7.3. Сроки хранения документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности

Сроки хранения бухгалтерских документов установлены Переч­нем типовых документов органов государственной власти и управ­ления, учреждений, организаций и предприятий Республики Бела­русь по организации системы управления, ценообразованию, финан­сам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения.

Отбор документов на хранение или уничтожение является резуль­татом проведения экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов — это определение научно-исто­рической, социально-культурной ценности и практической значимос­ти документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение, а также отбора для уничтожения.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности доку­ментов проводит постоянно действующая экспертная комиссия предприятия. В своей работе экспертная комиссия руководствуется Основ­ными правилами работы ведомственных архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, организа­ций, учреждений, предприятий Республики Беларусь, Перечнем ти­повых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, ми­нистерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприя­тий, с указанием сроков хранения, Положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел организации.

Экспертная комиссия является совещательным органом, ее реше­ния вступают в силу после утверждения их руководителем организа­ции. Экспертная комиссия назначается приказом руководителя орга­низации в составе трех-пяти человек. В состав комиссии в обязатель­ном порядке должны быть включены работник делопроизводственной службы, заведующий архивом, главный бухгалтер.

Председателем экспертной комиссии назначается один из замес­тителей руководителя.

Экспертная комиссия организации осуществляет следующие функции:

•рассматривает проекты номенклатур дел организации;

•проводит ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

•рассматривает описи дел постоянного хранения по личному со­ставу;

•рассматривает акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

•рассматривает предложения об изменении сроков хранения от­дельных категорий документов, установленных действующими пе­речнями.

Экспертизу ценности документов значительно облегчает деление их на три группы: основную, оперативную и по личному составу.

К основной документации относятся: положения, уставы, прика­зы, сводные планы и др. Эти документы подлежат постоянному хра­нению.

Оперативными считаются документы по бухгалтерскому учету и отчетности, материально-техническому снабжению, администра­тивно-хозяйственным вопросам. Для этой категории документов, как правило, установлены временные сроки хранения.

Документация по личному составу — это приказы, личные карточ­ки работников, книги учета личного состава, лицевые счета начисле­ния заработной платы рабочим и служащим. Эти документы имеют длительные сроки хранения.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Все испол­ненные первичные документы и регистры учета помещаются в дела. Дело- это сово­купность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, и помещенные (ный) в отдельную облож­ку. В организации заводятся дела в соответствии с утвержденной но­менклатурой дел. Номенклатура дел — это систематизированный перечень наиме­нований дел с указанием сроков их хранения, разрабатываемый в целом по организации и оформленный в установленном порядке

Следует различать понятия «формирование дела» и «оформление дела». Формирование дела — это отнесение документов к определен­ному делу и их систематизация внутри дела. Формирование дела осу­ществляется в рамках отчетного периода (как правило, это год), т. е. происходит накапливание в делах исполненных первичных бухгал­терских документов и регистров бухгалтерского учета. Оформление дела — это определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению. В архив организации документы сдаются в составе оформленных дел.

Документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяются правильность оформления документов, их соответствие государственным, отраслевым стандартам и другим нормативным актам. Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела. Бухгалтерские докумен­ты в деле систематизируются в хронологическом порядке — по датам, месяцам, нумерации. Лицевые счета рабочих и служащих группиру­ются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри структурных подразделений).

Дела организации подлежат оформлению в два этапа: первый — при их заведении, второй — по завершении календарного года. В за­висимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

По срокам хранения документы и дела различают:

1. постоянного хранения — бессрочное (вечное) хранение;

1. временного хранения, которые, в свою очередь, подразделяют­ся на временное свыше 10 лет и временное до 10 лет включительно;

2. по личному составу. К такого рода документам относятся доку­менты, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, переме­щении работника, предоставлении отпуска, командировании, поощ­рении, выплате заработной платы, а также иные документы, входя­щие в состав личного дела.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу по окончании календарного года, в котором они заведены, должны быть подготов­лены к передаче в архив организации. Предархивная подготовка включает две процедуры: оформление и описание дел. Непосредственный отбор документов на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение и выделение к уничтожению бухгалтерских документов производится работниками бухгалтерии под руковод­ством работника архива. Экспертиза ценности документов бухгал­терского учета и отчетности проводится особенно тщательно, по­скольку эта документация является основной в случаях возникнове­ния финансовых разногласий и споров между организациями, а также при возбуждении следственных и судебных дел.

Отбор документов постоянного срока хранения проводится на ос­новании номенклатуры дел организации с обязательным полистным просмотром дел. При этом подлежат изъятию дублирующие экземп­ляры документов, черновики, документы с временными сроками хра­нения. Одновременно проводится отбор документов и дел временно­го (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения.

Дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, дела времен­ного хранения (до 10 лет включительно) — частичному.

Полное оформление предусматривает:

•перегруппировку документов дела в прямой хронологической по­следовательности с января по декабрь;

•нумерацию листов в деле черным графитным карандашом или нумератором в верхнем правом углу в развернутом виде арабскими цифрами, не задевая текста документов;

•составление заверительной надписи дела;

•подшивку дела в твердую темную обложку из картона на четыре про­кола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или (при объеме дела до 50 листов) переплетаются с учетом возможности свобод­ного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций по ним;

•внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, если оно меня­лось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты).

Заверительная надпись делается в конце дела на отдельном листе формата А 4 по следующей форме:

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 68

В деле подшито и пронумеровано 14 (четырнадцать) лист (ов)

в том числе: литерные листы 1 (один)

пропущенные номера (нет)

+ листов внутренней описи 1 (один)

Особенности физического состояния и формирования дел	Номера листов
1	2
Все документы дела находятся в надлежащем виде

Бухгалтер Подпись З.В. Калистратова

10.01.2010

Внутренняя опись оформляется также на листе формата А4 и именует следующую форму:

Внутренняя опись

документов дела №06-8

№ п/п	Индекс документа	Заголовок документа	Дата документа	Номер листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6
1	06-8/1	Журнал-ордер №2 за январь	31.01.2009	1
2	06-8/2	Журнал-ордер №1 за февраль	27.02. 2009	2
-	-	-

Итого 12 (двенадцать) документов

Количество листов внутренней описи 1(один)

Бухгалтер Подпись З.В. Калистратова

10.01. 2010

В графе «Примечания» описи делается запись, если из дела изыма­ются документы или в дело включаются документы-копии, заменяю­щие подлинники.

Внутренняя опись документов дела оформляется на отдельном листе и помещается в начале дела. Если дело было подшито или пе­реплетено без бланка внутренней описи, то внутренняя опись под­клеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Если дело состоит из документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по видам и разновид­ностям (заголовок неполно раскрывает содержание), то в начале дела помещается внутренняя опись, в которой перечисляются все документы с указанием индексов, краткого содержания, дат и листов дела.

В конце дела на отдельном чистом листе ставится заверительная подпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивате­лях, не проводить пересистематизацию в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не состав­лять. В дело включается только один экземпляр документа.

На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хране­ния указываются наименование организации, структурного подраз­деления, индекс дела, номер тома, заголовок дела, дата, количество листов, срок хранения и др.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к унич­тожению, сроки хранения которых истекли и которые утратили практическую ценность.

Организация, в процессе деятельности которой не создаются доку­менты, подлежащие передаче на государственное хранение, составля­ет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хране­нию, который подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, рассматривается на заседании экс­пертной комиссии организации одновременно с описями дел и подле­жит утверждению руководителем. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данный акт. Использование указанных документов для хозяйственных нужд запрещено.

Если в деле находятся документы с разными сроками хранения, то срок хранения для данного дела устанавливается по сроку хранения документов, имеющих наибольшую ценность.

Уничтожение бланков строгой отчетности производится комисси­ей после утверждения акта на списание, о чем составляется акт на уничтожение, который в трехдневный срок утверждается руководи­телем юридического лица (индивидуальным предпринимателем).

Отобранные к уничтожению и включенные в акт, утвержденный руководителем организации, документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих доку­ментов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформ­ляется приемо-сдаточными накладными.

После сдачи в акте делается следующая запись:

«Документы в количестве (цифрами и прописью) дел, весом кг_____сданы в (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от_ №___ ». Работник организации, сдавший документы, подтверж­дает эту запись своей подписью.

Акт подшивается в соответствующее дело только после внесения изменений в учетные документы архива.

Законодательно не закреплена возможность механического унич­тожения документов, в том числе и с помощью бумагоуничтожителей, поэтому не рекомендуется осуществлять данный процесс таким способом. Бумагоуничтожающие машины допускается использо­вать, как правило, для уничтожения документов, имеющих реквизит «Гриф ограничения доступа к документу».

Документы по личному составу не подлежат уничтожению в тече­ние срока хранения в 75 лет. Предприятия, организации, учреждения негосудар­ственных форм собственности, а также граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, ведущие крестьянское (фер­мерское) хозяйство, по истечении сроков хранения документов по личному составу представляют в государственные архивы, обслужи­вающие соответствующие зоны, данные о составе хранившихся у них документов и акт об уничтожении этих документов.

Положением о документах и документообороте в бухгалтерском уче­те определе­но, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отче­ты и балансы подлежат обязательной передаче в архив дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хране­ния и по личному составу, срок хранения которых 75 лет (о трудовом стаже и т. д.). Их передача производится только по описям дел, которые представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Указанные описи составляются в двух экземп­лярах, один из которых передается вместе с делами в архив, второй остается в бухгалтерии в качестве контрольного экземпляра.

В основном бухгалтерские документы относятся к документам вре­менного (до 10 лет включительно) хранения и передаче в архив не подлежат. Они могут храниться в бухгалтерии, а по истечении предусмотренных сроков хранения подлежат уничто­жению в установленном порядке. Указанные дела могут передавать­ся в архив только в исключительных случаях по решению руководи­теля организации. Их передача осуществляется по номенклатуре дел с соответствующей отметкой о приеме-передаче дел.

С момента заведения и до передачи в архив организации дела (их наименования и шифр определяются разработанной в организации номенклатурой дел) хранятся по месту их формирования. В соответ­ствии с графиком выполнения учетных работ в течение одного-трех месяцев исполненные бухгалтерские документы находятся на обра­ботке у ответственного за данный участок работы бухгалтера. При этом необходимо соблюдать следующие условия:

•с момента группировки (обработки) и до передачи в общий архив исполненные документы (первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы) должны храниться в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного;

•бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металли­ческих шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспе­чить их сохранность;

•первичные бухгалтерские документы должны храниться отдельно от регистров синтетического и аналитического учета. Документы те­кущего месяца, относящиеся к какому-либо одному учетному регистру, формируются отдельно. Если по отдельным регистрам имеется небольшое количество первичных документов, их хранят в папках, открываемых для каждого из них на год;

•отдельно в папки должны быть подшиты ведомости по заработной плате;

•листы расшифровки следует хранить вместе с первичными доку­ментами;

•журналы-ордера необходимо хранить, как правило, вместе с ведо­мостями аналитического учета в отдельных папках, открываемых для каждого из журналов на год;

•в отдельные дела следует помещать производственные отчеты по отраслям и видам деятельности в пределах отчетного года;

•отчеты кассира с приложенными кассовыми ордерами, авансовые отчеты с определенными документами, выписки банка с относящи­мися к ним документами должны быть подобраны в порядке последо­вательности их номеров и переплетены в отдельные папки;

•наряды на сдельную работу, путевые листы следует хранить не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Исполненные бух­галтерские документы допускается хранить в оперативном архиве еще на протяжении года по окончании отчетного периода с целью составления годовой финансовой отчетности (до 1 апреля следую­щего за отчетным периодом года) и проведения аудиторской провер­ки достоверности отчетных данных. Таким образом, организациям предоставлено право подготавливать бухгалтерские документы к дальнейшему хранению в течение года, следующего за отчетным. По усмотрению работников бухгалтерской службы они могут переда­ваться для дальнейшего хранения в архив сразу после составления и сдачи годового бухгалтерского отчета территориальной инспекции Министерства по налогам и сборам.

Для некоторых документов установлен срок хранения 75 лет — «В» ЭПК. Отметка «ЭПК» свидетельствует о том, что такие докумен­ты имеют научно-историческое значение. Исчисление срока их хра­нения следует производить с учетом возраста человека (обозначен буквой «В») к моменту окончания дела. Например, лицевой счет ра­ботника, заведенный на него в возрасте 20 лет, хранится 55 лет. Еже­годно из хранения должны изыматься лицевые счета работников, достигших возраста 75 лет. Если на предприятии вместо лицевых счетов используются расчетно-платежные ведомости, то последние хранятся 75 лет, поскольку в ведомостях производится расчет зара­ботной платы работников, имеющих разный возраст.

Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет ограниченное практическое значение. Срок ее хранения опре­деляется самими организациями.

Снижение сроков, установленных Перечнем, запрещается. В соот­ветствии с Перечнем бухгалтерские документы по срокам хранения можно подразделить на группы.

План счетов бухгалтерского учета организации и другие докумен­ты учетной политики должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

При ведении первичных учетных документов, регистров бухгал­терского учета и составлении бухгалтерской отчетности на машин­ных носителях информации хранение бухгалтерской документации должно осуществляться в течение сроков, установленных для бумаж­ных носителей информации.

Документы по учету операций с иностранной валютой и приложения к ним (платежные требования, инкассовые распоряжения, платежные поручения, рас­поряжения банков, мемориальные банковские ордера и др.) хранят­ся 10 лет (после закрытия валютного счета). Другие документы по учету операций с иностранной валютой, т. е. паспорта сделок, та­моженные декларации, авансовые отчеты об использовании иност­ранной валюты, также хранятся10 лет.