1.7. Организация партионного учета
Партионный учет — учет партий ТМЦ на складах предприятия. Строго говоря, партионный учет относится к оперативному (управленческому) учету запасов на предприятии. Но основан он на механизмах аналитического учета, а результаты его используются как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.
Методы оценки и их реализация
Способы оценки выбытия запасов предусмотрены в п. 16 П(С)БУ9. На данньй момент существуют пять методов оценки, и их перечень совпадает в указанных нор мативных документах:
идентифицированной себестоимости соответствующей единицы запасов;
средневзвешенной себестоимости;
себестоимости первых по времени поступления запасов (ФИФО);
нормативных расходов;
цены продажи.
НАСТРОЙКА ПАРТИОННОГО УЧЕТА
Настройка ведения партионного учета начинается с включения в «Настройках параметров учета» функции «Вести учет по партиям». При установке флажка в Плане счетов для счетов бухгалтерского учета запасов появится новый вид субконтно «Партии». Партии формируются при проведении следующих документов, их можно назвать партиообразующими: .
.., — «Отчет производства за смену»;
«Авансовый отчет»;
«Оприходование товаров»;
«Поступление товаров и услуг»;
«Возврат товаров от покупателя»;
«Поступление из переработки»;
«Партия (ручной учет)»;
«Перемещение товаров».
Партия является источником информации о документе, образовавшем партию, контрагенте, договоре, цене номенклатуры. Партия позволяет представить подробную стоимостную оценку запасов и при списании партий реализовывать алгоритм погашения партий (первых по времени поступления, ФИФО, средней).
Для погашения партий производится:
выбор запасов, подходящих по некоторым фильтрам;
из подходящих выбирается списываемая по дате поступления.
При выборе партии роль фильтров выполняют организации, поскольку запасы принадлежат определенной организации. Погашаются партии:
— в рамках организации;
— в рамках счета учета — ТМЦ одной номенклатуры могут быть приняты к учету на разные счета (погашаются в рамках одного счета, например, партии МБП не смешиваются с такими же ТМЦ, но товарами). |Аналитический учет запасов может вестись в конфигурации по номенклатуре (ТМЦ), складам и партиям. Исключение — производственные счета 23 «Производство» и 24 «Брак» (рис. 1.7.1).
Для хранения сведений о ТМЦ используется справочник «Номенклатура», а для организации учета выбытия запасов. Увидеть партионные остатки можно при помощи отчета «Анализ субконто» (рис. 1.7.2).
ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ СПИСАНИЯ ЗАПАСОВ
Последовательность списания запасов нарушается при регистрации хозяйственных операций задним числом. Для ее автоматического восстановления в «1С:Бухгалтерии» есть обработка «Проведение документов». Выполнив команду «Операции -» Проведе-
ние документов», откроем окно обработки. Перед запуском обработки нужно указать дату, с которой следует перепровести документы, а также указать документы, которые следует препроводить (включенный флажок напротив нужного вида документов), после чего обработку можно запускать.
В процессе перепроведения документов доклад о результатах проделанной работы выводится в окне сообщений, расположенном в нижней части главного окна «1С:Бухгалтерии» (рис. 1.7.4). Пролистав это окно, вы увидите, какие документа были проведены заново, а также выявленные ошибки.
1.8. РЕГИСТРАЦИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ
В программе проводки по операциям могут формироваться тремя способами:
документами — автоматически формирует операцию с нужным набором проводок по введенной бухгалтером информации. Этим способом вводится большинстве операций в информационную базу;
с использованием типовых операций — предполагает использование шаблондля часто повторяющегося набора проводок. Пользователь, не переходя в Конфигуратор, может настроить шаблон типовой операции так, чтобы суммы одних проводок
рассчитывались автоматически (по формулам) на основе информации, введенной другими проводками;
- вручную — используют документ «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)», который позволяет бухгалтеру вручную ввести в ИБ любые проводки. На практике операции используют для регистрации редких событий в хозяйственной деятельности, документы для которых не разработаны. Если же применение операций приобретает массовый характер, стоит задуматься о доработке конфигурации под ваши потребности.
В этой главе мы подробно расскажем об операциях и коротко — о документах (только в контексте регистрации ими проводок). Документы, входящие в состав типовой конфигурации «1С: Бухгалтерия для Украины», детально рассмотрены в третьей части книги.
ВВОД ОПЕРАЦИЙ
Ввести новую операцию вручную можно, выбрав из главного меню команду «Операция -» Операция (бухгалтерский и налоговый учет)». В открывшемся окне для добавления новой операции нужно нажать кнопку «Добавить» на панели инструментов либо же кнопку «Insert» на клавиатуре.
На закладке «Бухгалтерский учет» отражаются проводки, формируемые в бухгалтерском учете, а также параметры, необходимые для формирования записей в регистрах налогового учета.
Окно операции состоит из шапки и табличной части. В шапке расположены поля для реквизитов, характеризующих операцию в целом: ее номер, дата, сумма и описание. Важным является поле «Организация». В нем указывают предприятие, от имени которого вводится проводка. Табличная часть служит для ввода проводок.
Заполнение реквизитов операции обычно начинают с шапки. Первое поле служит для ввода номера операции и заполняется автоматически, оно недоступно для редактирования. В поле «Дата» автоматически подставляется рабочая дата ввода операции. Дату можно изменить, для чего удобно пользоваться календарем. Кнопка вызова календаря расположена в правой части этого поля.
Следующее поле «Сумма операции» служит для ввода суммы операции. Это поле изначально можно оставить пустым. В дальнейшем при вводе проводок в табличную часть их суммы будут автоматически суммироваться в этом поле.
Поле «Содержание» служит для ввода краткого комментария. Его можно оставить незаполненным, но наличие комментариев позволит легче ориентироваться во введенной в ИБ информации.
В поле «Способ заполнения» выбирают вариант заполнения созданного документа либо это операция, введенная вручную, либо типовая операция или же сторно движений документа.
Табличная часть формы служит для ввода проводок. Условно структуру проводки можно разделить на три составляющие: дебетовую часть, кредитовую часть и общую часть, характеризующую проводку в целом (рис. 1.8.1). Как вы помните, к счетам и субсчетам Плана счетов «1С: Бухгалтерии» для ведения аналитического учета допускается подключать до трех видов субконто. К дебетовой части отнесем счет дебета и три вида субконто, которые к нему подключены. К кредитовой части — соответ-; ственно счет кредита и три вида субконто, подключенные к этому счету. К общей части проводки относятся поля для ввода валюты и ее курса на дату операции, количества, суммы в валюте и в гривнях. Последнее поле, относящееся к общей части проводки, — номер журнала, в котором проводка будет видна. При вводе новой проводки программа будет «вести» вас от поля к полю. Навигация! по полям уже введенной проводки осуществляется с помощью мышки или клавишей со стрелками. Переход между соседними полями одной и той же проводки осущест-| вляется с помощью клавиш со стрелками «->» и «*-». Дойдя до конца проводки, кур-1 сор остановится. Нажав на клавиши «j» или «т», вы перейдете в одноименное поле* следующей (или предыдущей) проводки, даже если нужное вам поле расположено снизу (сверху) от текущего.
Кнопки:® «Движение документа по регистрам» и Ш «Структура подчиненности до-; кумента» позволяют сформировать отчет о движениях и структуре подчиненности, а также осуществляют переход к регистрам учета, в которых документ формирует движение.
Документ имеет одну печатную форму, выводящую проводки в виде Бухгалтерской справки Срис. 1.8.2)
ТИПОВЫЕ ОПЕРАЦИИ
Типовая операция представляет собой шаблон (типовой сценарий) ввода данных о хозяйственной операции и формирования проводок бухгалтерского и налогового учета. По большому счету, механизм типовых операций является альтернативой документам прикладного решения, потому что в «1С:Бухгалтерия 8 для Украины» с помощью типовых операций можно описать весьма сложные схемы формирования проводок, изменяющиеся в зависимости от заданных в операции условий. В «1С:Предприятие 7.7» такое было доступно только документам.
Готовые шаблоны типовых операций хранятся в справочнике «Типовые операции» (рис. 1.8.3). Этот справочник предварительно заполнен, но его элементы можно изменять и добавлять новые.
При вводе операции вручную (с помощью документа «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)») необходимо в поле «Способ заполнения» указать «Типовые операции», а в поле «Типовая операция» из соответствующего справочника выбрать одну из операций, например «Поступление оплаты от покупателя в кассу». Затем нажмем кнопку «Заполнить» и в открывшемся диалоговом окне необходимо указать параметры типовой операции (рис. 1.8.4).
После того как вся необходимая информация была указана, нажимаем кнопку «ОК». В итоге в табличной части документа на закладке «Бухгалтерский учет» будут сформированы проводки (рис. 1.8.5)
Как видно из рисунка, в справочнике предварительно заполнены операции, фактически повторяющие возможности документов. Это не значит, что от документов нужно отказываться. Основными целями внесения этих операций в справочник являются демонстрация возможностей механизма типовых операций и возможность быстрого изменения стандартной операции для нестандартных ситуаций.
Как это сделать? Скопировав одну из уже имеющихся в справочнике операций (кнопка «Добавить копированием» либо клавиша «F9»), используем ее в качестве шаблона для создания новой операции. Форма операции разделена на две части. Нижняя часть «Параметры, запрашиваемые при вводе типовой операции», в ней выбирают реквизиты операции, которые необходимо будет заполнить. Эти параметры будут запрашиваться системой при использовании типовой операции.
Верхняя часть формы операции состоит из 3-х закладок (рис. 1.8.6). На закладке «Операция» нужно указать новое наименование типовой операции; содержание операции (формула); сумма операции (формула) и описание — комментарий к типовой операции.
На закладке «Бухгалтерский и налоговый учет» отражается табличная часть, содержащая набор шаблонов для автоматического формирования проводок (рис. 1.8.7). Здесь указывают счета дебета и кредита, аналитику по ним и формулу расчета суммы. Каждая запись в табличной части соответствует автоматически формируемой проводке.
В поле «Способ заполнения» для каждого реквизита проводки выбирается способ автоматического заполнения (указывать при вводе, заполняется значением, указанным в шаблоне, или вычисляется по формуле). Кнопка «Новый параметр» поможет задать значения субконто для счета, указанного в поле «Дт».
В самом простом случае типовая операция содержит только заполненный шаблон проводок.
Важно! Механизм типовых операций «умеет» работать только с проводками бухгалтерского и налогового учета. Но налоговый учет в прикладном решении «1С:Бухгалтерия 8 для Украины» реализован в основном при помощи служебных регистров накопления.
? ЖУРНАЛЫ
Операции, введенные любым из указанных выше способов, отражаются в Журнале операций. Выбрав из главного меню команду «Операции», видим список имеющихся журналов (рис. 1.8.8). Их не так уж и много, это:
«Журнал операций» — основной Журнал, в котором отражаются все документы, формирующие проводки (в том числе операции, введенные вручную как особый вид; документа), и сами проводки, сформированные документами;
«Журнал проводок (бухгалтерский учет)» — список проводок бухгалтерского учета (сформированных с использованием счетов бухгалтерского учета).
В этом меню представлены общие журналы, в конфигурации также имеются индивидуальные журналы документов, они открываются при нажатии на соответствующий пункт меню (к примеру, нажав в меню «Продажа» на пункт «Реализация товаров и услуг», мы тем самым откроем Журнал документов реализации (рис. 1.8.9)). Все журналы в «1С:Бухгалтерия 8 для Украины» имеют вид таблиц, но состав их колонок отличается.
Журнал операций открывает доступ ко всем операциям, зарегистрированным в «1С: Бухгалтерия 8 для Украины», как введенным вручную, так и созданным различными документами. Окно журнала операций представлено на рис. 1.8.10. В Журнале может быть включен отбор по организации. Для этого необходимо поставить флажок напротив параметра «Организация» и в соседнем поле выбрать организацию, по которой будут выводиться данные.
Окно Журнала операций состоит из двух частей. В верхней половине Журнала показаны операции, созданные документами и пользователями (вручную). В нижней половине окна выводятся проводки выделенной в верхней части окна операции. Причем проводки бухгалтерского учета отражаются на закладке «Бухгалтерский учет», а проводки по налоговому учету — на закладке «Налоговый учет». Редактировать поля непосредственно в нижнем окне нельзя: щелкнув мышкой по любому из них, вы откроете окно операции или документа, которыми была сформирована эта проводка. И уже в этом окне продолжите редактирование.
Границу между верхней и нижней частями окна Журнала операций можно пере- двинуть мышью. Чтобы этот Журнал выглядел компактнее, нижнее окно можно отключить. Для этого нажмем на верхней панели инструментов кнопку «Проводки».
Информации в журналах выводится очень много, поэтому данные в журналах можно фильтровать, т. е. ограничивать состав выводимой информации по какому-либо критерию. < Например, по дате кнопка Н «Установить интервал дат». Изначально интервал времени, I за который выводятся проводки, установлен в значении «Вез ограничения» (рис. 1.8.11). I
Журнал можно отфильтровать и по другим критериям. Например, поиск документов определенного вида или операций очень облегчит отбор по колонке. На рис. 1.8.12 ( видно, что выделена операция, оформленная документом «Корректировка долга».
Если щелкнуть мышкой на кнопке %& «Найти документ в списке», откроется Журнал «Корректировка долга».
Кнопка?. «Найти по номеру» позволяет отфильтровать документы и операции с конкретным номером, достаточно просто задать в открывшемся меню параметры поиска (рис. 1.8.13).
Кнопкой «Отбор и сортировка» можно создать довольно сложный фильтр по нескольким критериям. Можно, например, вывести на экран все операции, созданные документами, контрагентом в которых была указана фирма «ZimaLeto» (рис. 1.8.14).
«1С:Бухгалтерия 8 для Украины» запоминает применявшиеся ранее фильтры. Что бы повторно наложить тот же фильтр, воспользуйтесь кнопкой 1§«История отбора». Откроется окно со списком применявшихся ранее фильтров.
Для отмены фильтрации журнала служит кнопка Ш «Отключить отбор». Щелкнув на ней мышкой, вы отключите все наложенные ранее фильтры.
Назначение всех кнопок панели управления приведено в табл. 1.8.1.
Таблица 1.8.1
Если операцию или документ отключить, принадлежащие им проводки будут видны в журналах. Они будут выделены значками серого цвета. Но на сальдо и обороты по счетам отключенные проводки не влияют. Они как бы исчезают из учета. Вы можете открыть операцию с отключенными проводками, внести в нее изменения и заново ее сохранить. Ее проводки так и останутся отключенными, следовательно, изменения не будут отражены в бухгалтерских итогах. То же самое и с документом: если проводки документа отключены, то его перепроведение на итоги по счетам не повлияет.
Для отключения проводок вместо клавиши «F8» удобнее пользоваться пометкой операции или документа на удаление. Как вы помните, перед удалением объектов программа производит их поиск и строит список помеченных на удаление объектов. Проанализировав его, вы узнаете, проводки каких именно документов и операций не участвуют в расчете сальдо и оборотов по счетам.
ЖУРНАЛ ПРОВОДОК
В Журнале операций представлены операции и документы. Там же можно просмотреть сформированные операцией или документом проводки. Для сквозного просмотра всех проводок, введенных в информационную базу, служит Журнал проводок. В «1С:Бухгалтерии 8 для Украины» Журнал проводок разделен на Журнал проводок бухгалтерского учета и Журнал проводок налогового учета. Проводку непосредственно в Журнале изменить нельзя. Для ввода изменений сделайте на выбранной проводке двойной щелчок левой кнопкой мыши или нажмите клавишу «Enter». Откроется документ или операция, сформировавшие эту проводку, в ней вы и будете ее править.
Окно Журнала. О?жи 1--Я..1ЛЛ чпжтъчгхцыгги'чажянкик «Ллгерсщии -. "журнал проводок бухгалтерского учета».
Если вы посмотрите на «Журнал проводок (бухгалтерский учет)» в демо-базе (рис. 1.8.15), то увидите что на 31.03.2011 г. внесены остатки по ТМЦ, основным*
средствам и прочим разделам учета. Это связано с тем, что с 01.04.2011 г. вступил в силу раздел III НКУ, и разработчикам пришлось разрабатывать механизм перехода на новые требования законодательства. Так, в соответствии с «Переходными положениями» НКУ и рекомендациями ГНАУ должна была быть проведена инвентаризация активов на 01.04.2011 г.
Делалось это для того, чтобы оценить остатки для целей налогообложения прибыли и определить новые налоговые назначения остатков.
Список проводок, кроме обычных реквизитов проводок (Счет Дт, Счет Кт, Субконто... и т. д.), содержит колонки с данными, которые в другом списке или журнале обычно отражаются как реквизиты документов: Период (дата и время), № документа, Документ (вид документа) и Организация. Проводки Журнала могут быть отобраны по счету, организации или регистратору (документу, которым была оформлена операция).
Несмотря на то что Журнал носит название «Журнал проводок (бухгалтерский учет)», в нем отражаются и данные налогового учета (как вы помните, мы уже говорили о том, что учет доходов и расходов налогового учета ведется по счетам бухгалтерского Плана счетов). Для отражения информации по налоговому учету служат также реквизиты «Налог, назн. Дт», «Сумма (н/у) Дт», «Налог, назн. Кт» и «Сумма (н/у) Кт».
В отличие от Журнала операций в Журнал проводок даже нельзя ввести новый документ. Можно только открыть имеющийся (двойным щелчком).
Кнопка «Проверка проводок» проверяет соответствие сформированных проводок тем, которые внесены в регистр «Корректные корреспонденции счетов бухгалтерского учета» и при необходимости вносит в них новые.