4. Контроль виконання бюджетів та аналіз відхилень

Складений бюджет відображає показни­ки, що їх має досягти підприємство. Проте в процесі господарської діяльності можуть виникати відхилення.

Відхилення (Variance) - не різниця між бюджетними й фактичними показниками. Для своєчасного виявлення відхилень і від­повідного реагування на них здійснюють бюджетний контроль.

Бюджетний контроль (Budgetary Control) — процес зіставлення фактичних результатів з бюджетними, аналізу відхилень та внесення необхідних корективів.

Відхилення від бюджету, відображені у звіті, можуть бути сприятливими (по­зитивними) або несприятливими (негативними).

Несприятливими (негативними) (Unfavorable Variances) є відхилення, коли фак­тичний дохід менший за запланований, або фактичні витрати більші за бюджетні.

Відповідно сприятливими (позитивними) (Favorable Variances) є відхилення, коли фактичний дохід перевищує запланований, а фактичні витрати менші за бюджетні.

Реакція менеджера на відхилення залежить від розміру відхилень та причин їх виникнення.

Якщо відхилення незначні, менеджер може їх ігнорувати, тобто не досліджу­вати причин цих відхилень.

Значний розмір відхилень вимагає детальнішого вивчення їх причин за допо­могою додаткової інформації.

Залежно від причини виникнення, відхилення поділяють на дві групи: відхи­лення внаслідок планування та відхилення внаслідок діяльності.

Відхилення внаслідок планування (Planning Variance) — відхилення від бюдже­ту, пов'язані з помилками та прорахунками в процесі складання прогнозів, ви­значення функцій витрат і доходів, калькулювання планової собівартості та цін.

Відхилення внаслідок діяльності (Operational Variance) є результатом дій пер­соналу або певних подій (зміни попиту, коливання цін тощо).

У разі наявності значних відхилень залежно від їх причин можливі альтерна­тивні рішення:

• коригування або перегляд бюджету, якщо результати контролю свідчать, що виконувати його далі недоцільно;

• внесення відповідних корективів у дії для забезпечення досягнення запла­нованої мети.

Отже, звіт про виконання бюджету забезпечує зворотний зв'язок, приверта­ючи увагу менеджера до значних відхилень від очікуваних результатів, що, своєю чергою, дає змогу здійснювати управління за відхиленнями.

Зведений бюджет звичайно є статичним або постійним бюджетом, оскільки він складений тільки для одного рівня майбутньої діяль­ності. Тому терміни "статичний (постійний) бюджет" та "зведений бюджет" вживають як синоніми.

Статичний бюджет відображає доходи і витрати, розраховані, виходячи з очі­куваного обсягу діяльності (або іншого чинника).

Оскільки дохід і частина витрат залежать від зміни обсягу діяльності, то у випадках, коли фактичний обсяг діяльності відрізняється від запланованого, від­хилення від статичного бюджету втрачають контрольне значення.

Проілюструємо це на прикладі.

, гнучкий бюджет (Flexible Budget) — бюджет, складений на основі бюд­жетних витрат і доходів для фактичного обсягу діяльності або для кількох релевантних рівнів передбачуваної діяльності

Відхилення від гнучкого бюджету (Flexible Budget Variance) - це різниця між фактичними результатами діяльності й показниками гнучкого бюджету.

Відхилення за рахунок обсягу діяльності (Activity-level Variance) - це різниця між показниками гнучкого й статичного бюджетів.

Вказані відхилення дозволяють оцінити діяльність компанії з погляду ефек­тивності й результативності.

Управління за відхиленнями передбачає, що звіт про виконання має привернути ува­гу менеджерів тільки до значних відхилень. Але які відхилення є значними і вимагають детальнішого дослідження?

На це питання важко дати відповідь, тому це є складовою мистецтва управління.

Проте є певний досвід, який свідчить, що слід брати до уваги:

• розмір відхилень;

• повторюваність відхилень;

• контрольованість;

• позитивні відхилення;

• вартість і корисність дослідження.