Основные учетные формы ведархива

1. архивная опись

2. книга учета поступления и выбытия документов

3. опись фондов

4. лист фонда

5. дело фонда

Книга ведется в течение календарного года. В ней отражаются все поступления, выбытия и уничтожение документов. Выбытие и уничтожение подтверждаются актами. Каждое поступление и выбытие получает самостоятельный порядковый номер.

Если фонд впервые поступил в архив, сначала он должен зарегистрироваться в списке фондов и получить свой порядковый номер. Затем он учитывается в Книге. В конце года в Книге делается итоговая запись. (Поступившие, выбывшие, оставшиеся).

Список фондов. Ведется в вед.архиве, хранящем документы двух и более фондов.

Фонд (объединенный фонд) коллекция вносится в список фондов при первом поступлении их документов в ведархиве. Каждому вновь поступившему в архив фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на госхранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим госархивом после первой передачи этому архиву части фонда. Освободившийся номер другому фонду не присваевается.

Лист фонда. Заводится при первом поступлении фонда. В нем фиксируются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда.

Все поступления вносятся на основании архивной описи и нд. А выбытия – на основании следующих актов:

1. акт о выделении к уничтожению дел

2. о необнаружении дел

3. о неисправимом повреждении

4. проверки наличия и состояния

5. приема-передачи дел в гос. или другой ведархив.

На каждый фонд ведется дело фонда. В дело фонда включаются документы, отражающие историю организации и ее фонда: историческая справка, схема систематизации форда, методические пособия по обработке фонда, о выделении и уничтожении дел и дел фонда.

Научно-справочный аппарат архивов

НСА – система архивных справочников и информационно-поисковых систем, предназначенных для поиска и использования документов.

Каждый архив (вед, гос) составляет свою систему НСА. Более обширная у госархива, т.к. там большой объем информации и разнообразная тематика документов. Ведархив ограничен 2–3 архвами справочниками.

Различают традиционные и автоматизированные информационно-поисковые системы.

Автоматизированные представляют собой элементы базы данных, куда вносятся сведения о фондах архива и их поисковые данные.

Традиционные представляют собой первичные поисковые данные (№ фонда, № описи, № дела), включаемые в архивные справочники.

Автоматизированные и традиционные поисковые системы не исключают друг друга, а наоборот, дополняют, тем самым повышая эффективность поиска и использование документов.

Виды архивных справочников:

1. архивная опись (основные справочные документы)

2. путеводители

3. указатели

4. обзоры

5. картотеки (каталоги)

В зависимости от объема выдаваемой информации архивные справочники подразделяются на следующие уровни:

1. внутрифондовые (дело–документ) – архивная опись

2. межфондовые (фонд–дело) – обзор

3. внутриархивные (архив–фонд) – путеводитель

4. межархивные (архив–ЦФК) – путеводитель

5. международная информационная сеть по фондам зарубежных архивов.