Проблемы эцд на современном этапе

До сер. 90-х г. сложилась четкая сист. Провед. Экспертизы. Но: появл. Негос. орг., кот не хотят полдпис. договор с гос. арх.; отраслевой принцип комплектования сменился территориальным, т.е. повысилась роль орг. упр-я субъектов в формировании своего АФ, Как принимать док- по л/с. Нехватка площадей гос. арх. Неупорядоченность док-ов в ведомствах.нов. подход необходим к таким док-ам как заявления, письма граждан. Необход. изучать док-ты с повторяющ. инф-ей. Еще в 1969 г. вышли методич. рекоменд. "Методика отбора дублетно-док-ых материалов на гос. хр-е. Затем в 76 г. ЭЦ лич. дел по мет. рек. 76 г. Новый подход к ЭЦД пол-их парт. по мет. рек. 97 г. В 2002 г. в правилах работы архивов отраж. ЭЦД электрон. док-ов.

По данным последней паспортизации государственных и муниципальных государственных архивов, в них содержится 213 млн. дел. Помимо этого еще более 100 млн. дел содержится в ведомственных архивах, то есть в архивах министерств, ведомств и организаций, которые потом могут сдавать эти документы на гос. хранение.

*«Основные правила работы архивов организаций», Издавались 3 раза: 1962, 1986, 2002.

Основные правила носят обязательный характер для источников комплектования и рекомендательный для организаций, не отнесенных к источникам комплектования. Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 года N 5485-1 "О государственной тайне" и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 года N 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".

*Существует Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (утвержден приказом Роскомархива от 18.08.1992 №176).

*Положение об ЭПК.

Примерное положение было утверждено Росархивом 1995год. Самое главное должно быть указано из каких сотрудников состоит, по какому графику работает, основные права, функции.

*Этический кодекс архивиста

В компания редко принимается, но существует на международном уровне - Пекин 1996.

Самые главные этические требования архивисту: соблюдать тайну частной жизни, коммерческую тайну, делать архивную информацию понятной.

Регламентация взаимоотношений органов управления архивным делом и госархивов с  архивами организаций в Положении о Федеральном архивном агентстве (17.06.2004).

ПРОБЛЕМЫ

1.проблема пофондового централизованного государственного учета документов АФ РФ в масштабе страны в полном объеме пока не решена ( главная причина- низкая эффективность применяемых традиционных учетных технологий , базирующихся на предствавлении хранилищами документов АФ РФ в органы управление архивным делом карточек фордов определенной формы, организуемых соответственно в фондовые каталоги региональных органов управления архивными делом и ЦФК Росархива , необходимость их автоматизации.  2. Состояние автоматизации учета находится в прямой зависимости от обеспеченности соответствующих архивных учреждений компьютерной техникой.- эта проблема по- прежнему остается острой для муниципальных архивов, в которых комп – ов недостаточно или они устарели. 3. Вне системы автоматизированного гос.учета остаются архивные док-ты в гос и мун –х музеях и библиотеках, организация РАН, а так же в федеральных органах власти и организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов АФ РФ в законодательно установленном порядке.  4. не решены вопросы организации широкого использования информационного потенциала ЦФК Росархива.

АФ РФ (Организация АФ РФ):

- Организация документов по форме собственности;

- Организация архивных фондов по видам носителей, способам и технике закрепления информации;

- Организация фондов и документов по срокам хранения

Отраслевые фонды, по сути, представляют собой исторические архивы, сложившиеся при ведомствах, которые имеют право временного (в том числе депозитарного) хранения документов государственной части Архивного фонда РФ.

При этом сроки, условия хранения документов в ведомстве закрепляются специальным соглашением между Росархивом и ведомством.

Перечень отраслевых фондов с правом депозитарного хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации:

№ п/п	По Положению о ГАФ СССР от 4 апреля 1980 г.	По Положению об Архивном фонде РФ от 17 марта 1994 г. (Ст. 7)
1	Объединение «Всесоюзный геологический фонд» при Министерстве геологии СССР	Государственное геологическое предприятие «Российский геологический фонд» Комитета РФ по геологии и использованию недр
2	Государственный фонд данных о состоянии окружающей природной среды Государственного комитета СССР по гидрометеорологии и контролю природной среды	Российский государственный фонд данных о состоянии окружающей природной среды Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды
3	Центральный картографо-геодезический фонд Главного управления геодезии и картографии при Совете Министров СССР	Центральный картографо-геодезический фонд Центральной федеральной службы геодезии и картографии России
4	Всесоюзный информационный фонд стандартов и технических условий Государственного комитета СССР по стандартам	Центральный государственный фонд стандартов и технических условий Комитета РФ по стандартизации, метрологии и сертификации
5	Всесоюзный государственный фонд кинофильмов Государственного комитета СССР по кинематографии (Госфильмофовд)	Российский государственный фонд кинофильмов Комитета РФ по кинематографии
6	Министерство иностранных дел СССР (Архив внешней политики)	Министерство иностранных дел РФ
7	КГБ СССР (по постановлению Совета Министров СССР от 19.08.79)	Служба внешней разведки РФ, Федеральная служба контрразведки РФ
8	МВД СССР (по постановлению Совета Министров СССР от 27.12.84)	Министерство внутренних дел РФ
9	Министерство обороны СССР (решением Совета Министров от 09.08.79 был установлен предельный срок хранения — 75 лет)	Министерство обороны РФ
10	Минсредмаш СССР (по постановлению Совета Министров от 18.06.87)	Министерство РФ по атомной энергии
11	Академия наук СССР
12	Музеи и библиотеки Министерства культуры СССР

Организация документов в пределах архивного фонда называется фондированием.

Фондирование складывается из следующих видов работ:

1) определение границ архивного фонда, в том числе определение юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда;

2) определение фондовой принадлежности документов.

Перед тем как приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя, познакомиться с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, с задачами и функциями, возложенными на него, определить масштаб деятельности фондообразователя, т. е. кому он подчинялся и какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные периоды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями.

По выясненным данным составляется историческая справка. Кроме названных выше данных о фондообразователе в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Эту систему можно выявить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках.

Далее в исторической справке следует изложить сведения по истории фонда, выяснить:

- когда поступил фонд на хранение;

- степень его сохранности;

- объем фонда;

- крайние даты документов.

В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и значение документов для научного и практического использования.

К исторической справке необходимо приложить графическую схему структуры фондообразователя, список источников и литературы, использованных при написании справки.

Факторы, влияющие на определение границ архивного фонда:

- Изменение конституционных основ государства в связи с принятием Конституции РФ 1993 г.

- Распад СССР в 1991 г.

- Изменение статуса субъекта РФ

- Изменение границ административно-территориального деления и создание новых органов власти и управления

- Изменение формы собственности фондообразователя

- Реорганизация фондообразователя, которая ведет к корен ному изменению его функций и созданию нового учреждения

- Ликвидация фондообразователя с передачей его функций одной или нескольким организациям

Вид фонда	Хронологические границы фонда
Архивный фонд учреждения	Официальные даты образования и ликвидации учреждения
Архивный фонд личного происхождения	Даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода
Объединенный архивный фонд	Даты образования и ликвидации наиболее раннего и наиболее позднего по времени деятельности учреждений, документы которых вошли в состав фонда

Определить фондовую принадлежность документов — это значит определить соответствие документов тому или иному архивному фонду на основе соответствующих признаков.

Фондовая принадлежность входящих документов (полученных фондообразователем) устанавливается по названию учрежденияполучателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампа регистрации входящих документов, тексту (содержанию) документа, резолюциям, пометам.

Фондовая принадлежность внутренних документов (приказов, протоколов, отчетов, докладных записок и др.), отражающих внутреннюю деятельность учреждения, определяется по названию учреждения, которое указано в документе: в заголовке, в тексте, а также по подписям должностных лиц.

Фондовая принадлежность оттисков (копий) исходящих документов определяется по названию учреждения-автора, которое может быть указано рядом с подписью должностного лица в конце документа и в оттиске регистрационного штампа, а также по содержанию документов и делопроизводственным номерам.

При определении фондовой принадлежности надо запомнить:

1) в документации учреждений, подвергавшихся реорганизации или переименованию, могут встречаться старые наименования;

2) учреждения-преемники могут продолжать какое-то время пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшественников;

3) в одном деле могут встречаться документы, образовавшиеся в деятельности нескольких учреждений.

Под учётом понимается определение количества и состава документов АФ РФ и других архивных документов в архиве в установленных единицах учёта и отражение этого количества и состава в учётных документах.

Единица учёта архивных документов – это единица измерения количества документов в архиве.

Учётный документ – это документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учёта.

Учёт производится путём присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учёта) учётных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения её учёта и идентификации (сокращённое наименование архива, номера архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учёта).

В 1921 г. состоялась I Всероссийская конференция архивных деятелей. С сообщением «О задачах выявления архивных фондов» выступил М.С. Вишневский. В качестве основы учёта он предложил не архив, а архивный фонд, а в качестве главной задачи – центральный учёт фондов, подлежащих хранению в составе ЕГАФ.

В 1922 г. была разработана форма учётной карточки для каждого фонда. Таким образом, было положено начало созданию фондового каталога.

Параллельно с решением вопросов учёта документов в государственных архивах в 1928 г. был поставлен вопрос об учёте документов в ведомственных архивах.

В 1932 г. вышла рабочая инструкция ЦАУ РСФСР по регистрации фондовых карточек и их нумерации. В соответствии с этой инструкцией архивным органам предписывалось иметь регистрационные книги:

-фондов госархивов;

-фондов учреждений;

-секретных фондов;

-выбывших фондов.

«Правила учёта архивных материалов в государственных архивах СССР» появились в 1936 г. Они определили следующую систему учётных документов:

-книга фондов, в состав которой входили список фондов и листы фондов;

-описи;

-дела фондов.

Значительное внимание в правилах уделялось методике заполнения форм.

Новые правила учёта, вышедшие в 1947 г., ввели новые учётные формы:

-книга поступлений;

-карточный алфавитный указатель;

-реестр описей.

В 1936-1947 гг. был проведён ряд мероприятий по выявлению и учёту особо ценных документов (ОЦД). Следствием этой работы стала «Инструкция по учёту особо ценных архивных документов» (1938).

Новый состав учётных документов был введён «Правилами учёта документальных материалов в государственных архивах ССССР» 1947 г. К ним относились:

-список фондов;

-книга учёта поступлений;

-листы фондов;

-карточный алфавитный указатель личных фондов;

-описи;

-реестры описей;

-дела фондов.

В конце 1950-х –1960-е гг. вышел ряд нормативных актов, содержащих требования к учёту документов в архивах. В их числе:

-«Правила работы архивов учреждений, организаций, предприятий» (1957), где целая глава посвящалась учёту;

-инструкция «Об организации выявления, учёта уникальных и особо ценных документальных материалов и передачи их на специальное хранение» (1958);

-«Основные правила работы государственных архивов СССР» (1962), которые дополнили комплекс действовавших учётных документов книгой учёта изменений в составе и объёме фондов, учётными документами по микрофильмированию, а также ввели такие формы учёта как внутренние описи и заверительные надписи единиц хранения;

-«Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий» (1963), которые приблизили учёт документов в учреждениях к учёту в государственных архивах.

Главархивом СССР в 1965 г. К основным учётным справочникам были отнесены:

-списки фондов;

-листы фондов;

-описи;

-фондовые каталоги (в архивных управлениях-отделах).

Особое место учёту документов отводилось в «Основных правилах работы государственных архивов СССР» 1984 г. и «Основных правилах работы ведомственных архивов» 1986 г. Именно по этим правилам осуществлялся учёт документов в государственных и ведомственных архивах СССР до 1990-х гг.

Значительный вклад в разработку теоретических подходов и методики учёта, развитие системы отечественных учётных документов внесли Д.Я. Самоквасов, М.С. Вишневский, О.Е. Карноухова, Г.А. Князев, И.С. Назина, М.Н. Шобухова, Н.А. Ковальчук, М.И. Автократова, К.И. Рудельсон.

1997 г. «Регламента государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации», зарегистрированного в Минюсте России, что сделало его применение обязательным. Был закреплён принцип централизации государственного учёта документов, а также принципы:

-унификации (основан на соблюдении преемственности учёта архивных документов на всех стадиях работы с ними, единства составления и ведения учётных документов);

-динамичности (обеспечивается своевременным и оперативным внесением изменений в учётные документы или составлением новых учётных документов);