Структура выступления

Выступление должно состоять из трех частей:

1) вступление. По времени оно обычно занимает 10—15 % всего выступления;

2) основная часть — 60—65 % времени;

3) заключение — 20—30 % времени.

Вступление — важная часть, так как более всего запо­минается слушателям. Оно включает:

• объяснение цели;

• название доклада и расшифровку подзаголовка;

• четкое определение стержневой идеи.

Помните: привлечь внимание аудитории нужно сразу.

Например, можно начать так: «Объективны ли трудно­сти на нашей фирме в условиях переходного периода ры­ночной экономики?»; «Несколько лет назад мне пришлось встретиться с одним человеком, который преподал мне поучительный урок...».

Основная часть — всестороннее обоснование главного тезиса.

Системное построение аргументации может быть в сле­дующих формах:

• проблемное изложение (выявление и анализ проти­воречий, путей их разрешения);

• хронологическое изложение;

• изложение от причин к следствиям;

•индуктивное изложение (от общего к частному). Выступление должно сопровождаться сравнительными

материалами, цифрами, юмором.

Заключение — формулирование выводов, следующих из главной цели и основной идеи выступления.

Заканчивая выступление, можно вернуться к его нача­лу, можно призвать людей к выполнению какой-либо зада­чи, можно акцентировать внимание на проблеме.

Помните:

• штампы никогда не взволнуют аудиторию;

• взволнуют актерская эмоция выступающего, элемен­ты артистизма.

Чтобы проверить себя при подготовке к выступлению, ответьте на следующие вопросы:

• какие цели я ставлю перед собой?

• какие важнейшие моменты я должен донести до ауди­тории?

• чего бы как минимум я хотел ждать от слушателей после завершения своего выступления?

• смогу ли я быстро наладить контакт с аудиторией?

• сколько у меня времени на выступление?

• какие материалы я планирую раздать аудитории?

• нельзя ли что-то изменить в своем выступлении, что­бы сделать его более интересным?

• какие неожиданности могут возникнуть?

• какие вопросы слушатели могут задать?

• какие возражения могут появиться с их стороны?

• как я опровергну любое возражение и докажу свою правоту?

• сколько у меня времени на подготовку?

Общение по телефону

Телефонные средства связи прочно вошли в нашу жизнь, и прежде всего в деловую сферу. Разговаривать по телефо­ну — искусство. Один телефонный звонок может сделать больше, чем несколько представительных бесед. Очень важ­но правильно общаться по телефону, используя это эффек­тивное средство связи людей.

При отсутствии визуального контакта нельзя оценить одежду, внешний облик и выражение лица. Но есть невер­бальные компоненты, которые много значат в определе­нии характера общения:

• момент, выбранный для паузы;

• продолжительность паузы;

• молчание;

• усиление или ослабление шумового фона;

• интонация голоса.

По тому, как быстро человек снял трубку (после кото­рого гудка), можно судить о том, насколько он занят и до какой степени заинтересован, чтобы ему звонили.

Необходимо помнить, что когда вы звоните, то делаете это в момент, удобный вам, но, возможно, не вашему со­беседнику. Поэтому обижаться не стоит, если вас попросят перезвонить попозже. Если вы звоните человеку, с кото­рым раньше не общались, то начните разговор с вопроса: «У вас сейчас есть время со мной поговорить?».

Телефонный этикет предписывает определенные пра­вила. Перечислим некоторые из них:

1. Если там, куда вы звоните, вас не знают, то секретарю, который поднял трубку, назовите свое имя, а затем крат­ко изложите причину звонка.

2. Если по телефону надо обсудить ситуацию либо под­робно о чем-либо расспросить собеседника, то назначь­те разговор на то время, когда можно быть уверенным, что у вашего собеседника достаточно времени на беседу с вами.

3. Никогда не говорите по телефону во время еды. Если во время разговора вы чихнули или закашляли, поста­райтесь прикрыть трубку рукой, чтобы этого не было слышно. Если вам покажется, что собеседник все слы­шал, то следует сказать «извините».

4. При общении с очень занятыми людьми договоритесь о «телефонном дне» и строго ему следуйте.

5. Обязательно перезвоните, когда вашего звонка ждут. Перезвоните при первой же возможности и не позднее, чем в течение суток. .

6. Если вы звоните человеку, который просил вас позво­нить, а его не оказалось на месте или он не может по­дойти, попросите передать, что вы звонили. Потом мож­но позвонить еще раз. Или скажите, когда и где вас можно будет найти.

Очень важно закончить телефонный разговор вежливо, а если собеседник не в меру разговорчив, то также необхо­дима деликатность в том, чтобы прервать разговор. Обыч­но говорят тоном, выражающим искреннюю заинтересован­ность беседой, следующие слова:

• «Спасибо, что позвонили, но у меня сейчас срочное

дело»;

• «Очень рад был вас слышать, но сейчас мне надо

уйти»;

• «Очень приятно с вами разговаривать, но мне сейчас надо сделать еще один звонок. Можно, я перезвоню

вам позже?»;

• «Я сейчас занят, могу я вам перезвонить?». Заканчивать телефонный разговор надо предложения­ми, касающимися будущих шагов, например:

• «Давайте обсудим это еще раз через несколько дней»;

• «Я вам на следующей неделе перезвоню»;

• «Давайте еще раз поговорим и прикинем, что у нас в итоге получилось».

Если вы понимаете, что следующий телефонный разго­вор между вами и вашим собеседником состоится не ско­ро, то лучше сказать при завершении разговора: «Надеюсь, еще поговорим» или «Ну, я думаю, как-нибудь еще будет случай побеседовать».

Основное правило общения по телефону — будьте веж­ливы и внимательны.