1.5. Аналитический учет

В п. 5 ст. 8 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV указано, что предприятие самостоятельно утверждает технологию обработки учетной информации, дополнительную систему счетов и регистров аналитического учета. А в п. 3 ст. 9 этого Закона — что информация о хозяйственных операциях систематизируется в регистрах синтетического и аналитического учета путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета и что данные аналитических счетов должны быть тождественны соответствующим счетам синтетического учета на первое число каждого месяца.

Согласно Инструкции по использованию Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденной приказом Минфина Украины от 30.11.99 г. № 291, ведение аналитического учета должно обеспечить количественно-суммовую и качественную (марка, сорт, размер и т. д.) информацию о наличии и движении объектов бухгалтерского учета на соответствующем синтетическом счете.

Механизм субконто

Для ведения аналитического учета в «1С:Бухгалтерии» применяется механизм субконто.

Субконто — это любой объект, по которому ведется аналитический учет, причем необязательно в количественном выражении (основные средства, нематериальные активы, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, материалы, организации, подотчетные лица, договоры, бюджеты). Вид субконто — это множество однотипных субконто, выбранных по определенным критериям. Например, менеджер по продажам ООО «Добро» Коваленко А. Н. — это субконто, а «Сотрудники» вид субконто.

В информационной базе, не заполненной проводками, еще нет ни одного субконто. Разработчик не может угадать заранее, с какими организациями предприятие будет вести дела, каким у него будет состав сотрудников и т. п. Но виды субконто заранее настроить можно. В типовую конфигурацию «1С: Бухгалтерии» внесены 45 видов субконто. Хранятся они в плане видов характеристик «Виды субконто хозрасчетные» (см. рис. 1.5.1) (меню «Операции - Планы видов характеристик»). Перечисленные виды субконто можно дополнить новыми.

Р ис.1.5.1

Многомерный аналитический учет

Согласно Инструкции №291 аналитический учет расчетов с покупателями и за казчиками ведут по каждому контрагенту. Учет задолженностей предписано вести не только по дебиторам (кредиторам), но и по видам задолженности, а также по срокам ее погашения. И таких примеров можно найти множество. При этом количество оговоренных в этой Инструкции аналитических разрезов для одного синтетического счета ограничено тремя.

В типовой конфигурации «1С: Бухгалтерии для Украины» к каждому субсчету Плана счетов предусмотрена возможность подключения трех видов субконто (колонки «Субконто 1», «Субконто 2» и «Субконто 3»). На практике этого вполне достаточно. Напомним, что приставка (об.) перед наименованием вида субконто означает, что аналитический учет в разрезе этого субконто ведется только по оборотам, итоги по остаткам не выводятся.

При вводе в информационную базу проводок на бухгалтерских счетах накапливаются суммы. Механизм субконто позволяет проанализировать суммы, накопленные на синтетических счетах, по аналитическим направлениям. Субконто можно рассматривать как дополнительную информацию к бухгалтерскому счету. Но важно помнить, что субконто — это не субсчет. В отличие от субсчета, который может принадлежать только счету (субсчету) более высокого порядка, один и тот же вид субконто можно подключить к нескольким счетам. Причем к разным субсчетам одного и того же счета допускается подключать разные виды субконто (рис. 1.5.5). Имейте в виду, что сальдо по субконто изменяется в том случае, если оно участвует только в дебете или кредите проводки.

Например, на состав аналитики счета 33 «Прочие денежные средства»: к его субсчетам 333 и 334 подключен вид субконто «Контрагенты», а к субсчетам 341 и 342 — «Ценные бумаги». Чтобы такое было возможно, к «старшему» счету 33 не подключен ни один вид субконто.

Рис.1.5.5

Поскольку счета, внесенные в План счетов на этапе конфигурирования системы, защищены от изменений, возможности подключения аналитики в режиме «1С: Бухгалтерия для Украины» очень ограничены. Для счета (субсчета), уже имеющегося в ИБ, аналитику в этом режиме изменить невозможно. Но если к существующему счету (субсчету) разрешается добавить подчиненный субсчет, то подключить к нему виды субконто не составит труда.