Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
КИС_2013_02_18.doc
Скачиваний:
4
Добавлен:
01.04.2025
Размер:
3 Мб
Скачать
☆

3.3.6.4. Системы управления стоимостью хранения документов

При сохранении в архиве образов документов объемы хранения могут быстро расти и достигать значительных объемов. При этом интенсивность обращения к документам, находящимся в архиве далеко не равномерна. Документы, находящиеся в работе, очевидно, затребуются достаточно часто, в то время как доступ к документам, работа с которыми уже завершена, осуществляется очень редко. Соответственно, система может обеспечивать различную оперативность доступа к различным документам. Так как стоимость хранения документов в архиве, как правило, обратно пропорциональна скорости доступа, то можно воспользоваться отмеченной закономерностью для оптимизации стоимости содержания архива.

Системы управления стоимостью хранения как раз и решают данную задачу.

3.3.6.5. Системы маршрутизации документов

Системы маршрутизации документов занимаются непосредственно пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбор информации о текущем статусе документов, осуществляют консолидацию документов по завершению работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами.

Системы маршрутизации, как правило, содержат средства описания типовых маршрутов прохождения документов в организации. На основании разработанных маршрутных схем могут порождаться экземпляры бизнес-процессов работы с документами. В данном случае можно говорить о жесткой маршрутизации.

Альтернативой является так называемая свободная маршрутизация, при которой маршрут формируется «стихийно”. Каждый пользователь системы, обладающий соответствующими правами, может определить следующего или следующих исполнителей документа.

3.3.6.6. Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов

Развитием систем маршрутизации документов являются WorkFlow (поток работ /операций) системы, или системы комплексной автоматизации бизнес-процессов. В отличие от систем маршрутизации документов, объектом маршрутизации в них является совокупность данных используемых в некотором бизнес-процессе. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать и все необходимые для этого данные.

Системы WorkFlow определяет последовательность действий сотрудников в рамках определённого делового или бизнес-процесса. Например: получение документа, регистрация документа, рассмотрение документа, исполнение документа. Системы WorkFlow задают, регулируют и контролируют процесс движения и обработки документов (маршруты и их трассировку, стадии обработки, назначение рабочих задач и состояний, контроль исполнения), а также обеспечивают поддержку выполнения регламентов сотрудниками. Иначе говоря - организуют так называемый офисный конвейер, а также определяют правила взаимодействия и очерёдности выполнения задач (поручений) сотрудниками. Для этих систем характерны полностью формализованные, довольно жёстко прописанные процессы.

Парадигма WorkFlow системы предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу – определение последовательности действий, доставку необходимой информации, контроль своевременности исполнения работы и прочее выполняет система WorkFlow.