Состав учетно-справочных документов дела

Эти документы необходимы для облегчения пользования этим делом, для поиска необходимых документов дела, для учета, для контроля пользования отдельных документов и дела целиком. Эти документы не нумеруются и не учитываются в общем количестве листов дела.

1. Карточка-заместитель замещает дело, выданное во временное пользование. Когда дело выдают, карточку кладут в коробку вместо дела. На карточке указывается:

   1. В верхней части – сведения о деле (название фонда, за какой год документы в этом деле, по какой описи они числятся, порядковый номер дела в данной описи и номер папки, куда дело будет положено для хранения, а также указывается заголовок дела, наименование)

   2. В нижней части в табличной форме указывается, кому, когда дело выдано и когда будет возвращено.

2. Лист использования документов. Этот лист контролирует характер использования документов этого дела. Если снимались копии, то указывается, сколько экземпляров. В верхней части указывается название департамента, в состав которого входит АВПРФ, куда будет сдано дело, а далее указываются сведения о самом деле.

Внутренняя опись документов дела

Необходима для учета всех документов, находящихся в деле (они пронумерованы). Необходима для быстрого поиска документов и проведения справочной работы по ним. Бывает на нескольких листах.

Если она на нескольких листах, то они нумеруются делопроизводственным способом.

Количество листов внутренней описи не учитывается в общем количестве листов дела, а указывается только в листе заверителе.

Состоит из частей:

1. Заголовок

2. Сведения о заголовках, расположенных в табличной форме.

3. Итоговая запись. (указывается количество документов, внесенных в опись и на скольких листах цифрами и прописью)

4. Подпись ставится и дата.

Графы:

1. Номер по порядку – это порядковые номера заголовков документов, помещенных в дело.

2. Входящий исходящий номера – заполняются либо входящие номера, либо исходящие. Зависит от документов в деле.

3. Дата документа – списывается из дела.

4. От кого или кому – Если в деле входящие документы, указывается, от кого они поступили. Если исходящие, то указывается, кому направлены.

5. Краткое содержание документа – выписывается заголовок к документу.

6. Номера листов – пронумерованных архивным способом.

7. Примечание – конверт.

Лист заверительной надписи

Подшивается последний, лицом к обложке. Имеет зеркальные поля.

Подводит итог всего дела. Указывается, сколько листов, документов подшито отдельно, указывается количество листов внутренней описи и количество листов использования. Цифрами и прописью.

Подписи: Исполнителя, проверяющего.

Дело проверено и принято на хранение. Должность, подпись, дата сотрудника архива.

Последние изменения состава и состояния дела.

Оформление обложки дела, сдаваемого в архив мид

1. Обложка состоит из архивного шифра (клеится отдельно в левом верхнем углу)

2. Заголовок с постоянными реквизитами. Заголовок указывается с индексом ЕКД и имеет 4 постоянных реквизита:

   1. Название департамента;

   2. Гриф секретности

   3. Крайние даты;

   4. Количество листов.

Архивный шифр содержит следующие сведения:

1. наименование архива, куда сдаются документы;

2. название фонда – название структурного подразделения, сдающего документы;

3. номер описи;

4. порядковый номер дела;

5. номер папки, куда оно положено на хранение.

К каждому архивному делу необходимо составить заголовок, который должен строго соответствовать названию индекса ЕКД и с достаточной полнотой отражать содержания переписки, находящейся в деле.