Архивный фонд Российской Федерации – более 609 млн. Единиц

ВНИИДАД. Его основными задачами остаются теоретические и методические проблемы архивоведения и документоведения, архивного дела и документационного обеспечения управления.

Особое значение придается улучшению системы информации о составе и содержании Архивного фонда России. С этой целью институтом ведется подготовка межархивных справочников.

Отраслевым центром НТИ ежегодно издается 36 выпусков библиографического указателя и 12 выпусков экспресс информации. Вышли в свет новые «Основные правила работы архивов организаций» (М.: Росархив; ВНИИДАД 2004)

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

- правила оформления документов; - правила работы с документами; - обеспечение сохранности документов; - порядок передачи документов на архивное хранение; - работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты); - внедрение новых информационных технологий в работе с документами; - работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; - юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативно-правовых актов и документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также регламентирующих работу делопроизводственной службы, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты.

На момент издания цели и задачи ГСДОУ были следующие:

• Упорядочение документооборота,

• Сокращение количества и увеличение качества документов,

• Создание условий для эффективного применения современных на тот период технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации,

• Совершенствование работы аппарата управления.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2009).

характеристики систем управления документами: надежность, целостность, комплексность и т. д.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 является основным в сфере ДОУ и распространяется на систему менеджмента качества, выстраиваемую по международным стандартам ИСО.

Основная проблема– отсутствие основополагающего закона в области документационного обеспечения управленческой деятельности.

Ситуация усугубилась в связи с административной реформой: в документах о ФАА (Росархив) понятно, что его роль неясна. С точки зрения подобных документов, статус ВНИИДАД тоже размытый.

Отсутствует государственная политика в сфере делопроизводства.

Издание основополагающего закона в области делопроизводства (ДОУ) необходимо по следующим причинам:

• Происходит постоянный рост объемов документов

• В управлении существуют традиционные и электронные системы делопроизводства.

• Экономические методы управления выдвигают новые требования к полноте, оперативности и достоверности документированной информации для принятия управленческих решений.

Существуют изменения, вызванные интеграцией России в мировое информационное пространство.

ЕСКК (единая система классификации и кодирования) определяется этим постановлением и еще тремя методическими документами:

1. «Основные положения ЕСКК технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в Российской Федерации»,

2. «Порядок разработки общероссийских классификаторов»,

3. «Положение о ведении общероссийских классификаторов на базе информационно-вычислительной сети Госкомстата России».

В числе прочих, ЕСКК включае общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) – ОК 011-93,

в котором представлены действующие сегодня в России унифицированные системы документации.

В ОК 011-93 кодируются наименования унифицированных форм девяти унифицированных систем документации (можно сказать, что таким образом определяется состав документов, входящих в эти системы):

• Организационно-распорядительная документация,

• Банковская документация,

• Финансовая, учетная и отчетная документация бюджетных организаций,

• Трудовая документация,

• Документы пенсионного фонда РФ,

• Внешнеторговая документация,

• Отчетно-статистическая документация,

• Учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий.

ЕГСД. 1973 – научно обоснованный комплекс правил, норм, предписаний, рекомендаций по ведению делопроизводства в отношении ОРД.

Закон определил новую систему стандартов в РФ:

• Стандарт

• Национальный

• Международный стандарт

• Стандарт организации

ГОСТ 6.38 – 72 «Основные положения»

ГОСТ 6.39 – 72 «Формуляр-образец»

В них было определено точное количество обязательных составных частей документа (реквизитов) и их точное расположение на бланках (вплоть до мм.). Тогда их было 28.

В середине 1980-х гг. в ОРД стали выделять 3 основные подсистемы:

1. Документы по личному составу,

2. Документы по реорганизации, ликвидации, созданию организаций,

3. Документы по автоматизированному контролю за исполнением документов.

В 1980-х количество реквизитов увеличилось до 31.

Значительную роль в установлении единой терминологии в области унификации сыграл ГОСТ 6.10.2–83 «Унифицированные системы документации. Термины и определения».

ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливал основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные стандартом, объявлялись обязательными для применения в документации всех видов, учебной и справочной литературе.

В 1990-х годах ГОСТы объединены в один и количество реквизитов было утверждено в стандарте – ГОСТ 6.38-90 «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов». Но этот стандарт быстро устарел в связи с событиями, которые происходили в нашей стране. Быстрое развитие рыночных отношений, распад Советского Союза привели к необходимости создания нового национального стандарта в области делопроизводства. Он назывался ГОСТ Р 6.30-97 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». (Количество реквизитов – 31.) Аналогичные стандарты были приняты в других республиках.

Современный ГОСТ Р 6.30 – 2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» был принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России 3 марта 2003 г. Действующий стандарт был разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

Сам термин «документ» латинского происхождения, производный от слова «учить», «извещать». Из латинского языка это слово перешло в последствии во все европейские языки, а в начале XVIII века – и в русский язык.

В России он был переведен Петром I именно как «письменное свидетельство», и на всем протяжении XVIII века в определении термина «документ» выделялось прежде всего его правовое значение. Правда, само это понятие в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в российской делопроизводственной практике обычно использовались термины: «акт», «дело», «бумага».

В ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определение термина «документ» сформулировано следующим образом: «Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Это определение было дословно взято из ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» 1995г.

реквизит - обязательный элемент оформления официального документа

ФЗ о библиотечном деле (1994). Документ – материальный объект, с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи, изображения, преднозначенный для передачи во времени и пространстве, для хранения и общественного пользования.

ФЗ «об обязательном экземпляре» (2002). Документ – материальный носитель, с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи, изображения, или их сочетание предназначенный для передачи во времени и пространстве, для общественного использования хранения.

ФЗ 2006 года «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленном законодательством РФ случаях ее носитель. Информация – сведения, сообщения, данные независимо от формы их представления.

ГОСТ Р ИСО 15.489-1-2007. СИБИД. Управление документами. Общие требования.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

На международном уровне (утвержден ИСО):

Документ – записанная информация, которая может быть использована как единица в документационном процесс. Т.е., это все материальные объекты, которые могут нести информацию.

Во многих законах документ и информация это синонимы.

Важные свойства: полнота, достоверность, своевременность.

Ф-ии документа: Информационная, социальная, коммункативная, культурная, управленческая, правовая, учётная, исторического источника.

Информацию можно разделить на 3 части: ретроспективная, оперативная, перспективная.

Под структурой  документа понимается последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей его текста, объединенных излагаемым в документе вопросом (направлением) деятельности компании.

Во вводной части документа, представленного в виде связного текста, как правило, излагается обоснование, поясняющее причины и (или) цель подготовки документа. В основной части излагается суть освещаемого вопроса (по состоянию на дату подготовки документа). В заключительной части обычно излагаются выводы, предложения, просьбы, требования, решения, распоряжения, указания, рекомендации и т. п. Приложение к документу также правомерно рассматривать в качестве элемента его структуры. Структура приложения определяется формой представления текста.

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) аналоговые документы по виду оформления различаются как:

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Форма документа:

• внешняя: физическая форма, формат внешнего представления материального носителя и способ фиксации информации. Это отражает его физически объективный и внешне воспринимаемый вид и ощутимую форму как материального объекта.

• внутренняя: форма представления данных и внутренней организационной структуры, содержащей информацию и реквизиты. Организационная структура определяет форму и формат информации и реквизитов. Логическая структура документа представляет собой раздел, атрибуты, связи. Структура представления – страницы, строки, шрифты.

Признаки, отражающие информационную составляющую документа:

1. характер знаковых систем:

• тестовые

• нетекстовые:

иконические – документы, где знак= отображаемому объекту (фото, фильм); идеографические - документы, где знаком служит условное обозначение (карта), звучащие – музыка (фонодокументы, которые не воспроизводят речь); матричные – сделанные средствами матричного языка (МЧД, эл. документы); комплексные - несколько знаковых средств (журнал с DVD).

2. по уровню обобщения информации:

• первичные (отражают научную, производственную и др. деятельность);

• вторичные (производная от первичной информация);

3. предназначенность для восприятия информации

• человекочитаемая;

• машиночитаемая;

4. по каналу восприятия информации:

• визуальные

• аудиальные

• тактильные

• аудиовизульные

5. по способу документирования (закрепления информации на носителе):

• рукописные

• печатные

• магнитные

• оптические

• фотографические

• механические

• электронные

Признаки, отражающие материальную составляющую документа:

1. по материалу носителя информации: искусственные (бумажные и полимерные) и естественные;

2. по форме носителя: листовые, ленточные, кодексовые, карточные;

Признаки, отражающие способ бытования во внешней среде:

1. по времени появления: оригинал и копия;

2. по регулярности: периодические и непериодические.

РЕКВИЗИТЫ

01 - Государственный герб РФ;

02 - герб субъекта РФ;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

04 - код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 -код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10- наименование вида документа;

11- дата документа;

12 - регистрационный индекс (номер) документа;

13 - ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа;

14- место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст;

21 - отметка о наличии приложений;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

ДУД - Запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Юр. Сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком документирования.

Бланк документа — это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Согласно ГОСТ Р 6.30—2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

виды бланков:

· общий бланк; · бланк письма; · бланк конкретного вида документа.

На общем бланке могут присутствовать следующие реквизиты: 01, 02, 03, 06.

В бланке письма используются следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04,06,07.

Бланк конкретного вида документа включает в себя реквизиты: 01, 02,03,05,06,08,12.

Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование автора документа (наличие бланка организации), название вида документа (кроме писем), заголовок к тексту, дату, регистрационный номер, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Дополнительными реквизитами документа являются гриф утверждения (для заключений обязательно), адресат (для писем обязательно), отметка о заверении копии, печать, гриф внешнего согласования, отметка о наличии приложения, индекс предприятия связи (почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа, номер телефона), место составления или издания, фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем обязательно), ссылка на индекс и дату входящего документа.

Согласно стандарту 511.4 – 98 С.Д. – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, видов, сферы деятельности, единых требований оформления. (ОРД, сис-ма плановой документации, первично-учётная документация, отчётно-статистическая док-ия, трудовая, бухгалтерская, финансово-расчётная, внешне-торговая)

Унифицированная система документации (УСД) – С.Д., созданная по единым правилам, требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности.

Классификация документов:

1. По способам документирования (тестовые, фото-, фоно- …)

2. По происхождению

3. По функции управления (основные функциональные системы в РФ):

Организационно-правовая, организационно-распорядительная (ОРД), справочно- информационная.

- ОРД – одна из важнейших систем, включает документы, которые фиксируют решения органов власти, организаций, должностных лиц и т.д.

- Организацирнно –правовая – совокупность документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, компетенцию, структуру, штат, содержание деятельности и т.д.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

Система распорядит д-ции. Назначение – регулирование, координация деятельности, которая позволяет организации достигать целей и получать максимальный эффект от своей деятельности.

С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

1.  Документы, действующие на федеральном уровне, — правовые акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (Подготовка распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки ведомственных нормативных актов, утвержденными постановлением Совета Министров — Правительства Российской Федерации от 23 июля 1993 г. № 722.);

2.  правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации, - краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;

3.  правовые акты (распорядительные документы), действующие в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти);

4.  правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления.

Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.

Текст приказа состоит из двух частей: