Организация взаимодействия и полномочий. Делегирование полномочий

Для того чтобы разработанные планы были реали­зованы, менеджерам необходимо организовать их ре­ализацию. В этом вопросе речь идет о такой функции менеджмента, как организация. Можно выделить две составляющие этой функции:

1. построение организационной структуры;

2. установление формальных обязанностей, полно­мочий между подразделениями и работниками предприятия.

Руководитель предприятия формирует отделы, под­разделения, службы и т.п. и определяет им круг обя­занностей. Менеджеры, возглавляющие отделы, под­разделения, наделяются правами.

Ограниченное право использовать ресурсы орга­низации и направлять усилия сотрудников на выпол­нение определенных задач соответствующими (или определенными) полномочиями.

Полномочия имеют пределы, определяемые про­цедурами, правилами и должностными инструкциями, изложенными в письменном виде или передавае­мые подчиненному устно.

Распределяя полномочия, менеджеры обычно сле­дуют принципу единоначалия. Этот принцип означает, что каждый работник имеет только одного непосред­ственного руководителя, которому он прямо подчи­нен, то есть получает непосредственные распоряжения от него и отвечает только перед ним.

Численность подчинен­ных, которыми сможет управлять один человек, зави­сит от таких факторов, как характер выполняемой ра­боты, размещения рабочих мест, возможностей менед­жера, способностей работников и др. Психологи после долгих и тщательных исследований установили, что с учетом индивидуальных особеннос­тей человека оптимальной является численность под­чиненных 7±2.

Обратной стороной полномочий выступает ответ­ственность.

Ответственность – это обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение. Ответственность означает, что работ­ник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто передает ему полномочия.

Между полномочиями и ответственностью должно быть соответствие, означающее, что работник мо­жет принимать ответственность только за те задачи, которые попадают в круг его полномочий. Круг пол­номочий есть компетенция.

Можно выделить линейные и аппаратные полно­мочия.

Линейные связаны с основной деятельностью орга­низации и передаются лицам, имеющим право воз­действовать на подчиненных, на основе принятых ре­шений, правил, приказов, распоряжений, указаний для достижения целей. В любой организации имеются вер­тикальные, прямые линии (связи) подчиненности, ко­торые можно провести от директора вниз до низшего управленческого уровня.

Аппаратные (штабные) полномочия даются лицам, которые поддерживают основные виды деятельности, организации, непосредственно связанные с достиже­нием поставленных целей. Во многих организациях подразделениями, выполняющими штабные (аппарат­ные) функции, являются кадровые и юридические службы, бухгалтерии и т.п. Например, кадровые служ­бы разрабатывают советы и рекомендации всем под­разделениям по вопросам найма, оценки, тестирова­ния претендентов на должность, ведут документацию по личному составу, принимают участие в определе­нии квалификационного уровня работников и т.д. [2].

В пределах конкретного подразделения – линей­ного или штабного – отношения между менеджерами и подчиненными осуществляются на линейной основе.

Делегирование полномочий является процессом, посредством которого руководители устанавливают формальные взаимоотношения людей в организации.

Делегирование – это передача задач и полномо­чий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Делегирование представляет собой средство, при помощи которого руководство распре­деляет задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации. Если существен­ная задача не делегирована другому человеку, руково­дитель вынужден будет выполнять ее сам. Во многих случаях это просто невозможно, так как время и спо­собности руководителя ограничены [4].

Делегирование полномочий означает передачу вы­полнения производственных, сбытовых и иных задач подчиненным, нижестоящим руководителям. Есть ряд полномочий, которые не могут быть делегированы, ибо они вхо­дят в компетенцию общего собрания акционеров. К ним относятся:

• определение основных направлений развития;

• утверждение отчетов и результатов работы;

• принятие устава и внесение изменений в него;

• избрание членов исполнительных и ревизионных органов;

• утверждение документов и издание приказов;

• изменение структуры предприятия, создание фи­лиалов и отделений;

• принятие решения о ликвидации предприятия;

• увольнение сотрудников и др.

При делегировании должны соблюдаться три взаимосвязанных правила для того, чтобы данный про­цесс был успешным:

1. каждому исполнителю ставится комплекс задач с учетом его квалификации, знаний и опыта;

2. определяются конкретные обязанности;

3. исполнители наделяются необходимыми правами.

Делегирование полномочий играет важнейшую роль, особенно, когда возрастает значение человеческого фак­тора в решении производственных и управленческих задач. Эта роль может быть определена следующим образом:

• делегирование освобождает руководителя от вы­полнения несвойственных, рутинных операций, высвобождая время для решения важных вопро­сов;

• делегирование является целенаправленной фор­мой повышения квалификации сотрудников и способствует использованию их профессиональ­ных знаний и опыта;

• делегирование положительно влияет на мотива­цию сотрудников, помогая раскрыться их спо­собностям, проявиться инициативе и самостоятельности.

Делегирование бывает эффективным, если руководство следует принципу объема полномочий, который соответствует делегированной ответственности.

Блицопрос

1. Полномочия любого лица в организации всегда ограничены (да/ нет).

2. Круг полномочий менеджера составляет его компетенцию (да/нет).

3. Задачи, ответственность и полномочия тесно связаны друг с другом (да/нет).

4. Делегирование – передача ответственности лицам, выпол­няющим определенные задачи (да/нет).

5. Если не давать дополнительных полномочий работникам, они перестанут повышать свою квалификацию (да/нет).

Тестовые задания

1. Что означает принцип соответствия?

1. Каждый работник в организации должен выполнять соот­ветствующие задачи.

2. В каждом структурном подразделении должен быть толь­ко один человек, который обладает непосредственной вла­стью принимать решения в соответствии с занимаемой должностью.

3. В организации должно соблюдаться соответствие между аппаратными и линейными полномочиями.

4. В организации должно быть соответствие между полно­мочиями и ответственностью.

1. Какие из полномочий не могут быть делегированы?

1. Принятие решения о ликвидации предприятия.

2. Принятие Устава предприятия.

3. Утверждение отчетов о работе.

4. Все ответы верны.