5.10. Документальне оформлення замовлення й поставок

У стандартний бланк замовлення включають: назва документа; порядковий номер; назва й адреса компанії; посадова особа, відповідальне за замовлення;

Найменування й адреса постачальника; строки поставки й кількість товарів, що поставляють; опис товарів; адреса поставки; ціну; розрахунковий рахунок; відповідальність сторін.

Закордонні фірми, крім самих дрібних, використають, як правило, чотири екземпляри замовлення. Для полегшення роботи вони звичайно пофарбовані в різні кольори.

Екземпляр 1 (білий) відправляють постачальникові. Це замовлення на поставку. Він ставить за обов'язок постачальникові поставляти товари відповідно до обговорених умов, а замовника - приймати й оплачувати товар.

Екземпляр 2 ( рожевий) відправляють у фінансовий відділ. Цей екземпляр підтверджують передачу замовлення і є підставою для оплати рахунку.

Екземпляр 3 (голубий) ) відправляють у відділ матеріально-технічного постачання. По ньому відділ перевіряє відповідність кількості і якості товарів, зазначених у бланку замовлень і транспортній накладній, і повідомляє відділ закупівель і фінансовий відділ про поставку, що відбулася.

Екземпляр 4 (зелений) залишають для контролю й використають при необхідності дозволу конфліктних ситуацій з постачальниками.

Після того як відділ матеріально - технічного постачання підтвердив одержання товарів, зелений екземпляр здається в архів.

Залежно від особливостей фірми кількість, кольори й варіанти використання екземплярів можуть варіюватися. Важливо полегшити роботу й уникнути можливих винятково технічних помилок.

Для правильного виконання операцій, пов'язаних з поставками товарів, необхідно уважно працювати з документами, їх що відображають.

Копія замовлень повинна бути спрямована в підрозділ-споживач для перевірки на відповідність повідомленням про поставку фактично, що надійшов товару. При перевірці використають і специфікації( опис товару).

Повідомлення про відвантаження - документ, що направляє постачальником споживачеві після підготовки продукції відправленню й утримуючий номер замовлення й час поставки.

Супровідний лист - документ, що обов'язково супроводжує поставлену партію товару й підтверджує, що ці товари призначені саме для даної фірми.

Документ постачальника - документ, застосовуваний, коли постачальник користується транспортом іншої фірми. У цьому документі вказуються: назва й адреса відправника; опис продукції; кількість місць; маса(вага) продукції; особливості транспортування; назва постачальника.

Підтвердження одержання поставки - документ, використовуваний для інформування підрозділів-споживачів про фактичну доставку товарів і для контролю бухгалтерією відповідності повідомлення про відвантаження товару й копій замовлення й рахунку.

У книзі реєстрації товарів указують номер супровідного листа, дату поставки, відправника, спосіб транспортування й дають короткий опис товарів.

5.11. Перевірка якості й кількості отриманої продукції

При прийманні продукції необхідно впевнитися, що отримано товар потрібної якості, у потрібній кількості, від свого постачальника, в обумовлений час і за обговорену ціну.

Якість товарів, що поставляють, повинне відповідати пропонованим вимогам. При розгляді можливостей постачальника на перше місце висуваються наступні вимоги: наявність устаткування для виробництва продукції необхідної якості; можливість проводити випробування якості по заданій програмі й за допомогою необхідних приладів; контроль й атестація вхідних матеріалів і сировини й ін.

Застосовувані на практиці заходу щодо забезпечення якості прийнятих товарів можуть бути класифіковані в такий спосіб:

Таблиця 5.1.

Методи приймання партій	Методи приймального контролю
А. Суцільний контроль Б. Вибіркові методи: Приймальний вибірковий контроль партій по якісних ознаках. Безперервний вибірковий контроль по якісних ознаках Приймальний вибірковий контроль по якісних ознаках із пропуском партій. Приймальний вибірковий контрольно якісним ознакам. Ревізійний вибірковий контроль.	А. Апробація встановленої постачальником системи методів й операцій по забезпеченню якості. Б. Апробація застосовуваної постачальником методики контролю якості закуповуваних товарів. В. Облік і визначення поліпшення показників якості продукції даного постачальника. Г. Порівняльна оцінка якості продукції різних постачальників.