в регистрах хозяйственные операции отражаются в хро­нологической последовательности и группируются по соответс­твующим счетам, то такие регистры называются комбинирован­ными.

По видам учета регистры делятся на регистры аналитическо­го, синтетического учета и комбинированные.

Регистры аналитического учета служат для получения ин­формации по аналитическим счетам. В регистрах аналитического учета могут применяться только натуральные измерители (напри­мер, карточка складского учета материалов) или же натуральные, трудовые и денежные измерители (например, лицевые счета по начислению заработной платы работников). Содержание хозяйс­твенной операции в регистрах аналитического учета записывает­ся детально, со всеми необходимыми пояснениями.

Регистры синтетического учета служат для получения инфор­мации по синтетическим счетам и субсчетам (Главная книга).

Комбинированные регистры служат для получения инфор­мации по аналитическим и синтетическим счетам. Например, журнал-ордер по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчи­ками» отражает задолженность каждому поставщику и в целом сумму кредиторской задолженности.

По признаку унификации регистры бывают:

•типовые, ис­пользуемые для организаций различных отраслей народного хо­зяйства, и

•отраслевые, используемые для организаций опреде­ленной отрасли.

По времени ведения регистры бывают годовые (Главная кни­га), поквартальные и помесячные (журналы-ордера). Записи в учетных регистрах ведутся вручную и с помощью ЭВМ.

Все документы, служащие основанием для записей в бухгалтерском учете, должны представляться в бухгалтерию предприятия в установленном порядке к определенному сроку для проверки с точки зрения законности отраженных в них операций, правильности оформления и для последующей обработки и группировки. Информация, содержащаяся в первичных документах, систематизируется и накапливается в учетных регистрах. Информация из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность: первичные документы→, учетные регистры→ бухгалтерские отчеты→ и балансы.

Важнейшим условием совершенствования первичного учета является автоматизированная фиксация хозяйственных операций, что позволяет ускорить получение автоматизированного варианта первичных документов, исключить ошибки в счетных записях.