Коммуникации. Элементы и этапы процесса коммуникации

Важную роль при осуществлении менеджерами управленческих функций и принятии решений игра­ет информация. Ее получают и передают посредством процесса, который называется коммуникацией.

Коммуникация (лат. communicatio) – делать общим, связываться, общаться.

Коммуникация – это первое условие существова­ния любой организации.

Без процесса коммуникации, без передачи инфор­мации от субъекта управления к объекту управления и, наоборот, без правильного понимания передаваемой и получаемой информации управленческая работа не­возможна.

На обыденном уровне коммуникацию определяют как передачу информации от человека к человеку, как общение. В менеджменте коммуникация – это об­мен информацией между людьми. На основе этого об­мена руководитель получает информацию, необходимую для принятия решений, и доводит принятие ре­шения до работников организации.

Носители социальной информации – речь, графика, знаковые системы, коды, символы, различные технические сред­ства [2].

Способы передачи информации: устные сообще­ния (личные и по телефону), письменные (от писем до электронной почты) и даже язык жестов.

Если источником сообщения выступает субъект уп­равления, то говорят об управленческой информации.

Управленческую информацию различают как

• исходную, она кладется в основу принятия реше­ний;

• организационную, она используется при реали­зации решений;

• регулирующую, она сопровождает управленчес­кое решение и существует в виде определенных правил, предписаний, норм, рекомендаций;

• учетно-контрольную, она используется на завер­шающем этапе управленческого цикла.

Управленческую информацию также можно под­разделить на внутреннюю и внешнюю.

Внутренняя информация – это информация непос­редственно о данной организации и ее внутренних пе­ременных (цели, задачи, структура, технология, люди).

Внешняя – об окружающей организацию среде [2].

Управленческая информация выполняет в органи­зации следующие задачи:

• обслуживает функции управления – от подготов­ки и принятия решения до подведения результа­тов его выполнения;

• связывает подразделения организации и обеспе­чивает контакты с внешней средой;

• обеспечивает движение к заданной цели, позво­ляя выбрать определенную линию поведения.

Буквально все организации перерабатывают, ис­пользуют информацию.

Рассмотрим структуру коммуникации. В нее входят следующие элементы (компоненты).

Источник – это создатель сообщения, лицо, кото­рое сообщает информацию и передает ее. Источником может быть:

• организация;

• индивид;

• группа индивидов.

Сообщение – это информация, которую источник передает получателю. Большинство сообщений пере­дается в вербальной (словесной) форме, но сообщение может быть и невербальным (жесты, мимика, графи­ческие изображения).

Канал – это средство, с помощью которого сооб­щение передается от источника к получателю. Обще­известные каналы – передача речи и письменных ма­териалов, электронная почта, видеоленты и т.д Канал должен соответство­вать идее, зародившейся на первом этапе, быть со­вместимым с типом символов, используемых для ко­дирования.

Получатель – лицо, которому предназначена инфор­мация. Ради получателя и происходит коммуникация. Получатель декодирует сообщение. Декодирование – это перевод символов отправителя в мысли получате­ля.

Обратная связь – это реакция получателя на сообщение источника. Это и учет источником реакции по­лучателя на сообщение. Обратная связь делает ком­муникацию динамическим двусторонним процессом. Чем активнее используется в коммуникационном про­цессе обратная связь, тем он эффективнее.

Коммуникационный процесс можно разложить так­же на составляющие его взаимосвязанные этапы:

1. зарождение идеи;

2. кодирование и выбор канала;

3. передача;

4. декодирование.

Коммуникации в организации делятся на фор­мальные (официальные) и неформальные.

Формальные коммуникации определяются поли­тикой, правилами, должностными инструкциями дан­ной организации и осуществляются по формальным каналам [2].

Неформальные коммуникации не следуют общим правилам данной организации и осуществляются по неформальным каналам, которые существуют в силу личных отношений между членами организации.

С существованием неформальных коммуникаций связана проблема слухов в организации.

Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций:

• предстоящие сокращения работников;

• новые меры по наказаниям за опоздание;

• изменения в структуре организации и т.п.

Блицопрос

1. На обыденном уровне коммуникацию понимают как общение (да/нет).

2. Управленческая информация «пронизывает» все функции уп­равления (да/нет).

3. Формальные коммуникации следуют общим правилам дан­ной организации и осуществляются по формальным кана­лам, которые «задаются» структурой организации (да/нет).

4. Ликвидировать слухи можно, если ликвидировать неформальные каналы коммуникации (да/нет).

Тестовые задания

1. Информация, которая используется при реализации реше­ний, является:

1. исходной;

2. организационной;

3. регулирующей;

4. учетно-контрольной.

1. Руководитель хочет отметить особые достижения подчинен­ного. Какие коммуникационные каналы следует выбрать?

1. Служебная записка.

2. Легкая беседа за чашкой кофе.

3. Официальное письмо с выражением благодарности.

4. Совещание.

1. Чем определяется эффективность коммуникационной сети организации?

1. Быстротой передачи сообщений по назначению.

2. Степенью сохранения адекватности информации.

3. Принятием членами организации данной коммуникацион­ной сети.

4. Все ответы верны.