Мероприятия входящие в понятие комплектования:

1. Определение состава источников;

2. ЭЦД;

3. Прием документов в государственные, муниципальные архивы.

4. Документы поступают в архивы в соответствии с профилем архива.

Источники комплектования — это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы.

Источниками комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения.

Списки источников комплектования составляются на основе несколько видоизмененной системы критериев, которая активно обсуждается в современном архивоведении.

Критерии:

1. Функционально-целевое назначение учреждения. Выполнение основных задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах

2. Масштаб деятельности. Многопрофильность производства товаров и услуг; объем уставного фонда; состав учредителей и участников; межрегиональная деятельность; численность работников.

3. Вид организации. Сложившаяся структура и организация деятельности, наличие иностранного партнера, наличие уникальных или наиболее типичных структур.

4. Полнота отражения информации. Степень повторения ценной информации, в том числе в фонде других организаций.

дел на хранение в ведомственный архив. После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а также другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номера листов дела, на которых находится документ.

Передача документов из каждого учреждения — источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3 — 5 лет (в зависимости от объема документов фондообразователя).

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передающее документы, и архив, в который они поступают, причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов.

Формы приема документов:

1. сплошной прием — все документы организации постоянного срока хранения;

2. выборочный;

2.1 видовой — от организации принимается какой — либо вид документов;

2.2 групповой — аналогичные организации ;

3. Комбинированный в СССР;

4. Хронологический.

Проблемы:

1. недостаток помещений

2. постоянная доработка списков комплектования

3 проблема с негос-ми организациями, общ. движениями и политическими партиями – нежелание работать с архивами

4. при депозитарном хранении недостаточная нормативно-правовая база

5. не всегда в установленные сроки создаются и согласуются с росархивом номенклатуры дел.

6. для архивов министерств, хранящих док-ты депозитарно, отсутствуют правила работы

7. проблемы отбора на постоянное хранение док-ов на электронных носителях.

8. на стадии хранения в организации возникают дефекты из-за нарушения условий хранения, нарушается режим доступа = > архивы должны реставрировать.

9. важно решить способы приема (сплошной или выборочный)

10. работа по совершенствованию перечней типовых и отраслевых, номенклатур дел.

В целом по стране де­фицит площадей архивохранилищ составляет около 120 тысяч кв.м.

ЭЦД – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Порядок проведения ЭЦД – в ГСДОУ 1988 г. и «Основных правилах работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Задачи :

1.отбор документов на гос.хранение,

2.определение сроков хранения

3.для , восполнение утраченных подлинников их копиями,

4.выделение документов к уничтожению

ЭЦД проводится

• при составлении НД;

• формировании дел;

• подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством

Теоретические основы ЭЦД:

Принципы: историзма, системности (всесторонности и комплексности), целостности, объективизма.

На основе принципов экспертизы разработана систе­ма критериев, т. е. научно обоснованных признаков, по­зволяющих определять степень ценности документов. Систему составляют три группы критериев: происхождение документов, их содержание и внешние особенности.

При приеме ЭД на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения.

По результатам ЭЦД составляется ряд документов:

1. опись дел постоянного срока хранения;

2. опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

3. долговременного хранения (> 10 лет)

4. внутренняя опись

5. опись дел по личному составу;

6. документы на спец. носителях

7. акт о выделении к уничтожению дел, не подлежа­щих хранению

8. опись на ведомственные и служебные издания, входящие в архив.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе­матизации внутри фонда и учета дел.

Описатель­ная статья описи дел структурного подразделения должна вклю­чать в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;

• индекс дела (тома, части);

• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

• дату дела (тома, части);

• число листов в деле (томе, части);

• срок хранения;

• примечание.

Управленческие документы можно разделить на:

• документы, отражающие основную деятельность учреждения или организации в целом, а также его структурных подразделений.

• документы, играющие вспомогательную роль,

• документы по личному составу,

Методы: историзма, источниковедческого анализа, описательный, системный, структурный, моделирования, функциональный.

Перечни документов - это систематизированные списки доку­ментов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о со­ставе документов, прием которых на госхранение обязателен.

*типовые *отраслевые *примерные

Типовые перечни

1989г. (для документов, образованных по 1994 г включительно), состоит из 2х частей:

1. Для управленческой док-ции

2. Для научно-технической

2000 г. Перечень типовых управленческих документов, образованных в деятельности организация с указанием сроков хранения (в замен 1й части)

2007 г. Перечень типовых арх док., образованных в научно-технической и производственной деятельности орг с ук. сроков хр-я

2010 г. Перечень типовых арх док-ов, обр в деят органов гос. Власти, местного самоуправления и организаций (с указангием сроков хр-я)

В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

В 2000 г. вышел в свет еще один новый, не имевший ранее аналогов «Примерный перечень документов, образующихся в де­ятельности кредитных организаций, с указанием сроков хране­ния», в составе которого отражены документы по организационным вопросам управления, экономическому прогнозированию и креди­тованию, кассовым операциям и инкассации, операциям с ценны­ми бумагами и внешнеэкономической деятельности, бухгалтерско­му учету и отчетности, автоматизации банковских работ и др.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о со­ставе и содержании документов учреждений, организаций и пред­приятий одного ведомства, одной отраслевой системы.

В 2002 г. в правилах работы архивов отражается ЭЦД электрон. док-ов.

ЭЦД проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.

Целевая комплексная экспертиза — это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:

вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;

однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

лиц, связанных родственными или личными отношениями.

В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:

дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения;

дела, предназначенные для уничтожения.

На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносят­ся в описи.

Акты и описи представляются на рассмотрение соответству­ющей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной ко­миссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 ян­варя года, следующего за годом окончания дела в делопроизвод­стве. Так, например, срок хранения документов и дел, закончен­ных в любом месяце 1995 г., начинается с 1 января 1996 г.

Продолжительность хранения таких документов после окон­чания дела делопроизводством должна равняться разности, т.е. «75 лет - в». Например, личное дело студента, оконченное делоп­роизводством в связи с завершением обучения в институте в год, когда ему исполнилось 22 года, должно храниться в архиве вуза 53 года (75 - 22 = 53).

Для некоторых копийных и дублетных материалов срок хране­ния определяется их практической надобностью, а в перечне вместо конкретного количества лет указывается «До минования надобнос­ти», «До замены новыми» и т.д.

Не только одинаковые виды документов могут откла­дываться в фондах разных учреждений, но копии одного и того же документа могут быть и в фонде автора этого документа, и в фондах, как выше, так и ниже стоящих на иерархической лестни­це управления учреждений. Все это ведет как к внутрифондовой, так и к межфондовой дублетности.

Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК) является постоянно действующим совещательным органом, осуществляющим рассмотрение научно-методических вопросов, связанных с ЭЦД и включением их в состав АФ РФ, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов. Решения ЦЭПК вступают в силу после утверждения протокола заседания ЦЭПК Руководителем Росархива. Состав ЦЭПК утверждается Руководителем Росархива.

Основными задачами ЦЭПК являются:

- определение концепции, принципов и критериев формирования АФ РФ, состава документов, относящихся к АФ РФ;

- рассмотрение вопросов формирования и оптимизации состава АФ РФ;

-рассмотрение и принятие решений по научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов;

-осуществление научно-методического руководства деятельностью ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, федеральных государственных архивов, Центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) федеральных органов государственной власти, организаций.

Основными функциями ЦЭПК являются:

-рассмотрение и вынесение решений о согласовании: проектов нормативных правовых актов (положений, правил, инструкций) проектов перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, изменений и дополнений к ним; проектов отраслевых списков организаций, документы которых подлежат и не подлежат приему в государственные и муниципальные архивы, изменений и дополнений к спискам; проектов списков - источников комплектования федеральных государственных архивов, изменений и дополнений к ним; программ исследований, научных отчетов, докладов, обзоров, методических рекомендаций и других материалов по результатам исследований вопросов экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими .

-вынесение рекомендаций по результатам обсуждения: предложений по разработке (переработке) нормативных правовых актов и методических рекомендаций отраслевого и межотраслевого значения по вопросам ЭЦД и комплектования ими государственных, муниципальных архивов и архивов организаций; предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями; спорных вопросов ЭЦД и комплектования ими государственных, муниципальных архивов и архивов

ЭПК – (экспертно- проверочная комиссия) является постоянно действующим совещательным органом, осуществляющим рассмотрение научно-методических и практических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, вопросов, связанных с экспертизой ценности документов в ведомственных, государственных, муниципальных архивах и архивах организаций

Состав ЭПК утверждается начальником архивного управления.

Основными задачами ЭПК являются:

 -Определение концепции, принципов и критериев формирования АФРФ, состава документов, относящихся к АФРФ;

-Рассмотрение вопросов формирования и оптимизации состава АФРФ

-Рассмотрение и принятие решений по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов.

-Осуществление методического руководства деятельностью экспертно-проверочных комиссий (далее – ЭПК) администраций муниципальных образований, экспертно-методических комиссий (ЭМК)  государственных архивов и экспертных комиссий (далее – ЭК) организаций.

Основными функциями ЭПК являются:

• Рассмотрение и вынесение решений об утверждении:

-описей дел (документов) постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации;

- переработанных и усовершенствованных  описей дел постоянного хранения;

- описей электронных документов;

-описей дел (документов) личного происхождения;

-описей объединенных архивных фондов (ОАФ);

- описей особо ценных дел и документов;

-актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению в государственных и муниципальных архивах;

- перечней проектов НТД, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы;

- перечней номеров особо ценных дел, документов (номерник).

- Листов учета и описания документов государственных и муниципальных  архивов Кемеровской области, подлежащих включению в Реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

- Перечней копий (микрокопий) документов, подлежащих  постоянному хранению на правах подлинников.

• Рассмотрение и вынесение решений о согласовании:

-списков организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов Кемеровской области, в том числе источников комплектования научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документацией, изменений и дополнений к спискам;

- списков граждан – источников комплектования государственных и муниципальных архивов;

-описей дел по личному составу и долговременного хранения организаций – источников комплектования государственных архивов;

положений об ЭМК, ЭК организаций, государственных архивов, положений об архивах, инструкций по делопроизводству, индивидуальных номенклатур дел организаций – источников комплектования государственных архивов;

-актов о выделении к уничтожению НТД, кино-видеодокументации с истекшими сроками хранения;

- актов о выделении к уничтожению документов за 1923 – 1945 годы;

- актов описания документов, переработки описей дел, актов о создании ОАФ;

- предложений ЭМК государственных архивов, ЭК организаций – источников комплектования об изменении или установлении сроков хранения отдельных категорий документов, не предусмотренных перечнями, согласованными ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве;

- графиков научно-технической обработки документов (упорядочения), предоставления номенклатур дел и описей дел постоянного хранения и по личному составу организаций – источников комплектования государственных архивов;

- проектов  методических и научно-исследовательских разработок по направлениям и видам выполняемых работ;

- предложений государственных и муниципальных архивов о фондировании документов организаций – источников комплектования.

• Вынесение рекомендаций по результатам обсуждения:

- предложений  государственных и муниципальных архивов и организаций по  разработке (переработке) методических рекомендаций по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими  государственных, муниципальных архивов и архивов организаций;

-  предложений государственных и муниципальных архивов, организаций об определении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями;

- информации о работе ЭМК государственных архивов, ЭПК администраций муниципальных образований, ЭК организаций по вопросам, входящим в компетенцию этих комиссий;

- спорных вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов и архивов организаций.

Для организации и проведения работ по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности любой организации независимо от формы собственности или функций, приказом директора (президента, начальника) создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входят квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (не менее 3-9 человек).

Председателем ЭК назначается один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, секретарем - сотрудник службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

Функции и права экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением об экспертной комиссии. При разработке этого положения следует руководствоваться Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) организации, утвержденным Росархивом в 1995 году.

ЭК и ЦЭК - совещательные органы при руководителе организации, их заседания проводятся по мере необходимости.

Основными функциями ЦЭК и ЭК являются:

- рассмотрение, вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов сводной номенклатуры дел организации, если архив организации является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации;

- организация и проведение совместно с делопроизводственной и архивной службами ежегодного отбора дел для дальнейшего хранения или выделения к уничтожению;

- рассмотрение, представление на утверждение руководителю организации и на одобрение ЭПК описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

- рассмотрение и согласование с госархивом графиков передачи документов из структурных подразделений в архив организации и графиков передачи дел постоянного хранения из архива организации в госархив;

- рассмотрение вопросов приема на ведомственное хранение документов личного происхождения.

Выявление уникальных документов и особо ценных документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве.

Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных документов осуществляется в соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов.