3.4. Удосконалення обліку і аналізу розрахунків по оплаті праці
На сьогоднішній день дуже широко використовуються засоби обчислювальної техніки – це призвело до появи нових прийомів та методів організації обліку. Відмінною їх особливістю є можливість складання в автоматичному режимі машинограм, узагальнюючих облікову інформацію в розрізах, необхідних для управління, контролю, аналізу та складання бухгалтерської звітності.
Нині відбувається швидке оснащення організацій комп’ютерами. Вони дозволяють накопичувати дані як безпосередньо в облікових реєстрах (карточках, вільних листах та ін.) так і на машинних носіях інформації (наприклад, на жорсткому диску, дискетах).
Відносно просто можна засвоїти та експлуатувати комп’ютери в якості персональної техніки, оснащувати ними бухгалтерів і на їх основі створювати автоматизовані робочі місця (АРМ) бухгалтера. Одним з обов`язкових умов автоматизації та обліку є наявність програми реєстрації та обробки бухгалтерських даних [62, с. 559].
Найголовніша передумова, яка, на нашу думку, сприяє поліпшенню обліку розрахунків з оплати праці на ЗАТ «КЗУБМ» – автоматизація обліку праці та її оплати із використанням автоматизованих робочих місць.
Для того, щоб реалізувати завдання обліку праці та заробітної плати створена інформаційна база із використанням трьох категорійних автоматизованих робочих місць бухгалтера (рис. 3.11):
Рис. 3.11. Схема взаємозв’язку АРМ бухгалтера по обліку розрахунків з оплати праці з іншими АРМ та інформаційною системою підприємства [50, с. 172].
Ведення обліку праці і заробітної плати на ЗАТ «Коломийське ЗУБМ» набуло кращих результатів за допомогою програми «1С: Предприятие 7.7».
Програма «1С: Предприятие 7.7» є універсальною бухгалтерською програмою і призначена для ведення синтетичного й аналітичного бухгалтерського обліку по різних розділах.
Аналітичний облік ведеться по об'єктах аналітичного обліку (субконто) у натуральному і вартісному вираженнях. Програма надає можливість ручного й автоматичного введення проводок. Усі проводки заносяться в журнал операцій. При перегляді проводок у журналі операцій їх можна обмежити довільним тимчасовим інтервалом, групувати і шукати по різних параметрах проводок.
Крім журналу операцій програма підтримує кілька списків довідкової інформації (довідників):
план рахунків;
список видів об'єктів аналітичного обліку;
списки об'єктів аналітичного обліку (субконто);
констант і т.д. [68, с. 316].
Для обліку розрахунків з оплати праці призначений рахунок 66 “Розрахунки з оплати праці”, по якому в програмі передбачене ведення аналітичного обліку по співробітниках підприємства (субконто виду “Сотрудники”).
Крім того, у типовій конфігурації на рахунку 66 ведеться аналітичний облік по субконто “Месяц начислення зарплаты”, що має тип “дата”. Об’єктами такої аналітики є дати початку місяців, у яких було зроблене нарахування заробітної плати (тобто, був проведений документ “Начисление зароботтной платы”).
Для погодинної оплати праці (відповідно до встановлених посадових окладів), яка вимагає введення операцій, пов’язаних з нарахуванням розрахунку сум відрахувань і утримань, і виплатою заробітної плати, в типовій конфігурації програми передбачені відповідні документи “Начисление зароботной платы” та “Выплата зароботной платы”.
За допомогою документа “Начисление зароботной платы можливе виконання декількох операцій:
нарахування заробітної плати співробітникам підприємства;
формування відомості нарахування авансу;
внесення до інформаційної бази залишків взаєморозрахунків зі співробітниками на початок звітного періоду.
В документі “Начисление зароботной платы” повинен бути визначений вид доплат, бухгалтерський рахунок (субрахунок) розрахунків з оплати праці, кількість робочих днів у поточному періоді нарахування заробітної плати, величина, що визначає середньооблікову чисельність співробітників.
Для нарахування основної заробітної плати співробітникам підприємства, автоматичного розрахунку сум відрахувань і утримань, формування відповідного набору бухгалтерських проводок у реквізиті “Вид виплаты” слід вибрати значення “Основная з/п”. За допомогою документа з таким видом виплати можна одержати друковані форми платіжної відомості, відомостей відрахувань від заробітної плати до фондів, а також розрахункові листки за зазначений період по співробітниках, що вказані у його табличній частині.
Для формування відомості нарахування авансу реквізит “Вид виплаты” повинен бути встановлений у значення “Аванс”. У цьому випадку при автоматичному заповнені табличної частини документа в графу “К выдаче” по кожному співробітнику будуть розміщені суми з реквізиту “Аванс довідники “Сотрудники”. Суму авансу в разі необхідності можна відредагувати вручну. Зауважимо, що в реквізиті “К выдаче” показується заборгованість підприємства перед співробітниками, а не різниця між нарахованою й утриманою сумами. При проведенні документу з видом виплат “Аванс” бухгалтерські проводки не формуються.
Для введення сальдо по розрахунках з співробітниками на самому початку роботи призначений документ із видом виплати “Внесение остатков”. У цьому випадку розрахунково-платіжна відомість містить реквізити “Начислено”, “Подоходный”, “К выдаче”. В разі необхідності можна автоматично сформувати звіт “Форма №8ДР”, для чого потрібно внести дані про нараховані суми, суми утриманого прибуткового податку зі співробітників за кожен місяць звітного року окремо, тобто окремим документом “Начисление зарплаты”.
На закладці “Дополнительно” документу “Начисление зароботной платы” визначається бухгалтерський рахунок витрат, на який списується сума податків та рахунок обліку валових витрат.
Для автоматичного розрахунку сум основних утримань по кожному співробітнику відповідно до бази оподаткування і ставок, зазначених для них у довіднику “Налоги и отчисления” призводить натискання кнопки “Рассчитать”. При цьому у графах “Начислено”, “Удержано”, “К выплате” відобразяться підсумкові суми всіх нарахувань, утримань по співробітнику і сума, що підлягає виплаті.
Документ “Выплата зароботной платы” призначений для формування друкованої форми платіжної відомості, бухгалтерських проводок, що відображають факт виплати заробітної плати (заборгованостей по заробітній платі) співробітникам.
Заповнення діалогової форми документа варто починати з визначення виду виплат аналогічно документу “Начисление зароботной платы” та періоду, за який буде здійснюватися виплата заробітної плати співробітникам, виду виплати, а також рахунку обліку оплати праці.
В обох зазначених вище документах є кнопка “Заполнить”, призначена для автоматичного заповнення табличної частини документа. В документ “Начисление зароботной платы” буде внесено всіх співробітників підприємства, і заповнено графу “Начислено” відповідно до окладу, зазначеного для співробітника в довіднику “Сотрудники” (розміру авансу для виплати “Аванс”) і числа відпрацьованих співробітником днів, зазначеного в графі “Дн”.
Для документів “Выплата зароботной платы” з видом виплати “Аванс” треба здійснити вибір одного з документів “Начисление зароботной платы”, на підставі якого буде заповнену табличну частину документу. Як варіанти будуть запропоновані всі документи “Начисление зароботной платы” з таким же видом виплат, що були введені в поточному місяці. Для документа “Выплата зароботной платы” з видом виплати “Основная з/п” таблична частина буде заповнена поточним сальдо взаєморозрахунків по кожному співробітнику обраного підрозділу [38, с. 448].
Дані про розрахунки із співробітниками з оплати праці можна отримати, використавши стандартні звіти, зокрема:
Аналіз рахунка за субконто – використовується для отримання інформації про суму нарахованої заробітної плати, стягнені податки та збори і суму до виплати в розрізі співробітників;
Оборотно-сальдова відомість – використовується для отримання узагальнюючої інформації про стан розрахунків із заробітної плати за певний період;
Журнал-ордер по субконто – використовується для отримання інформації по конкретному субрахунку не лише в цілому, але й в кореспонденції з іншими рахунками [100, с. 420].
Відзначимо, що операції з нарахування і виплати заробітної плати на ЗАТ «Коломийське ЗУБМ» з сотнями робітників оформляються тисячами проведень у місяць, оскільки типовою конфігурацією «1С: Бухгалтерія» передбачено ведення аналітичного обліку розрахунків за заробітною платою на рахунку 66 в розрізі співробітників. Тобто для кожного співробітника нараховується заробітна плата з одночасним віднесенням її на рахунок витрат, здійснюється формування проведень за податками та зборами в державні фонди та відбувається сплата (депонування) нарахованої заробітної плати.
Цей процес є достатньо важким та трудомістким і не обмежується лише формуванням документів «Нарахування ЗП» та «Виплата ЗП». Для його спрощення можна скористатися можливістю нарахування заробітної плати співробітникам за допомогою програми «1С: Зарплата і кадри». Підсумкові дані за нарахованою заробітною платою з цього модуля доведеться переносити в модуль «1С: Предприятие 7.7» з подальшим формуванням проведень з обліку виробничих витрат та відрахувань в соціальні фонди, що проводяться з фонду оплати праці.
Пропозиції щодо поліпшення обліку та аналізу на підприємстві
Наведемо декілька пропозицій, які, на нашу думку, сприятимуть поліпшенню обліку на ЗАТ «Коломийське ЗУБМ».
1. На ЗАТ «Коломийське ЗУБМ»потрібно запропонувати можливість виплати заробітної плати працівникам підприємства пластиковими картками.
Я вважаю, що розвиток електронної техніки дає змогу широко використовувати безготівкові розрахунки у формі пластикових карток, що містять зашифровану інформацію, яка дозволяє їх власникам здійснювати платежі та отримувати готівкові кошти.
Пластикова картка являє собою пластинку з нанесеною магнітною смугою або вмонтованою мікросхемою, яка містить ключ до спеціального карткового рахунка в банку. За паперової технології продавець за допомогою спеціального терміналу зчитує інформацію з картки, здійснює авторизацію і виявляє можливість оплати покупки. Держатель картки в електронній системі напряму зв’язується з емітентом через термінал. Замість підпису на рахунку він вводить за допомогою клавіатури секретну комбінацію цифр, що за правильного набору санкціонує дебетування його банківського рахунка.
Картки для банківських автоматів – це різновид дебетових карток, які дають можливість власникові рахунка в банку одержувати готівкові кошти в межах залишку коштів на рахунку через автоматичне обладнання, встановлене в банках, торгових залах, на вокзалах тощо. При наявності картки гроші можна одержати в будь-який час, у святкові чи вихідні дні. Крім цього, власник картки звільнений від необхідності відвідувати своє відділення банку і може скористатися автоматами, розміщеними в торгових центрах, на вокзалах тощо.
Таким чином, на наш погляд, більш перспективною формою розрахунків по заробітній платі на ЗАТ «Коломийське ЗУБМ» буде форма безготівкових розрахунків пластиковими картками.
2. Наступна пропозиція, не менш важлива, ніж перша, – це підготовка та підвищення кваліфікації працюючих підприємства.
Освіта персоналу має свої нюанси, але в результаті підвищення кваліфікації виграють і підприємство, і громадяни. Організація має бути зацікавлена в рості своїх кадрів, в кваліфікованих спеціалістах, працівниках, здібних забезпечити реалізацію завдань її розвитку, адже, якщо головний бухгалтер кваліфікований в своїй сфері спеціаліст, то і облік буде в належному стані.
Однак при рішенні кадрових питань не слід зупинятися тільки на підвищенні професійної кваліфікації, необхідно зацікавити людей в підвищенні продуктивності праці, стимулювати їх не тільки матеріально, але й застосовувати ефективні форми психологічної мотивації, створити необхідні організаційні, економічні і психологічні умови для об'єднання інтересів працівників з інтересами підприємства.
3. Варто зазначити, що на ЗАТ «Коломийське ЗУБМ» немає аудиторської групи. Але, на нашу думку, наявність аудиторської групи дуже важлива для підприємства. Всередині організації за вимогою та з ініціативи її керівництва аудиторами підприємства проводиться і внутрішній аудит.
Завдання внутрішньої аудиторської служби полягає в допомозі працівникам підприємства ефективно виконувати свої посадові обов’язки. Відділ внутрішнього аудиту має бути складовою частиною підприємства і функціонувати в рамках політики, визначеної керівництвом і правлінням.
Основна функція внутрішніх аудиторів полягатиме в перевірці структури внутрішнього контролю заводоуправління та оцінці рівня її адекватності і ефективності. Виконуючи цю функцію, внутрішні аудитори можуть часто проводити фінансовий аудит, операційний аудит та перевірку на відповідальність.
Внутрішні аудитори будуть забезпечувати адміністрацію цінною інформацією для прийняття рішень, які стосуються ефективного функціонування їх бізнесу.
Також внутрішні аудитори перевіряють організацію праці та її оплати. Вони повинні перевіряти: дотримання законодавства щодо організації ведення бухгалтерського обліку; реальність відображення у первинних документах та формах звітності чисельності працівників та середньоспискової чисельності працюючих на підприємстві; правильність визначення обсягів виконання робіт; наявність у документах обліку осіб, що не брали участі у виконанні робіт; достовірність відображення у документах обліку виконання робіт; ідентичність даних аналітичного обліку з оплати праці показникам синтетичного обліку з рахунку 66 «Розрахунки з оплати праці» у Головній книзі й балансі на однакову дату та підписів у відомості й особовій справі; законність доплат і надбавок до основної заробітної плати; правильність підрахунків підсумків у первинних документах, регістрах бухгалтерського обліку та фінансової звітності; реальність віднесення витрат з оплати праці на собівартість продукції та інше.
Таким чином, ми бачимо, що аудиторська група на ЗАТ «Коломийське ЗУБМ» необхідна.
4. Наступна наша пропозиція – удосконалення витрат на оплату праці в управлінському обліку.
Витрати на оплату праці є третьою після матеріальних витрат та інших операційних витрат по значимості складовою частиною операційної діяльності підприємств більшості галузей економіки, в тому числі і заводоуправління. Значна частина цих витрат потребує досконалого обліку. Особливо великі завдання стоять перед управлінським обліком таких витрат. На наш погляд, він повинен включати в себе рішення таких питань: вибір оптимальних систем та форм оплати праці; визначення витрат на оплату праці в структурі майбутніх контрактів; облік витрат на оплату праці по калькуляційним статтям та видам діяльності; облік витрат на оплату праці у розрізі матеріально відповідальних осіб із складанням внутрішньої звітності.
На нашу думку, для отримання необхідної інформації про структуру витрат на оплату праці, їх облік необхідно здійснювати по таким калькуляційним статтям, як:
основна заробітна плата працюючих;
додаткова заробітна плата працюючих.
Також я вважаю, що облік витрат праці повинен проходити в два самостійних етапи:
калькулювання заробітної плати кожного працівника, включаючи утримання із неї, а також виплати та відрахування в пенсійний фонд та інші (облік заробітної плати);
розподіл витрат на оплату праці по замовленням на рахунки накладних витрат та рахунки виробництва (облік витрат на робочу силу).
Оскільки витрати на оплату праці тісно пов’язані із чисельністю працюючих, тому, на наш погляд, на ЗАТ «Коломийське ЗУБМ» необхідно забезпечувати планування необхідної кількості робітників.
Також до зобов’язань працівників управлінської бухгалтерії слід включати вибір оптимальних форм та систем оплати праці.
На підприємстві використовується погодинна та відрядна оплата праці із відповідними системами.
5. Тому, я хотів би запропонувати використання акордної системи праці, при якій визначають сукупний заробіток за виконання певних стадій роботи або виробництва певного обсягу робіт. Специфіка цієї системи у тому, що доручена робота повинна бути виконана за визначені строки, при цьому час, витрачений на її виконання, великої ролі при начисленні заробітної плати не відіграє. Основним первинним документом по обліку зарплати при акордній системі є акордний наряд. На наш погляд, разом із відповідною формою оплати праці він може знайти більш широке використання на практиці та стати діючим механізмом розвитку економічних відносин на ЗАТ «Коломийське ЗУБМ».