Прочие расходы в командировке

В некоторых случаях работнику, направляемому в командировку, необходимо осуществить какие-либо дополнительные расходы (например, оплатить провоз багажа, услуги связи, приобрести те или иные товары и т.д.).

При загранкомандировках работнику дополнительно оплачивают:

- расходы по оформлению заграничных паспортов, виз, приглашений и других выездных документов;

- расходы по обмену в банке дорожных чеков на наличную иностранную валюту;

- консульские и аэродромные сборы;

- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

- иные аналогичные платежи и сборы.

Ряд иностранных государств не разрешает въезд в страну без оформления обязательной медицинской страховки. Такие расходы также оплачивают работникам.

Эти затраты отражают в бухгалтерском учете в составе расходов по обычным видам деятельности, в налоговом - в составе прочих расходов.

Предположим, работник отправлен в командировку в пределах России. В этот момент он заболел.

После того как сотрудник вернется, фирма должна возместить ему расходы по найму жилого помещения, оплатить больничный и выплатить суточные за все время болезни.

Если работник лечился в стационаре, то за эти дни ему не выплачивают расходы по найму жилого помещения (п. 25 постановления Правительства от 13 октября 2008 г. N 749).

Обратите внимание: больничные могут быть выплачены, только если у работника есть правильно оформленный больничный лист.

Если фирма направляет в командировку совместителя, то по основному месту работы такой сотрудник оформляет отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет). Если работник в этот период заболел, то больничные ему не выплачивают (ст. 9 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ "Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию").

Может случиться, что работник пожелает получить свои больничные во время командировки (например, если болезнь будет продолжительной). В таком случае фирма может выслать ему эту сумму. Расходы на пересылку уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Что же касается найма жилья и суточных, то такие затраты в налоговом учете включают в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль (п. 12 ст. 264 НК РФ). Однако при проверке налоговики могут сослаться на то, что расходы экономически не оправданы. Чтобы не было проблем, мы советуем предусмотреть эти затраты в коллективном или трудовом договоре. Тогда при проверках можно будет ссылаться на пункт 25 статьи 255 Налогового кодекса. В нем сказано, что к расходам по оплате труда относят затраты, произведенные в пользу работников и предусмотренные в договорах.

А как быть с работниками, направленными в загранкомандировку?

На практике сейчас все расходы по загранкомандировкам (суточные, расходы по найму жилого помещения) возмещают в таком же порядке, как и при командировках на территории России. Кроме того, сотруднику дополнительно возмещают затраты на оформление заграничного паспорта, визы и другие подобные затраты (п. 23 постановления Правительства от 13 октября 2008 г. N 749).

Сотруднику, заболевшему в командировке за границей, будут возмещены:

- суточные;

- расходы по найму жилого помещения;

- больничные.

Расходы при командировке за границу оплачивают и возмещают в соответствии с Федеральным законом от 10 декабря 2003 года N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" (п. 16 Правительства от 13 октября 2008 г. N 749).

Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то при выезде из одной страны в другую суточные выплачивают по нормам той страны, куда въезжает сотрудник (п. 18 постановления N 749).

Если работник отправлен в командировку за границу и в этот же день вернулся обратно, то фирма должна возместить ему суточные в размере 50% от нормы расходов. Эти нормы определяет сама фирма (п. 20 постановления N 749).

Расходы по найму жилого помещения возмещают в размере фактических затрат, подтвержденных документами.

Как правило, при покупке железнодорожного или авиабилета "в нагрузку" продают полис медицинского страхования.

На самом деле страхование в этом случае - дело добровольное, и, покупая билет, от страхового полиса можно отказаться.

Однако продающие билеты кассиры напомнить об этом "забывают". Хотя цена страховки невелика, разберемся, можно ли ее включить в расходы и не придется ли при этом платить НДФЛ.

Стоимость полиса нельзя отнести к расходам на проезд. Тем не менее добровольное страхование сотрудников можно учитывать при налогообложении прибыли, если речь идет о страховке "исключительно на случай наступления смерти застрахованного лица или причинения вреда здоровью в связи с исполнением им трудовых обязанностей" (п. 16 ст. 255 НК РФ).

Полис, продаваемый вместе с билетом, предусматривает страхование как раз на такой случай, поэтому его стоимость можно включить в расходы. Поскольку полис предусматривает страхование жизни и здоровья сотрудника, удерживать НДФЛ с его стоимости не нужно (п. 3 ст. 213 НК РФ). Начислять страховые взносы во внебюджетные фонды также не придется (подп. 5 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ).

Кроме проезда и проживания, с командировками может быть связан целый ряд других расходов. Это использование работником в аэропорте зала официальных лиц и делегаций (так называемого VIP-зала), минибар в гостинице, еда в ресторане и т.д. Обычно сотруднику такие расходы не оплачивают. А если фирма все же их компенсирует - проводят это за счет чистой прибыли и удерживают НДФЛ.

По поводу VIP-зала есть официальная позиция Минфина России, согласно которой оплата пользования ими является доходом работников, который облагается НДФЛ. Финансовое ведомство полагает, что согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса освобождаются от налогообложения только суммы обязательных платежей за услуги аэропорта, а плата за пользование VIP-залом таким не является (письмо Минфина РФ от 6 сентября 2007 г. N 03-05-06-01/99).

В арбитражной практике встречаются противоположные решения. Если в организации действует Положение о командировках, которое допускает компенсацию таких расходов, то стоимость услуг VIP-залов НДФЛ не облагается, и удерживать его при выплате работнику компенсации не нужно (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 10 февраля 2011 года N КА-А40/18048-10).

Все расходы, связанные с командировкой, должны быть документально оформлены. С авиа- и железнодорожными билетами проблем обычно не возникает - их, как правило, оформляют на типовых бланках. А вот в гостинице в подтверждение оплаты сотрудникам нередко выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или вовсе неизвестный бухгалтерской науке документ.

Разберемся, необходим ли для подтверждения расходов на проживание кассовый чек гостиницы.

По общему правилу при расчетах за наличные нужно использовать кассовый аппарат. Однако гостиницы вместо чеков могут выдавать бланки строгой отчетности - это следует из закона о контрольно-кассовой технике.

До 1 декабря 2008 года действовал приказ Минфина России от 13 декабря 1993 года N 121, утвердивший форму гостиничного счета (форма N 3-Г). Если гостиница оформляла такой бланк, то ККТ она имела право не использовать.

После 1 декабря 2008 года гостиницы могут использовать самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности, которые должны содержать реквизиты, установленные пунктом 3 постановления Правительства РФ от 6 мая 2008 года N 359.

Бланки строгой отчетности могут быть изготовлены либо в типографии, либо с использованием автоматизированных систем. Простой компьютер для формирования БСО использовать нельзя (письмо Минфина РФ от 3 февраля 2009 г. N 03-01-15/1-43).