Требования к ипс:

— полное и всестороннее раскрытие состава и содержания включенных в систему документов;

— обеспечение оперативного доступа к информации и документам;

— максимальное сокращение при необходимости обращения непосредственно к документам;

— обеспечение рациональной организации массива документов организации.

ИПС включают в себя:

• регистрацию и индексирование документов;

• информационно-поисковые массивы и базы данных;

• классификационные справочники;

• систему оперативного хранения документов.

Example: “ДЕЛО”

Контроль - это одна из важнейших делопроизводственных операций, которая обеспечивает эффективность управления, дисциплину и культуру труда.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы

Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов, содействии к своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение информацией, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

Контроль обеспечивает выполнение 2х основных задач:

1.контроль за исполнением документов по содержанию.

2.Контроль за исполнением документов по срокам исполнения.

В большинстве организаций срок составляет 5-10 дн. Рук в праве указать другой срок, отразив это в резолюции.

Иногда срок исполнения установлен условно (до выяснения обстоятельств или получения информации), а затем принимается конкретный срок исполнения. Исполнитель в случае невозможности исполнения док-та, за 2-3 дня до его истечения обязан обосновать невозможность исполнения в срок. Иначе – наказание.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Этапы контроля: 1) постановка док-ов на контроль; 2) проверка своеврем-ти доведения док-ов до испол-ей; 3) предварительная проверка и регулирование хода исполнения док-та.

виды контроля:1) Текущий – ежедневная подготовка сведений о док-ах, срок которых истекает сегодня. 2) Предупредительный - проверку хода исполнения в соответствии с УСОРД и ГСДОУ реком-ся осущ-ть: задания последующих лет – не реже 1 раза в год; задания текущего месяца каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения; задания последующих месяцев – не реже 1 раза в месяц. Проверки контроля фиксир-ся в устной и пис-ой форме.

3) Итоговый – аналит-ая работа по обобщению испол-ой дисциплины орг-ии. Сост-ся перечень неисп-ых док-ов 2 раз в месяц, квартал и т.д.

Если док-ов сотни - используется настольная контрольная картотека (33 ячейки). 31 ячейка- дни месяца, 32ая- неисполненные в срок, 33ая- срок исп в след месяце. За 2-3 дня до нач календарного месяца карточки из 33й ячейки расставляются по дням.

Если на Контроле тысячи док-ов, то к. ведётся с момощью механизир или автоматизир картотеки. Мех строятся на основе картотеки РКК с краевой перфорацией. Автоматизир – на основе спец программ.

К. за сроками исп распадается на неск операций:

1. Фиксация факта постановки док-та на К.

2.Проверка своевременности доведения док-та до исполнителя

3.Проверка хода исполнения док-та ( когда неск этапов, занято несколько д.л.)

4.Напоминание исполнителям о приближении срока исполнения док-та.

5.Снятие док-та с К.( рук или К. служба)

6.Анализ исп дисциплины,

Дело - «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку» (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела или отнесение документов к определённому делу и систематизация документов внутри дела.

Принципы формирования дел:

• необходимо группировать в дело исключительно исполненные документы.

• Формирование должно быть в соответствии с номенклатурой дел.

• Документы по одному вопросу всегда располагаются вместе.

• Обычно формируют дело в течение одного календарного года

• Количество листов – до 250 в одном томе.

При определении расположения документов внутри дела руководствуются:

• хронологическим принципом – дата входящего письма определяется по дате поступления в организацию, исходящего – когда отправили (например, личные дела сотрудников формируются по мере поступления документов),

• иногда удобно располагать по алфавиту получателя или автора письма (например, лицевые счета по зарплате располагают по фамилиям работников от «А» до «Я»),

• по вопросно-логическому принципу, вообще-то, как правило, руководствуются сочетанием нескольких перечисленных (например, группируем пакет документов одного клиента, затем пакет документов другого и т.д., внутри дела располагаем по дате самого раннего документа каждого пакета).

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный и утверждённый в установленном порядке. Ежегодно она уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года. Основой для определения структуры НД является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями НД являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.). В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, количество единиц хранения (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года, срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной НД, "Примечание".

По окончании делопроизводственного года в конце НД заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи НД организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в НД проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.