Знищення запису в режимі форми:

• Відобразити таблицю в Режиме формы і перейти до запису, який необхідно знищити;

• Клацнути по кнопці Удалить запись;

• Підтвердити знищення – клацнути по кнопці Да (або відмінити – Нет).

Якщо в режимі таблиці необхідно вводити велику кількість записів майже з однаковими даними, то простіше за все їх копіювати і вставляти через Буфер обміну – тимчасова область памяті, де розташовуються дані, призначені для багаторазового використання. Після виконання копіювання і вставки додані записи можна корегувати.

Копіювання і вставка записів.

• В Режиме таблицы клацнути маркер виділення строки, яку необхідно скопіювати;

• На панелі інструментів клацнути кнопку Копировать;

• Клацнути маркер строки, в яку буде скопійований запис;

• На панелі інструментів клацнути кнопку Вставить;

• При необхідност івідредагувати запис.

Порада ! Якщо необхідно вставити запис між вже існуючими строками то необхідно клацнути маркер виділення строки, яка розташована над місцем розміщення нового запису.

Копіювання і вставка тексту:

• В Режиме таблицы встановити курсор ліворуч від копіюємого текста. Натиснути і, утримуючи кнопку миші, протягти курсор для виділення необхідного фрагмента текста;

• На панелі інструментів клацнути кнопку Копировать;

• Клацанням миші встановити курсор в місце вставки тексту. Щоб змінити текст фрагменту з буферу обміну перед виконанням слідуючого пункта виділити змінюваний текст;

• На панелі інструментів натиснути кнопку Вставить.

(Самостійно студенти описують спосіб виконання операцій знищення, копіювання і вставки здопомогою контекстного меню).

Робота з таблицями БД.

Оформлення таблиць

Ассеss надає можливость оформлення не тільки окремих чарунок, але і усієї таблиці. Для цього необхідно:

• вибрати необхідну таблицю і натиснути кн. Открыть;

• вибрати команду Формат  Формат таблицы;

• встановити параметри Вид сетки, Показать линии, Цвет фона, Цвет линии, вид та стиль лінії кордону таблиці:

• ОК;

• Вибрати команду Формат  Высота строки, налагодити висоту строк;

• Вибрати команду Формат  Ширина столбца, налагодити ширину стовпця;

• ОК.

Увага! Зміна ширини стовпців може бути індивідуальною, в той час як зміна висоти строк одинакова для усієї таблиці.

Переміщення по таблиці.

Переміщення по полям записів таблиці виконується з допомогою клавіш Тав, Shift + Тав, Enter та клавіш зі стрілками або з допомогою інструмента пошуку необхідних записів.

Переміщення між записами здійснюється в режимі таблиці з допомогою кнопок:

Первая запись

Следующая запись

Предедущая запись

Последняя запись

Новая запись

• Для переходу до необхідного запису поле номеру записа ввести її порядковий номер натиснути Еnter.

• Послідовність переходу слідуюча :

• вибрати необхідний обєкт (таблицю запит або форму)

• натиснути кн. Открыть. Для форми зразки розкриваючого списку кнопки Вид, розташованій на панелі інструментів, вибрати команду Режим таблицы;

• використовуючи необхідні клавіші і кнопки переміщення, перейти до необхідного поля запису.

Властивості таблиці.

Поділяються на дві групи:

1. Властивості обєкта.

2. Властивості таблиці.

В першу групу входять:

• опис обєкта;

• параметр схову обєкта у вікні БД;

• параметр реплікації обєкта.

Реплікація – ділення файлу БД на дві частини – основну репліку, яка має всі властивості звичайної БД і репліку – яка запускає зміну даних без зміни структури, тобто створювати змінювати і знищувати обєкти в ній неможна;

До другої групи входять:

• порядок сортування;

• фільтр відображення записів;

• умова на значення, в яке можуть входити значення зразу з декількох полів, а також звязане з цією умовою повідомлення про помилку.

Щоб встановити необхідні властивості виконати слідуючі дії:

• вибрати таблицю і натиснути кн. Конструктор;

• натиснути кн. Свойства на панелі інструментів;

• в діалоговому вікні Свойства таблицы завдати властивості Условия на значения та Сообщения об ошибке при невиконанні умови, Фильтр та інші;

• натиснути кн. Сохранить.

Примітка : щоб змінити вид таблиці відповідно зі заданими умовами Фильтр та Порядок сортировки, необхідно в режимі таблиці натиснути кн. Применение фильтра.

Перегляд записів за допомогою фільтра. Збереження фільтра.

Перегляд заданих записів за допомогою фільтра.

Фільтр – дозволяє відобразити на екрані не всі записи таблиці, а тільки необхідні.

Ассеss фільтрує записи по одному або декільком полям, після чого відображає тільки ті з них, які задовольняють задані умови. Для надання початкового виду таблиці відключити фільтр.

- кнопка Фильтр по выделенному.

Фільтрація таблиці за виділеним:

• відобразити таблицю в Режиме таблицы;

• встановити курсор в полі, по якому необхідно задати фільтрацію;

• клацнути по кнопці Фильтр по выделенному на панелі інструментів. В нижній частині вікна таблиці зявиться повідомлення про кількість записів, які задовольняють умовам. Букви ФЛТР в строці стану позначають, що фільтр активний.

Вимкнення фільтра:

• клацнути по кнопці Удалить фильтр на панелі інструментів.

• Зі строки стану счезнуть букви ФЛТР.

Збереження фільтра.

Якщо передбачається що створений складний філтр або критерії фільтрації можуть ще знадобиться, необхідно зберегти їх у вигляді запиту:

• відобразити відфільтровану таблицю в Режиме таблицы;

• клацнути меню Записи, встановити курсор миші на команду Фильтр і в зявленому підменю клацнути команду Расширенный фильтр. В вікні розширеного фільтру можна побачити схему умов добіру записів;

• клацнути меню Файл, а потім команду Сохранить как запрос;

• ввести в текстове поле Имя запроса імя зберігаємого запиту;

• для збереження фільтра у вигляді запиту клацнути по кнопці ОК. Імя збереженого запиту зявиться у вкладинці Запросы.

Створення складних фільтрів з допомогою Конструктора фільтрів.

Якщо в одну вкладинку заносимо декілька одночасно, то це ми створюємо И-фильтр. Він відображає тільки записи, які задовольняють всім заданим вкладці критеріям.

Записи, які задовольняють одну з декількох умов, переглядають з допомогою ИЛИ-фильтра. При його використанні віідображаються усі записи які відповідають любій з умов, заданих у вкладці Найти або у любій з активних вкладок ИЛИ.

• кнопка Применения фильтра.

Типи запитів. Створення запитів. Створення запиту у режимі конструктору.

Типи запитів:

1. Запит на вибірку – здійснює завантаження і відображення записів в Режимі таблиці.

2. Перехресний запит – дозволяє виконувати статистичні підрахунки (суми, кількість записів та середнє значення) по даним одного поля таблиці. Результати угруповуються в чарунках (перехресті строк і стовпчиків), відповідних конкретним полям прораховуємої БД.

3. Запит на зміну – допомогає виконати операції з записами які задовольняють заданим критеріям:

• запит на знищення – знищує з таблиці задані записи

• запит на оновлення – змінює відповідні записи таблиці

• запит на додавання – додає в кінець таблиці нові записи (які відповідають заданими нами умовам добіру)

• запит на створення таблиці – створює нові таблиці, які складаються з нових записів

4. Запит з параметрами – дозволяє ввести інформацію яка використовується в якості критеріїв добіру. Наприклад замість створення окремих запитів на завантаження про заказників кожного регіону ми можем ввести в один запит з параметрами регіону, після чого на екран будуть виведені записи які характеризують замовників цього регіону.

Створення запитів в Ассеss .

Запит може бути створений декількома способами:

• Самостійно.

• З допомогою Мастера запросов.

• В режимі Конструктор.

Всі створені і збережені запити знаходяться у вкладинці Запросы вікна бази даних.

Для запуску запроса і перегляду результатів його роботи достатньо двічі клацнути його імя. Після його виконання на екран будуть виведені тільки задані поля кожного запису, які задовольняють критеріям добіру.

Самостійне створення запиту.

• клацнути в вікні БД вкладинку Запросы і потім – кнопку Создать;

• в діалоговому вікні Новый запрос вибрати строку Конструктор і клацнути ОК;

• вибрати таблицю (запрос);

• клацнути кнопку Добавить;

• повторити два попередні пункти для кожних таблиці і запиту;

• щоб відобразити запит в режимі Конструктор, клацнути кнопку Закрыть.

• ввести критерії добіру в чарунку Условия отбора;

• клацнути стрілку списку, який розкривається, поля Сортировка і вибрати порядок сортування;

• клацнути кнопку Сохранить, ввести імя зберігаємого запиту і клацнути ОК.

Створення запиту з допомогою Мастера запросов.

• відкрити в вікні БД вкладинку Запросы і клацнути кнопку Создать. Вибрати строку з типом потрібного запиту і клацнути ОК.

• клацнути стрілку списку, який розкривається Таблицы / запросы і вибрати таблицю яка містить необхідні поля;

• клацнути кожене поле, яке хочемо ввімкнути запит, а потім – кнопку (>) . Для введення в запит всіх полів таблиці клацнути кнопку (>>);

• клацнути кнопку Далее;

• якщо в пункті 3 були вибрані числові поля або поля дат, то зараз необхідно визначити спосіб представлення даних – подробный або итоговый. Якщо вибрали итоговый, клацнути кнопку Итоги і завдайте тип підрахувань, виконуємих для кожного поля: итог, середня значення, мінімум, максимум і підрахування числа записів. Потім клацнути ОК;

• клацнути кнопку Далее;

• в останьому діалоговому вікні ввести імя створюваємого запиту;

• клацнути необхідний перемикач для вибору режиму перегляду результатів роботи запиту або для переходу в вікно конструктора запитів;

• клацнути кнопку Готово.

Представлення запиту в режимі Конструктор.

Замість створення нового запиту іноді простіше скорегувати вже існуючий, для цього необхідно відобразити запит в режимі Конструктор:

• клацнути в вікні БД потрібний запит;

• клацнути кнопку Конструктор;

• ввести умови добіру.

Щоб переглянути виконані зміни необхідно знову повернутись в Режим таблицы з допомогою кнопки Вид:

• Констуктор

• Режим таблицы

• Режим SQL

Виконання обчислювань в запиті.

Оператори порівняння в умова добіру.

Будівник виразів дозволяє порівняти значення з допомогою операторів відношень (порівняння).

Щоб в умовах добіру обговорити діапазон значень полів, клацнути кнопку відповідного оператора порівняння в Построителе выражений. Таким чином встановлюємо необхідні критерії добіру.

Оператори порівняння часто використовуються , для добіру записів, які задовольняють діапазон полів з датами.

Використовуючи логічні вирази, можна виключити з запиту записи визначеного типу.

• кнопка Построить.

Завдання операції порівняння.

• відобразити запит в режимі Конструктор;

• встановити курсор в чарунку, яка розташована на перехресті строки Условия отбора і того поля, яке хочимо використати при порівнянні;

• клацнути кнопку Построить на панелі інструментів Конструктор запросов;

• клацнути кнопку потрібного оператора порівняння. Повний перелік операторів порівняння можна переглянути, відкривши папку Операторы;

• клацнути поле зі значенням для порівняння або ввести це значення;

• ОК.

Завдання логічного вираза.

• відобразити запит в режимі Конструктор;

• встановити курсор в чарунку, розташовану на перехресті строки Условия отбора і його поля, яке хочимо використати у виразі;

• клацнути кнопку Построить;

• клацнути кнопку потрібного логічного оператора. Повний перелік логічних операторів можна переглянути в папці Операторы;

• ввести значення або клацнути поле, значення якого буде використане у виразі;

• ОК.

Порада ! Щоб додати текст в вираз, його необхідно помістити в лапки.

Створення обчислювального поля.

• відобразити запит в режимі Конструктор;

• встановити курсор на перехресті строки Поле і пустої колонки бланка запита;

• для відображення діалового вікна Построитель выражений клацнути кнопку Построить;

• Двічі клацнути поле (поля), яке (які) буде використане в обчислюваннях;

• клацнути кнопку, відповідну типу необхідного оператора, можна також клацнути кнопку Операторы вибрати зі списку Арифметические і потім двічі клацнути потрібний оператор в списку , який розташований на крайній правій панелі;

• ввести значення (константи), хочемо додати в вираз;

• ОК.

Порада ! Щоб перейменувати обчислюваєме поле, клацнути в бланку запиту а потім кнопку Построить. Ввести нове імя в строку Подпись та клацнути кн. 

Запит на додавання та знищення записів.

Запит на додавання записів, загальні відомості.

Запити на додавання полегшують формування таблиць.

Порада: Якщо таблиця, яку ми додаємо, містить ключове поле, то додаємі запити повинні міститьтаке поле. Ассеss не додає записи, якщо ключове поле порожнє або різні записи в ньому містять однакові значення

Створення запиту на додавання записів.

• створити простий запит на базі таблиці, записи якої хочемо приєднати до іншої;

• в режимі Конструктор клацнути стрілку списку, який розкривається кнопки Тип запроса і вибрати команду Добавление;

• ввести імя таблиці, до якої хочемо додати записи, або, клацнути в списку на необхідній таблиці;

• якщо таблиця розташована в поточній БД клацнути В текущей базе данных. Якщо в іншій БД клацнути В другой базе данных і ввести імя цієї бази;

• клацнути кнопку ОК;

• перетягти зі списку полів в блокі запиту приєднуємі поля. Щоб приєднати всі поля, імена яких співпадають з іменами полів приєднуємої таблиці, перетягти в блокнотзапиту значок  ;

• якщо ключове поле не є полем счетчика, перетягти його в бланк запиту;

• перетягти зі списку полів всі поля, значення яких будуть використані в умовах добіру;

• ввести критерії, щоб визначити приєднуємі записи;

• для перегляду приєднаних записів клацнути кнопку Вид на панелі інструментів Конструктор запросов. Щоб повернутись в режим Конструктор клацнути кнопку Вид на панелі інструментів Таблица в режиме таблицы;

• для подавання записів клацнути кнопку Запуск на панелі інструментів Конструктор запросов;

• клацнути Да, щоб ще раз підтвердити додавання.

Робота з полями счетчика.

При додаванні записів в таблицю, в якої є поле счетчика, Ассеss виконає перенумерацію, якщо ми невключим в запит поле счетчика.

Щоб зберегти початкові номера додаваємих записів, ввімкнути в запит поле счетчика. Якщо в полях счетчика обох таблиць будуть однакові значення, то Ассеss не додасть запис з однаковими порядковими номерами.

Створення запита на знищення записів.

• створити запит на основі таблиці, записи якої хочемо знищити;

• в режимі конструктор клацнути стрілку списку, який розкривається кнопками Тип запроса панелі інструментів Конструктор запросов і потім – команду Удаление;

• щоб вибрати всі поля знищуємих записів перетягти бланк запиту  зі списку полів таблиці;

• перетягти одне або декілька полів таблиці зі списку і заповнити чарунку Условия отбора для кожного поля;

• для попереднього перегляду списку знищуємих записів клацнути кнопку Вид панелі інструментів Конструктор запросов;

• для знищення записів клацнути кнопку Запуск ціє ж панелі інструментів;

• підтвердити знищення – натиснути Да.

Порада ! Перш ніж натиснути кнопку запуск обовязково перегляньте записи які будуть знищені в Режиме таблицы, так як запит на знищення змінює вміст таблиці.

Створення звіту.

Призначення і способи створення звітів.

Згадаємо функції основних обєктів БД:

Таблиці – для збереження даних;

Запити – для добіру даних з таблиць, а також для автоматизації операцій по оновленню і зміні таблиць;

Форми – для спрощення операцій введення даних, але можуть бути використані і для перегляду результатів роботи запитів на екрані;

Звіти – схожі на форми і також дозволяють отримати результати роботи запитів в наглядній формі; але не на екрані, а у вигляді паперового документа надрукованого на принтері.

Способи створення:

• Автозвіт - для побудови звіту по даним вибраної таблиці.

• З допомогою Майстра звітів.

• З допомогою режима Конструктор.