- •Введение в предмет
- •История развития архивного дела в россии
- •10 Марта – День архивов!
- •Депозитарное хранение документов
- •Правовое регулирование архивного дела
- •Классификация состав документов
- •Состав архивного документа
- •Государственная часть архивного фонда:
- •Управление архивным делом в стране
- •Виды и назначение государственных документов
- •Московские государственные архивы
- •Федеральные государственные архивы
- •Ведомственные архивы. Виды и назначение
- •Номенклатура дел номенклатура дел организации
- •Оформление номенклатуры
- •Особенности оформления номенклатуры дел мид рф
- •Регулирование делопроизводства и архивного дела в мид рф
- •Значение нулевого раздела екд
- •Содержание
- •Раздел 0. Наряды документов.
- •Раздел 1. Политические отношения.
- •Раздел 2. Экономические отношения
- •Раздел 3. Международные транспорт и связь.
- •Раздел 4. Территориальные и пограничные вопросы. Использование космического пространства.
- •Раздел 5. Консульские отношения.
- •Раздел 6. Правовые вопросы.
- •Раздел 7. Справки, обзоры и характеристики.
- •Раздел 8. Культурно-просветительские и гуманитарные вопросы.
- •Раздел 9. Административная деятельность, структура и управление.
- •Формирование дел в организации
- •Особенности формирования некоторых нарядов
- •Формирование и ведение стабильных досье
- •Особенности комплектования нарядов документов
- •Экспертиза ценности документов
- •Виды экспертных комиссий
- •Оформление результатов экспертизы ценности документов
- •Подготовка дел к дальнейшему хранению
- •Виды обработки дел
- •Способы подшивки отдельних документов
- •Состав учетно-справочных документов дела
- •Внутренняя опись документов дела
- •Лист заверительной надписи
- •Оформление обложки дела, сдаваемого в архив мид
- •Виды заголовков дел, используемых в миДе
- •Оформление обложки дела, сдаваемого в архив организации
- •Сроки сдачи в архив миДа отдельных категорий документов
- •Сдача дел в архив загранучреждениями
- •Подготовка к сдаче в архив мид рф регистрационных форм
- •Создание страхового фонда
- •Особенности составления описи дел в мид рф
- •Орхивная опись организации (сдаточная)
- •Составление описи дел по личному составу
- •Порядок составления оформления описи
- •Учет документов в архиве
- •Принципы учета
- •Основные учетные формы ведархива
- •Научно-справочный аппарат архивов
- •Виды архивных справочников
- •Картотеки
- •Обзоры документов
- •Указатель
- •Организация использования документов доступ к документам архивных фондов рф
- •Цели и формы использования документов
- •Формы использования архивных документов
- •Виды запросов и сроки их выполнения
- •Виды запросов
- •Сроки исполнения запросов
- •Инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности
- •Предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы
- •Публикация документов
- •Предоставление ответов на запросы
Номенклатура дел номенклатура дел организации
Номенклатура – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке.
Составляется 1 раз при создании организации, затем ежегодно в конце года номенклатура корректируется, уточняется и распечатывается на следующий год.
В начале следующего года руководитель организации ее утверждает и тем самым вводит ее в действие. Действует она в течение календарного года.
Индивидуальная номенклатура – это перечень конкретных заголовков со сроками хранения, отражающий специфику данной организации. Для составления индивидуальной номенклатуры пользуются типовыми примерными номенклатурами. Их разрабатывают вышестоящие организации и учреждения своей отрасли.
Типовая номенклатура – содержит систематизированный перечень типовых заголовков для учреждение одного профиля. Носит обязательный характер (все нужно взять оттуда).
Примерная номенклатура – содержит примерный перечень заголовков для учреждений одной отрасли. Носит рекомендательный характер.
Если организация вновь создана, а Типовый или Примерный перечень номенклатуры отсутствуют, то и номенклатуру придется составлять самостоятельно.
Этот процесс происходит в 3 этапа:
Изучаются документы, отложенные в течение полугодовой деятельности организации.
Классификация документов по направлениям деятельности, составление заголовков и определение сроков хранения по Типовому перечню.
Заключающий этап: составление и оформление номенклатуры. Составляет номенклатуру лицо, отвечающее за постановку делопроизводства в организации (руководитель службы ДОУ)
Методическую и практическую помощь в составлении номенклатуры оказывают руководитель архива организации, руководитель направления или структурного подразделения. В номенклатуру входят все документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе и учетные формы. Не входят в номенклатуру технические документы и ведомственные печатные издания
Цели использования номенклатуры:
Номенклатура помогает правильно классифицировать документы для дальнейшего формирования их в дела и подготовки для передачи в архив.
Классификация – это распределение документов по темам и направлениям деятельности (систематизация).
Формирование дел – это подшивка исполненных документов в дела, на основании номенклатуры.
Номенклатура осуществляет учет дел делопроизводства, так как каждому заголовку присвоен свой номер в виде индекса.
На основании номенклатуры дела можно сдать в архив организации документы временного срока хранения, так как описи на них не составляются.
На основании номенклатуры составляются архивные описи дел, сдаваемых в архив.
Если организация большая, то сначала составляются номенклатуры дела отдельных структурных подразделений, затем руководитель службы ДОУ сводит их воедино, и получается сводная номенклатура дел организации. 2 экземпляра хранятся в службе ДОУ.
Первый – контрольный (подшивается в дело),
Второй – рабочий (в него вносятся все замечания, которые появляются в течение года),
Третий – передается заведующему ведомственного архива,
Четвертый – (иногда) может быть передан в государственный архив при условии, если организация сдает документы в этот государственный архив, то есть является источником его комплектования.