Основные понятия:

1) архивное дело в Российской Федерации (далее также - архивное дело) - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

2) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

Раньше под старое определение можно бытло записать что угодно. Сейчас 3 основных составляющих: НОСИТЕЛЬ + ИНФОРМАЦИЯ + РЕКВИЗИТЫ

3) документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

4) документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

5) особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;

6) уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности;

7) архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

8) Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;

9) архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

Введением этого определения ликвидировали терминологическую неточность, когда под архивам еще понимали совокупность архивных документов- архивный фонд.

10) государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

11) муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

12) постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное);

13) временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

14) временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 настоящего Федерального закона;

15) депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

16) экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

17) упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

18) владелец архивных документов - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;

19) пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

“Положение об Архивном Фонде РФ” от 17.03.1994 г.

“Положение” регламентирует вопросы организации комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и управления архивами.

Закон Свердловской области от 25 марта 2005 г. № 5-ОЗ «Об архивном деле в Свердловской области» (последняя редакция в 2011 году)

Современное состояние АД:

• отсутствие традиционных правовой и инф-й культуры

• несоответствие кадрового обеспечения материально-техническому

• бумажное + электронное делопроизводство

• ослабление контроля со стороны государства

• отсутствие адекватного правового регулирования

• необходимость модерниз инфраструктуры (> 3000 зданий из которых около 200 – специализированные, ост – адаптированные)

• дефицит площадей, перегруженность

• нерешенность проблемы хранения док по л.с.

• несовершенность системы рассекречивания

Необходимо:

• адаптация архивов к реалиям информационного общества

• переход на безбумажное делопроизводство

• Росархиву нужно предоставить более широкие полномочия на всех уровнях упр-я

• Создать единую нормативную базу по работе с электронными д-ми

• Нужны единые технологии, стандарты, регламенты для передачи документов на постоянное хранение

• Взаимод-е органов власти на разных ур-ях в облатси работы с электронными документами

• Создать на базе 1 из федеральных арзивов ЦЕНТР ХРАНЕНИЯ электронных документов с соответствующей инфраструктурой

Комплектование — систематическое пополнение государственных, муниципальных архивов документами организаций и граждан — источников комплектования. Это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Работа по комплектованию состоит из нескольких этапов: установление профиля архива, определение источников комплектования, определение состава док, подлежащих хранению в архиве, прием-передача документов в архив.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.