Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения, отбора документов на постоянное хранение и выделение документов, потерявших свою практическую ценность к уничтожению.

Ценность документов определяется на основе специальных архивных критериев.

Критерий – это признак на основе которого дается оценка чему-либо или кому-либо (факту, событию, явлению, человеку).

Для определения ценности документов пользуются следующими группами критериев. Этих критериев 3 группы:

1. Критерии происхождения:

   1. Роль и место организации в системе государственного управления или конкретно отрасли.

   2. Значимость выполняемых ею функций.

   3. Время и место образования документа.

   4. Значимость отраженных в документе событий.

2. Критерии содержания:

   1. Уникальность и типичность информации документа.

   2. Ее повторяемость в других документах.

   3. Вид документа

   4. Подлинность документа.

3. Критерии внешних особенностей документа:

   1. Форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа.

   2. Юридическая достоверность документа.

   3. Физическое состояние документа.

Основные задачи экспертизы ценности:

1. отбор наиболее ценных документов на государственное хранение в госархивах.

2. Определение сроков хранения документов с помощью типовых и ведомственных перечней

3. Выделение документов, потерявших свою практическую ценность к уничтожению

Этапы экспертизы ценности:

1. в делопроизводстве организации – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования для, при подготовке дел для передачи в ведомственный архив.

2. В ведомственном архиве – при подготовке к передаче дел на постоянное хранение в госархив.

3. В госархиве – при целостной комплексной экспертизе архивных документов с целью совершенствования архивных фондов и учетной документации.

В своей работе экспертные комиссии руководствуются следующими нормативными актами:

1. Основные правила работы архивов организации.

2. Типовые и ведомственные перечни с указанием сроков хранения.

3. Инструкция по ведению делопроизводства в учреждениях.

4. Положение о постоянно действующей ЭК предприятия, учреждения, организации.

5. Положение о постоянно действующей ЭК ЦА министерств и ведомств.

Виды экспертных комиссий

1. ЭК создается в учреждениях, организациях, предприятиях, а также в структурных подразделениях министерств и ведомств.

ЭК контролирует формирование дел в структурном подразделении, соблюдение сроков хранения документов и архивные описи. В МИДе ЭК составляется в каждом департаменте и возглавляет ее завканц.

2. ЦЭК создается в ЦА министерств и ведомств. Таким образом, в министерстве работают ЭК и ЦЭК. Они взаимодействуют друг с другом.

ЦЭК курирует работу ЭК департаментов, согласовывает акты об уничтожении и архивной описи, участвует в создании ведомственных перечней, вносит предложения об изменении сроков хранения документов, отбирает документы для передачи в Центральный ведомственный архив, участует в комиссии по рассекречиванию документов.

3. ЭПК (экспертно-проверочная). Создается в госархивах. Осуществляет полноценное комплектование госархивов. С этой целью она проводит комплексную экспертизу ценностей документов для совершенствования архивных фондов и учетной документации.

4. ЦЭПК. Создается в высшем архивном органе «Комитете по делам архивов при Правительстве РФ». Тесно взаимодействует с ЭПК госархивов, контролирует их комплектование, курирует деятельность остальных ЭК и выносит окончательное решение по спорным вопросам в области экспертизы ценности документов. Издает нормативно-методические документы по ..экспертизы ценностей документов.

Контроль за формированием архивного фонда РФ.