График документооборота

Венцом всех усилий по организации внутрифирменного бюджетирования является разработка графика документооборота. В сущности без этого документа реальная постановка внутрифирменного бюджетирования и превращение бюджетирования в элемент управленческого контроля невозможны. Назначение графика документооборота состоит во взаимоувязке всех процедур и регламентов бюджетирования, усилий отдельных структурных подразделений компании на различных уровнях управления по составлению бюджетов единую систему, или как сейчас принято говорить, в единый управленческий контур. Именно с помощью графика можно оптимизировать составление отдельных бюджетов, последовательность их предоставления консолидации, отлаживать взаимодействие отдельных центров финансовой ответственности.

7. Бизнес-процесс бюджетного планирования

Основным понятием процессной методики является бизнес-процесс, т.е. целенаправленная последовательность операций (функций) и событий, переходящих от одного исполнителя к другому, пронизывающих различные подразделения предприятия, выполняемых для создания некоторой потребительской ценности. При таком подходе устраняются причины конкурентности между обособленно существующими управляемыми по вертикали подразделениями (типичными являются конфликты между коммерческими службами и производством , бухгалтерией и финотделом и т.д.), негативно влияющей на процесс планирования. То есть подразделение должно работать не для того, чтобы независимо решать свои функциональные задачи, а должно действовать как необходимое звено в общей цепочке, без которого невозможно выполнение процесса, в то же время четкая работа одного звена вне рамок процесса бессмысленна и замкнута.

Бизнес-процесс бюджетирования – это непрерывный поток работ по разработке, корректировке и контролю выполнения бюджета на плановый период (обычно месяц), включающий анализ по доходам и расходам и движению денежных средств.

При внедрении бюджетирования необходимо назначить руководителя бизнес–процесса – лица, отвечающего за выполнение результатов бизнес–процесса, постановку всей работы по бизнес–процессу (правильность и своевременность определения шагов работ, взаимосвязей между ними, сроков/длительностей шагов и иных правил работы).

Бизнес-процесс разбивается на шаги работ, для каждого шага работ определяется только один ответственный, длительность/срок выполнения, связь с другими шагами (последовательность, связывающие документы).

Кроме ответственного, для каждого шага определяются:

• Утверждающие, кто принимает решения, влияющие на выполнение данного шага (подписывает, визирует), отвечает за обоснованность решения.

• Поддерживающие, кто предоставляет необходимые данные, анализ, выполняет иные вспомогательные действия, необходимые для выполнения данного шага, при этом они отвечают за свой блок работ внутри шага.

• Информируемые, кто получает информацию, возникшую в результате выполнения шага.

За информирование отвечает Ответственный за выполнение данного шага, при этом выполнять информирование может и Поддерживающий.

Сотрудники или подразделения, выполняющие любую из перечисленных ролей в каком-либо шаге бизнес–процесса , включая руководителя, называются участниками бизнес–процесса .

Регламентация шагов, сроков/длительностей и ролей участников бизнес–процесса выполняются с помощью структуры ответственности по бизнес–процессу.

Порядок взаимодействия участников бизнес–процесса внутри каждого шага, формы, используемые для предоставления и передачи информации, определяются регламентом бизнес–процесса бюджетирования.

За составление регламента бизнес–процесса бюджетирования отвечает координатор бизнес–процесса. Сроки предоставления плановой информации регламентируются в план–графике бизнес–процесса бюджетирования.