8. 2.3. Отбор объекта для хранения

Решение о том, что должно быть сохранено, кем, на какой период времени является фундаментальным в процессе управления всеми видами наследия, поскольку затраты по сохранению в значительной степени связаны с объемом управляемого материала.

Процесс отбора цифрового наследия концептуально является таким же, как и отбор нецифровых материалов. Например, принятие решений о выборке в соответствии с точно установленными критериями и на строго определенный период хранения является давнишней практикой в архивном сообществе. Многие организации по сохранению культурного или экологического наследия располагают хорошо разработанными процедурами оценки и отбора материала для сохранения, а также опытом практической работы и инструментальными средствами, которые могут быть полезны при выборе цифровых материалов.

При этом необходимо учитывать, что вышеназванные виды деятельности будут нуждаться в некоторой корректировке, связанной со спецификой цифровых материалов. Необходимо упомянуть такие особенности, как постоянное возрастание количества материала, подлежащего оценке; быстрое физическое устаревание цифровых материалов. Не всегда возможно однозначно определить те элементы цифрового объекта, сохранение которых необходимо для того, чтобы он выполнял свою основную функцию. Также могут возникнуть трудности с определением источника появления цифровых материалов; с поиском цифровых объектов, связанные с несоответствием новых жанров принятой классификации, наличием параллельных версий, наличием компилятивных частей в рамках одного объекта и др.

Важным условием для организации отбора является разработка принципов отбора и критериев селекции. Среди основополагающих принципов могут быть названы такие как обоснованность, непротиворечивость и ответственность в принятии решений. Соблюдение указанных принципов выражается в том, что решения должны учитывать потребности участников и отражать цели организации, которая берет ответственность за хранение материалов. Отчетность об отборе должна быть реализована посредством доступных общественности документах.

Невозможно предложить определенные критерии для отбора материалов цифрового наследия, потому что обоснованность их сохранения оценивается по очень разнообразным показателям. В принципе решения должны основываться на степени ценности материала, его соответствии задачам организации, ответственной за хранение, а также соотнесении значимости сохраняемого элемента ресурса с одной стороны и вероятными затратами, трудностью сохранения и ожидаемой доступностью ресурса с другой. Однако было бы безответственно отказаться от ценного материала только потому, что его сохранение может оказаться трудным.

Начальные шаги по поддержанию доступа могут включать хранение всего программного обеспечения, необходимого для реализации доступа, равно как и любых специализированных аппаратных средств. Эта мера не является эффективной долгосрочной стратегией, однако вполне может рассматриваться как мероприятия краткосрочного периода.

Важный момент заключается в определении элементов, придающих ценность материалу. Например, данные метеорологических служб, собранные в течение предыдущих десятилетий, неожиданно стали важными при оценке экологических изменений. Специалисты считают, что лучше допустить ошибку, собрав больше материала, чем потерять ценные данные.

Материал, изложенный выше, характеризует селективный подход к сохранению цифрового наследия. В то же время имеются сторонники комплексного подхода к сохранению цифровой информации. Их аргументы заключаются в том, что трудно предугадать, какая информация может иметь долгосрочное значение, а затраты на детальный отбор превышают затраты на комплексное сохранение и неизбежно искажают контекст сообщения.

Сторонники селективного подхода утверждают, что в результате их работы создаются коллекции, представляющие большую ценность по сравнению с необработанным массивом информации, а также имеющие гарантии технического доступа к ним. Для того, чтобы избежать искажения первоначального смысла сохраняемых выборок, ими предлагается ряд мер, хорошо известных в архивной практике.

Например, для того, чтобы избежать пропусков важного материала или дублирования материалов, целесообразно разделить функции по сохранению между различными организациями, партнерами и т.п., в случае необходимости можно создавать репрезентативные выборки; в любом случае должна сохраняться документация по созданию коллекции. В то же время сторонники селективного подхода согласны с тем, что «процесс отбора является дорогостоящим мероприятием, требующим наличия специалистов, времени, средств, оборудования, разработки критериев оценки, и поэтому должен повторяться как можно реже» [18 с.69].

Роль создателей цифровых материалов на этапе отбора информации оценивается неоднозначно. С одной стороны, они могут стать активными участниками процесса сохранения материалов, так как обычно хорошо понимают причины создания ресурса, его контекст, его смысл. В то же время при отборе им трудно сохранить объективность и беспристрастность.