6.6. Документооборот и его роль в организации бухгалтерского учета

Неотъемлемым элементом учетной политики являются правила документирования операций, ведения учетных регистров, организа­ции документооборота.

Документооборот — это движение документов в организации от момента их создания или получения от других организаций до мо­мента принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Рационально организованный документооборот предполагает на­личие минимального разрыва во времени между совершением хозяй­ственной операции и получением необходимых обобщенных сведений. Это достигается применением наиболее совершенных способов и средств сбора и продвижения первичной информации к месту ее обра­ботки, а также предварительным планированием документооборота.

Для этого в каждой организации должны быть разработаны и утверждены приказом руководителя:

а) рабочий альбом форм документов;

б) график документооборота.

Рабочий альбом форм первичной учетной документации включа­ет всю первичную учетную документацию, применяемую в данной организации:

•типовые унифицированные формы;

•унифицирован­ные формы, предложенные министерствами и другими органами управления;

•формы первичной документации, учитывающие специ­фику организации производства и управления на данном предприя­тии и утвержденные руководителем организации.

Рабочий альбом форм первичной учетной документации является наглядным посо­бием и практическим руководством для работников организации, связанных с составлением и обработкой документов.

Для ускорения документооборота применяются средства вычислительной техники (выписка и обработка документов); унификация и стандартизация документов (применение единых типовых форм).

Организации, применяющие в своей деятельности только типо­вые унифицированные формы первичной учетной документации, рабочие альбомы не составляют, а используют альбомы унифициро­ванных форм первичной учетной документации, утвержденные вы­шестоящей организацией согласно действующему законодательству.

Альбом формируется по разделам:

•документация по учету основных средств;

•документация по учету нематериальных активов;

•документация по учету вложений во внеоборотные активы;

•документация по учету производственных запасов;

•документация по учету труда и заработной платы;

•документация по учету денежных средств и финансовых вложений;

•документация по учету расчетных операций, учету кредитов банка и займов;

•документация по учету затрат на производство про­дукции (работ, услуг);

•документация по учету готовой продукции (работ, услуг), ее отгрузки и реализации;

•документация по учету работы транспорта;

• документация по учету источников собственных средств, резервов и целевого финансирования.

Применение форм первичных документов зависит от направле­ний деятельности организации.

Каждый раздел альбома состоит из четырех частей:

1. титульного листа;

2. перечня документов;

3. образцов документов;

4. кратких указаний по их заполнению.

Образцы первичных документов должны быть напечатаны ти­пографским способом и заполнены данными наиболее типичных операций. В кратких указаниях по заполнению первичных доку­ментов указываются методика, техника заполнения, количество эк­земпляров, назначение каждого экземпляра и его использование.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки пе­редачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком докумен­тооборота.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается прика­зом руководителя организации. Документооборот, организованный по графику, позволяет:

•ускорить время прохождения первичного документа от оформле­ния и проверки до обработки;

•способствует равномерному распределению учетной работы в те­чение всего рабочего времени;

•повышает производительность труда учетных работников;

•способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета.

График документооборота может быть оформленный в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке докумен­тов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков вы­полнения работ представлен ниже.

УТВЕРЖДАЮ

Наименование организации (руководитель организации) подпись, дата

ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА

Наименование документа

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

Количество экземпляров

ответственный за выписку

ответственный оформление

ответственный за исполнение

срок исполнения

ответственный за проверку

кто представляет

порядок представления

срок представления

кто исполняет

срок исполнения

кто исполняет

срок передачи

Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов

2

цех

УМТС бухгалтерия

склад

ежедневно (до ..часов)

бухгал- терия

1-й экз-.цех 2-й экз.- склад

при отчете при реестре

ежедневно (до..часов)

бухгал- терия

еже- дневно

бухгал-терия

По истечении квартала

График документооборота в виде схемы называют оперограммой, которая имеет следующий вид (таблице 6.1). Точка на оперограмме означает место выполнения операции и ис­полнителя. Оперограмма наиболее наглядно показывает путь дви­жения документа и, следовательно, характеризует рациональность документооборота.

Таблица 6.1. График документооборота в виде схемы

№ п/п	Операции	Исполнители
		руководитель организации	главный бухгалтер	бухгалтер расчетного отдела	кассир
1	2	3	4	5	6
1	Составление расходного кассового ордера, даты (месяц указывается словами), фамилии, имени и отчества получателя, наименование получателя (организации), дата и номер доверенности, содержание операции (за что или, на что выдаются деньги), сумма выдачи (цифрами и прописью) и номер корреспондирующего счета, удостоверение контировки подписью			•
2	Регистрация ордера в журнале регистрации расходных кассовых ордеров под очередным порядковым номером с начала года и проставление этого номера на кассовом ордере. Передача ордера с приложениями главному бухгалтеру.			•
3	Подтверждение правильности оформления ордера подписью главного бухгалтера и передача его через сотрудника бухгалтерии руководителю для получения подписи		•
4	Утверждение ордера подписью руководителя и передача его через того же сотрудника кассиру	•
5	Проверка подлинности подписей, правильности его оформления и наличия приложений к нему				•
6	Проверка удостоверения личности получателя и доверенности на право получателя. Прикрепление доверенности к ордеру.				•
7	Оформление ордера распиской получателя с указанием даты и суммы прописью				•
8	Оформление ордера подписью кассира				•
9	Выдача денег получателю				•
10	Запись ордера в кассовую книгу				•

Работники организации (начальники цехов, мастера, работники отделов, кладовщики, подотчетные лица и др.) создают и представля­ют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику до­кументооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфе­ре деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделе­ния предприятия, в которые направляются указанные документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документо­оборота по организации осуществляет главный бухгалтер.