6.4.Организация документооборота хозяйственных операций

Первичные данные о хозяйственной деятельности организации являются как бы «входом» в систему бухгалтерского учета, где проис­ходит обработка полученных сведений, а «выходом» из нее — необхо­димая информация для лиц, принимающих решение. Иными слова­ми, основой для отражения информации о совершенных хозяйствен­ных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы.

Первичный учетный документ — это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом, и удостоверяю­щее юридический факт совершения хозяйственной операции.

Документальное (подтвержденное документами) оформление хо­зяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести пред­варительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответственных лиц, движением имущества и состояни­ем расчетно-платежной дисциплины.

Система документальной регистрации первичных данных о состо­янии и движении имущества всех форм собственности должна отве­чать следующим требованиям:

•своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитывае­мых объектов в документах;

•простота регистрации и обработки первичной информации, при­способленность носителей первичной информации к способам ее по­следующей обработки;

•рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

Создание носителей первичной учетной информации (документов) - это трудоемкий процесс, на который затрачивается более по­ловины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бух­галтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работ­ников часто не в состоянии справиться с ним вручную. В связи с этим сокращение трудоемкости учетных работ с помощью автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководи­телями многих организаций.

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевремен­ного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо стро­го соблюдать требования по составлению документов.

Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете и отчетности». Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по ее окончании.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они со­ставлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Если специфика деятельности организации предполагает созда­ние собственных форм первичного учета, которые не предусмотрены в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать сле­дующие обязательные реквизиты:

•наименование документа;

•дата и место составления документа;

•наименование организации, от имени которой составлен доку­мент;

•содержание хозяйственной операции;

•измерители хозяйственной операции в натуральных и денежном выражениях;

•наименование должностей лиц, ответственных за совершение хо­зяйственной операции и правильность ее оформления;

•личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая слу­чаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе об учетной поли­тике должны быть утверждены разработанные в организации фор­мы первичного учета. Использование бланков устаревших и произ­вольных форм не допускается.

Должностные лица, подписавшие документ, несут ответственность за правильность всех его данных (реквизитов). Бухгалтерия имеет право принимать к учету только полноценные документы. Поэтому все документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются с точки зрения соответствия их установленным формам, правильности заполнения реквизитов, верности арифметических вычислений и подсчетов, законности и целесообразности хозяйственных операций. С момента составления и до сдачи в архив на хранение документы проходят определенный путь, используются на различных стадиях учетного процесса, то есть совершают документооборот.

Записи в первичных документах должны производиться чернила­ми, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств автоматизации, обеспечивающими сохранность этих записей в тече­ние времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам стро­гой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установлен­ном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бух­галтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценно­стей, должно быть ограничено.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем органи­зации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Должностные лица, подписавшие документ, несут ответственность за правильность всех его данных (реквизитов). Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны прини­маться к исполнению.

В случае разногласий между руководителем организации и глав­ным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных опе­раций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организа­ции, который несет всю полноту ответственности за последствия осу­ществления таких операций, включения данных о них в бухгалтер­ский учет и бухгалтерскую отчетность

Первичные и сводные учетные документы можно составлять на машинном носителе. В условиях автоматизации бухгалтерского уче­та реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифициро­вать подпись соответствующего лица.

Порядок записи в машиночитаемых первичных документах опреде­лен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета.

Если в правоотношении задействован другой участник хозяй­ственных операций, а также контролирующий орган, суд или проку­ратура, предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

•по форме (полнота и правильность оформления документа, запол­нение реквизитов, отсутствие подчисток и неоговоренных исправлений);

•арифметически (таксировка, т.е. подсчет сумм);

•по содержанию (законность документальных операций).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполне­ние обязательных реквизитов документа. Все предусмотренные фор­мой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требова­ний по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответ­ственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и дей­ствующим законодательством.

Арифметическая проверка определяет правильность расчетов, произведенных в документах. Расценка или таксировка документа – установление величины стоимости хозяйственных операций путем перемножения количества материальных ценностей на соответствующие цены. Протаксированные документы группируют по отдельным месяцам года, объектам учета (кассовые, материальные документы и т.д.). Иначе говоря, создаются отдельные пакеты, пачки однородных документов.

При проверке по содержанию проверяются законность докумен­тированных операций, логическая увязка отдельных показателей.

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

•по причинам возникновения — небрежность, бухгалтерская негра­мотность, переутомление, неисправность вычислительной техники;

•по месту возникновения — в тексте или в цифрах первичных доку­ментов, при разноске в регистры;

•по значению — локальные ошибки (например, в дате) и транзит­ные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допус­кается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься только по согласованию с участниками хозяйственных опе­раций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Контировка документов означает составление по документам бухгалтерских проводок, которые записываются в регистры синтетического и аналитического учета.

Первичные документы могут быть изъяты только органами дозна­ния, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговы­ми органами и органами финансовых расследований по делам, нахо­дящимся у них на рассмотрении, на основании их постановлений в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководи­тель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по рас­следованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следствен­ных органов. Результаты работы комиссии оформляются актом, ко­торый утверждается руководителем предприятия, копия акта на­правляется вышестоящей организации.