Установлення інтервалу критеріїв

Критерії бувають двох типів.

1. Критерії обчислення – це критерії, що є результатом обчислення формули. Наприклад, інтервал критеріїв =F7>СРЗНАЧ($F$7:$F$21) виводить на екран рядки, що мають у стовпці F значення більше, ніж середнє значення розмірів у вічках F7:F21. Формула повинна повертати логічне значення ЛОЖЬ або ИСТИНА. При фільтрації будуть доступні тільки ті рядки, значення яких будуть додавати формулі значення ИСТИНА.

2. Критерії порівняння – це набір умов для пошуку, використовуваний для витягу даних при запитах за прикладом. Критерій порівняння може бути послідовністю символів (константою) або вираженням (наприклад, Ціна > 700).

Для пошуку за допомогою форми даних записів, що відповідають критерію, необхідно:

1. виділити вічко в таблиці;

2. у меню Данные вибрати команду Форма;

3. натиснути кнопку Критерии;

4. у полях редагування увести критерії для пошуку даних;

5. для виводу на екран першого запису, що відповідає критерію, натиснути кнопку Далее;

6. для виводу на екран попереднього запису, що відповідає критерію, натиснути кнопку Назад;

7. для пошуку записів у переліку по іншому критерії натиснути кнопку Критерии і увести новий критерій;

8. по закінченні натиснути кнопку Закрыть.

Щоб знову одержати доступ до усіх записів переліку необхідно натиснути кнопку Критерии, а потім натиснути кнопку Правка.

Команда Фильтр меню Данные дозволяє відшукувати і використовувати потрібну підмножину даних у переліку. У відфільтрованому переліку виводяться на екран тільки ті рядки, що містять визначене значення або відповідають визначеним критеріям, при цьому інші рядки виявляються приховані. Для фільтрації даних використовуються команди Автофильтр і Расширенный фильтр з пункту Фильтр меню Данные.

Автофильтр

Команда Автофильтр установлює кнопки прихованих переліків (кнопки зі стрілкою) безпосередньо в рядок із іменами стовпців (мал.26). З їхньою допомогою можна вибрати записи бази даних, що слід вивести на екран. Після виділення елементу в переліку, що розкривається, рядки, що не містять даний елемент, будуть приховані. Наприклад, якщо у прихованому переліку поля Цена вибрати 99грн., то будуть виведені тільки записи, в яких у полі Цена міститься значення 99грн.

Мал.46

Якщо у прихованому переліку вибрати пункт Условие … , то з’явиться вікно Пользовательский автофильтр (мал.27). У верхньому правому переліку слід вибрати один з операторів (равно, больше, меньше та ін.), а у полі праворуч вибрати одне зі значень. У нижньому правому переліку можна вибрати іншій оператор, і у полі ліворуч – значення. Коли увімкнений перемикач И, то будуть виводитися тільки записи, які задовольняють обидві умови. При увімкненому перемикачу ИЛИ будуть виводитися записи, які задовольняють одну з умов. Наприклад, у вікні на мал.27 введені умови для виведення записів по виробам з ціною більше 99грн і менше 187грн.

Мал.47

Для виведення декількох записів з найбільшими або найменшими значенням по будь-якому полю слід у прихованому переліку поля вибрати пункт Первые 10. У діалоговому вікні Наложение условия по списку у першому полі з лічильником необхідно вибрати кількість записів, а у полі праворуч вибрати наибольших або наименьших.

Щоб вивести усі дані переліку, необхідно викликати команду Отобразить все або скасувати команду Автофильтр меню Данные, підміню Фильтр.