0. Обеспечение планирования

Стратегическое планирование имеет широкий диапазон, тактическое и оперативное - узкий. Откуда поступает информация для поддержки стратегического планирования? Значительная ее часть подобна разведывательной информации в том смысле, что исходит из внешних источников. Эта информация, объединяясь с внутренней информацией через прогнозирование, взаимодействие с другими людьми, исследование разных сценариев, ведет стратегического менеджера к окончательному плану.

Тактическое и оперативное планирование включает реализацию стратегического плана. Эти планы устанавливают специальные стандарты, ресурсы и квоты на следующий год. Этот тип планирования требует много внутренней информации, касающейся бухучета, продаж, запасов, производства и так далее. Конечно, функции планирования, в той или иной степени, как правило распределяются между всеми уровнями управления.

Планирование как деятельность может быть разбита на последовательность из пяти взаимосвязанных шагов:

1. Постановка целей и задач.

2. Выделение этапов и мероприятий для достижения поставленных целей.

3. Описание ресурсов для выполнения каждого конкретного мероприятия.

4. Определение длительности каждого этапа.

5. Определение последовательности мероприятий (если необходимо).

Результаты последних трех шагов процесса планирования должны формулироваться четко и ясно с тем, чтобы они могли служить в качестве критериев для системы контроля, если план будет приведен в действие.

При разработке информационной системы должны быть приняты во внимание требования процесса планирования, если система предназначена для поддержки управления. Это означает, что система должна предоставлять информацию, требуемую для каждого шага процесса планирования, должны быть установлены процедуры обработки информации для каждого шага (включая средства для просмотра альтернатив, которые часто называют анализом по схеме "что будет, если" - “what if”), должно быть предусмотрено хранение принятых планов как информации для дальнейшего контроля, должны быть разработаны эффективные методы передачи планов другим членам организации.

0. Поддержка контрольной функции

В большой степени контроль - зона ответственности тактического и оперативного уровня управления. Если план был осуществлен, произошедшие события должны быть оценены после того, как они состоялись. На самом деле редко когда планы осуществляются так, как они первоначально были задуманы. Некоторые отклонения незначительны и либо требуют небольших поправок, либо вообще не требуют вмешательства руководства. Другие отклонения требуют безотлагательного внимания управления на различных уровнях организации.

Основные исходные данные, нужные чтобы получить контрольную информацию, исходят из большого числа повседневных операций. Эффективная обработка операций - ключ к тактическому и оперативному контролю. Кроме всего прочего, эффективная и своевременная обработка операций дает информацию о действительном положении дел. Эта информация может либо раскрывать состояние операции, либо отражать состояние ресурсов, на которые она оказывает влияние.

Прослеживание состояния операции - простая задача контроля, которая может стать сложной в больших, сложных производственных системах. Например, исполнение заказа клиента может измеряться в минутах, днях, неделях или месяцах, включать два-три этапа или несколько десятков операций. Но запрос информации, касающийся этой деятельности, может повлечь за собой значительный расход ресурсов, необходимых для получения ответа. Наше понятие о том, насколько хорошо работает организация часто базируется на том, как хорошо она может предоставлять информацию относительно своих операций. А потерянные, никому не нужные или сделанные по ошибке операции могут дорого обходиться организации.

Вторая форма информации касается состояния ресурсов, на которые воздействует операция. Этот тип информации подобен традиционному учету материально-производственных запасов или балансовому отчету. Она отвечает на вопрос "сколько?" Хотя обычно мы подразумеваем под запасами материалы, фактически все ресурсы, осязаемые и неосязаемые, имеют статус запасов. И соответствующая информация о состоянии запасов отражает работающие машины, навыки персонала, дебиторские и кредитные задолженности, обрабатываемые заказы клиентов, бюджетные ресурсы, место на складах, а также имеющиеся материалы.