Сдача дел в архив загранучреждениями

Загранучреждения пересылают документы по почте. При этом необходимо составить архивную опись в 3 экземплярах, сопроводительное письмо и составить акт, в котором отражается задолженность по архиву.

Загранучреждения обязательно сдают в АВПРФ следующие документы:

1. Подлинники входящих нот с переводом или аннотацией.

2. Обзоры прессы, хроники событий (1 экз.)

3. Приказы по учреждению

4. Журналы регистрации

5. Подлинники договорных актов, в том числе заключённых путем обмена нотами, ксено- и фотоматериалами и материалы о недвижимости.

6. Переписка с российскими и иностранными учреждениями, не направлявшаяся в МИД России, за исключением категорий документов, не подлежащих сдаче в архив согласно ЕКД.

В архив не сдаются:

1. Справки по узким специальным вопросам

2. Сопроводительные письма к документам, имеющим собственный номер

3. Сопроводительные письма к научно-технической документации

4. Переписка загранучреждений с МИД

Подготовка к сдаче в архив мид рф регистрационных форм

В МИД РФ регистрационные формы имеют длительные сроки хранения и поэтому в архив они должны сдаваться обязательно. В обычных учреждениях регистрационные формы как правило в архив не сдаются. Но если они используются для справочно-поисковых целей, то могут быть приняты в архив. В МИДе используются различные регистрационные формы (эл.регистрация, карточная, журнальная). Перед сдачей в архив они должны быть соответствующим образом подготовлены. Обработкой этих форм занимается зав.канцелярией департамента.

Регистрационные формы вписываются в архивную опись и указываются в итоговой записи к ней. В функциональных департаментах формы включаются в отдельную опись.

1. Если регистрация осуществлялась в эл.виде, то в архив сдается либо сам эл.носитель (диск), либо распечатка с него. Если сдаем сам носитель, то его можно упаковать в конверт, на нем указать какие и сколько документов зарегистрировано, указать др. поисковые данные и сдать в архив. Если в архив будем сдавать распечатку, то для удобства ее нужно подшить в отдельную папку. В конце распечатки указать, сколько и каких документов зарегистрировано, оформить обложку для этой папки и в таком виде сдать в архив.

2. Если регистрация на карточках ,то их необходимо подобрать по номеру по хронологии. Для удобства их также подшивают в отдельную папку. На последней чистой катрочке делается итоговая запись.

3. В некоторых подразделениях МИД и загранучреждениях регистрация осуществляется в журналах. В них напротив каждого зарегистрированного документа делается одна из 5 отметок:

   1. Против каждого документа, сдаваемого в архив, указывается номер описи дела.

   2. Против документов, подлежащих уничтожению, делается отметка об уничтожении с двумя подписями.

   3. Документы временного срока хранения (до 5) имеют отметку «вр.с.х.»

   4. Если документ не окончен производством или перенесен в стабильное досье, указвыается «перерегистрировано».

   5. Если документ утерян, в соответствующей строке проставляется номер и дата акта об утере.

После записи о регистрации последнего документа в каждом томе журнала подводят черту и делают итоговую запись: «в настоящем журнале зарегистрировано (цифрой и прописью) документов и использовано () листов». Дата, подпись завканца.

Если в журнале остались незаполненные листы, они вырезаются на расстоянии 1-1,5 от левого края и уничтожаются.

Журналы прошивают в 2 прокола, концы нити припечатываются сургучной печатью к итоговой записи.

На лицевую сторону обложки наклеивается лист бумаги необходимого формата с данными: «Наименование фонда, режим хранения, название журнала и номер тома, крайние номера документов ,крайние даты, количество использованных листов».

В верхнем углу обложки проставляется штамп архивного шифра.

Журналы и дискеты включаются в отдельную опись дел с общими делами в территориальных департаментах и в общую опись в функциональных подразделениях и загранучреждениях.

В соответствии с ЕКД журналы, эл.носители информации о регистрации входящих и исходящих документов хранятся 25 лет, индекс 9980. Журналы учета журналов, карточек и законченных производством дел хранятся постоянно в соответствующих департаментах, индекс 9990.

Действия завканца в случае, если документ не завершен делопроизводством или переписка по данному вопросу длится несколько лет:

1. Если документ не завершен делопроизводством, с него снимается копия для работы, а сам документ сдается в архив.

2. Если переписка по одному вопросу длится несколько лет, то допускается формирование дел из документов за несколько лет. Такое дело при сдаче включается в сдаточную опись того года, когда решение вопроса завершилось.

При этом все поступившие за данный год документы по этому вопросу при сдаче дел данного конкретного года в архив перерегистрируются в журнале перерегистрации документов.