Функция контроля на предприятии. Понятие контроллинга

Контроль – это процесс установления отклонения от предусмотренных ве­личин и действий людей в хозяйственной деятельности.

Контроль называют также обратной связью. Воз­действуя на объект управления, получают информа­цию о новом состоянии. На основании этой информации принимают новые решения и осуществляют но­вые воздействия.

Функцию контроля выполняет каждый руководи­тель, это неотъемлемая часть его должностных обя­занностей. Объектом контроля выступает организация. Внутри организации контролю подвергаются проходя­щие в ней процессы и отдельные элементы системы [4].

Формы контроля очень разнообразны. Например, на производстве контроль может осуществляться в виде наблюдения с использованием различных конт­рольно-измерительных приборов. Для контроля за денежными средствами применяют финансовые и бух­галтерские документы. Своих подчиненных менеджер может контролировать в форме письменных отчетов о работе или проводить регулярные совещания и обсуждения проблем, возникающих в фирме или у отдельных ра­ботников.

Виды контроля:

• предварительный;

• текущий;

• итоговый (заключительный).

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работы. Само планирование и со­здание организационной структуры позволяют осуще­ствить предварительный контроль. Строгое соблюде­ние правил и процедур при выработке планов, четкое написание должностных инструкций, эффективное до­ведение формулировки целей до подчиненных – все это способ убедиться, что планы будут реализованы, а структура будет работать так, как задумано.

Текущий контроль осуществляется непосредствен­но на стадии хозяйственного процесса. Его объектом являются подчиненные, а субъектом – их начальни­ки. Задача этого контроля – своевременно выявить и скорректировать отклонения, возникающие в ходе ра­боты, от заданных параметров. Текущий контроль ос­новывается на обратных связях.

Заключительный контроль осуществляется после выполнения работы. Фактически полученные резуль­таты сравниваются с установленными ранее. Несмот­ря на то, что вмешаться в работу уже нельзя, этот кон­троль необходим. Он показывает, каких результатов добились люди, вскрывает упущения и недостатки в работе. Роль этого вида контроля заключается в сле­дующем:

• он дает информацию для дальнейшего планиро­вания;

• способствует мотивации.

В процедуре контроля выделяются такие этапы:

1. выработка стандартов и критериев;

2. сопоставление с ними реальных результатов;

3. принятие необходимых корректирующих действий.

В качестве стандартов используются цели, кото­рые являются конкретными, поддаются измерению и имеют временные границы. Такие цели разрабатыва­ются в форме показателей результативности. Эти по­казатели позволяют сопоставить реально сделанную работу с запланированной [4].

Второй этап процесса контроля состоит в сопос­тавлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. Необходимо иметь в виду, что контроль должен быть экономически эффектив­ным, то есть преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование. Это достигается использованием метода управления по принципу исключения. Суть его в том, что система кон­троля должна срабатывать только при наличии замет­ных отклонений от стандартов. Для этого руководство решает важную задачу – устанавливает масштаб до­пустимых отклонений. Если обнаруживаются откло­нения, которые не выходят за рамки этого масштаба, то такие отклонения не вызывают тревоги.

В обеспечении эффективности контроля важно до­вести до сведения соответствующих работников орга­низации как установленные стандарты, так и дос­тигнутые результаты. Информация должна быть точ­ной, поступать вовремя, а стандарты поняты сотруд­никами.

На третьем этапе менеджер определяет, какие дей­ствия необходимо предпринимать. Такими действия­ми могут быть:

• невмешательство в работу (ничего не нужно пред­принимать);

• устранение отклонений;

• изменение стандартов в результате их пересмотра.

В первом случае фактические результаты совпада­ют со стандартами. Во втором следует установить причины отклонений и добиться возвращения к пра­вильным действиям. Это происходит через измене­ние некоторых внутренних переменных. Третий слу­чай предусматривает пересмотр планов, а следователь­но, и стандартов.

Реко­мендации по повышению эффективности контроля:

• установить осмысленные стандарты, восприни­маемые сотрудниками;

• обсуждать с сотрудниками ожидаемые резуль­таты;

• устанавливать жесткие, но достижимые стан­дарты;

• избегать чрезмерного контроля;

• вознаграждать за достижение стандарта.

Для того чтобы предприятие имело возможность добиться крупных успехов и признания на рынке, необходимо внедрять в практику наиболее передовые, прогрессивные методы работы. К числу таких новаций относится практика внедрения контролинга [4].

Контролинг – совокупность методов оперативного и стратегического менеджмента, учета, планирования, анализа и контроля на качественно новом этапе развития рынка, единая система, которая направлена на достижение стратегических целей фирмы [1].

Если сравнивать контролинг и контроль, то в принципе контролинг ближе к предварительному контролю.

Главная цель стратегического контролинга – создание такой системы управления, которая позволит «отслеживать» движение предприятия к намеченной цели своего развития. Для этого фиксируются качественные и количественные цели предприятия. Качественные – начиная с анализа информации о внешних и внутренних условиях его функционирования. Количественные – с разработки системы плановых показателей. Перечень показателей, характеризующих количественные цели фирмы, при проведении антикризисного управления может быть поставлен как структура оборота, структура и величина расходов, отношение прибыли к капиталу, структура и объем инвестиций и т.д.

В систему функций контролинга входит:

• формирование системы планирования, объединение частных целей и отдельных планов в едином целостном плане предприятия;

• участие в составлении отчетности, особенно за счет внедрения системы информационного ее обеспечения;

• удовлетворение потребностей руководства предприятия в информации и необходимой отчетности, прежде всего, по расходам, накоплениям, состоянию финансовых средств и инвестиций;

• разработка и предоставление руководству предприятия системы корригирующих мер при превышении расходов по установленным планом позициям;

• анализ причин допущенных отклонений, подготовка альтернативных решений и рекомендаций по устранению сложившихся трудностей.

Основная задача контролинга включает 3 этапа.

1. Определение целей. Предвидение реального положения предприятия на рынке на перспективу, согласование оперативного и стратегического менеджмента.

2. Управление целями – это:

• поиск «узких мест» в работе фирмы;

• анализ отклонений от намеченной стратегической программы;

• своевременная корректировка целей в соответствии с изменениями на рынке.

3. Достижение целей обеспечивается эффективным оперативным менеджментом, хорошей мотивацией труда работников, разработкой и внедрением инноваций, планированием, ориентированным на будущее [1].

Блицопрос

1. Любой менеджер должен разрабатывать и осуществлять контроль, позволяющий регулировать деятельность органи­зации при достижении намеченных целей (да/нет).

2. Контроль – это периодически осуществляемая деятель­ность менеджеров по оценке и сопоставлению выполненных работ с намеченными в планах заданиями (да/нет).

3. Принцип экономичности означает, что контроль не должен «оттягивать на себя» слишком много средств (да/нет).

4. Проводя контроль, менеджер не должен преследовать цель контролировать все и как можно точнее (да/нет).

Тестовые задания

1. Значение контроля состоит в том, чтобы:

1. уличить кого-либо в неверных действиях и поступках;

2. оказать своевременную помощь и стимулирующее воздей­ствие (одобрение, поощрение) в целях мотивации сотруд­ников;

3. обеспечить достижение целей организации;

4. предвидеть ошибки в работе и не допустить их.

1. Собеседование с кандидатом на вакантную должность мож­но отнести к следующему виду контроля:

1. предварительному;

2. текущему;

3. заключительному;

4. все ответы неверны.