- •Введение в предмет
- •История развития архивного дела в россии
- •10 Марта – День архивов!
- •Депозитарное хранение документов
- •Правовое регулирование архивного дела
- •Классификация состав документов
- •Состав архивного документа
- •Государственная часть архивного фонда:
- •Управление архивным делом в стране
- •Виды и назначение государственных документов
- •Московские государственные архивы
- •Федеральные государственные архивы
- •Ведомственные архивы. Виды и назначение
- •Номенклатура дел номенклатура дел организации
- •Оформление номенклатуры
- •Особенности оформления номенклатуры дел мид рф
- •Регулирование делопроизводства и архивного дела в мид рф
- •Значение нулевого раздела екд
- •Содержание
- •Раздел 0. Наряды документов.
- •Раздел 1. Политические отношения.
- •Раздел 2. Экономические отношения
- •Раздел 3. Международные транспорт и связь.
- •Раздел 4. Территориальные и пограничные вопросы. Использование космического пространства.
- •Раздел 5. Консульские отношения.
- •Раздел 6. Правовые вопросы.
- •Раздел 7. Справки, обзоры и характеристики.
- •Раздел 8. Культурно-просветительские и гуманитарные вопросы.
- •Раздел 9. Административная деятельность, структура и управление.
- •Формирование дел в организации
- •Особенности формирования некоторых нарядов
- •Формирование и ведение стабильных досье
- •Особенности комплектования нарядов документов
- •Экспертиза ценности документов
- •Виды экспертных комиссий
- •Оформление результатов экспертизы ценности документов
- •Подготовка дел к дальнейшему хранению
- •Виды обработки дел
- •Способы подшивки отдельних документов
- •Состав учетно-справочных документов дела
- •Внутренняя опись документов дела
- •Лист заверительной надписи
- •Оформление обложки дела, сдаваемого в архив мид
- •Виды заголовков дел, используемых в миДе
- •Оформление обложки дела, сдаваемого в архив организации
- •Сроки сдачи в архив миДа отдельных категорий документов
- •Сдача дел в архив загранучреждениями
- •Подготовка к сдаче в архив мид рф регистрационных форм
- •Создание страхового фонда
- •Особенности составления описи дел в мид рф
- •Орхивная опись организации (сдаточная)
- •Составление описи дел по личному составу
- •Порядок составления оформления описи
- •Учет документов в архиве
- •Принципы учета
- •Основные учетные формы ведархива
- •Научно-справочный аппарат архивов
- •Виды архивных справочников
- •Картотеки
- •Обзоры документов
- •Указатель
- •Организация использования документов доступ к документам архивных фондов рф
- •Цели и формы использования документов
- •Формы использования архивных документов
- •Виды запросов и сроки их выполнения
- •Виды запросов
- •Сроки исполнения запросов
- •Инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности
- •Предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы
- •Публикация документов
- •Предоставление ответов на запросы
Составление описи дел по личному составу
При составлении описи личного состава документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем – списки л/с, далее следуют карточки учета л/с, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях. Оформляется как опись дел постоянного срока хранения.
Личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца.
Описи постоянного, долговременного хранения, по личному составу хранятся раздельно в соответствии с номером.
Порядок составления оформления описи
Все виды описей утверждаются руководителем организации. Содержание строится по следующим графам:
Номер по порядку. Номера дел, вписанные в опись.
Индекс дела по н.д.
Заголовок из н.д.
Крайние даты из обложки.
Сроки хранения из н.д. В описи дел постоянного хранения графа отсутствует.
Количество листов из обложки.
Примечание.
Далее следует итоговая запись с указанием общего количества дел, внесенных в опись (цифрой и прописью).
2 подписи: составитель и руководитель архива организации.
Все виды описей обязательно согласовываются протоколом ЭК/ЦЭК организации. Опись дел постоянного срока хранения и по личному составу должны быть утверждены протоколом ЭПК госархива.
Учет документов в архиве
Учет – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация этих данных в специальных учетных формах.
Функция учета законодательно определена в ФЗ «Об архивном деле в РФ». В нем сказано, что государственному учету подлежат все дела, поступающие в архив независимо от вида архива и права собственности на документы. В госархивах документы дореволюционного периода хранятся и учитываются отдельно.
Количество документов архива выражается в следующих единицах учета. Это может быть отдельный документ, дело, фонд и его разновидности (личного происх., арх.коллекция, объединенный).
Количество документов архива выраженное в единицах учета фиксируется в специальных учетных формах.
Учетные формы – документы установленного образца в которых записываются вседения о количестве документов архива. Для гос. и вед. архивов разработаны свои учетные формы. Основной учетной формой является архивная опись. На ее основе составляются другие учетные формы.
Различают основные и вспомогательные учетные формы. Ведение основных форм является обязательным, а вспомогательных – по усмотрению архива.
Принципы учета
Централизация учета. Учет должен быть централизован и осуществляться 1 раз в одном месте. В вед.архиве за учет отвечает отдельный сотрудник. В госархиве учетом занимается целый отел.
Унификация учета. Для каждого вида архивов разработаны свои учетные формы. Они стандартны, должны использоваться обязательно.
Динамичность учета. Необходимо вовремя вносить изменения в учетные формы о всех передвижениях документов. О поступлении, о прибытии, об уничтожении и подтверждать актами.
Достоверность учета. Сведения, вносимые в учетные формы должны быть полными и достоверными, так как от этого зависит комплектование самого архива.